L’externalisation des tâches administratives, une source de création de valeur

L’externalisation des tâches administratives d’une entreprise revient à sous-traiter auprès d’un tiers l’exécution de tout ou une partie des opérations de gestion administrative. Parmi les tâches les plus souvent confiées, on trouve la tenue de la comptabilité générale et analytique, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, la gestion des encaissements et des contentieux, la mise en place d’indicateurs pour le pilotage de l’entreprise. Nous trouvons aussi des tâches comme la gestion des courriers entrants, la gestion des notes de frais.

Les entreprises ne peuvent souvent pas se doter du personnel spécialisé pour effectuer ces travaux, car ils n’ont pas assez de substance pour avoir des spécialistes à 100% pour chacune de ces activités. De plus les sociétés doivent se focaliser sur le cœur de leur activité et se dégager des nombreuses tâches administratives. L’externalisation permet aussi de se décharger de certaines responsabilités, d’être certain que les tâches seront faites selon un cadre contractuel, de gagner en tranquillité afin de mettre son énergie sur ses affaires.

Ces tâches administratives peuvent être faites de manière traditionnelle, c’est-à-dire manuellement et avec un flux de documents papiers importants, ou par des prestataires utilisant des outils technologiques, moderne afin de gagner en efficacité. Ces nouveaux outils permettent de communiquer sans devoir transmettre les documents papiers, ils permettent d’automatiser la saisie, d’accéder de manière simple et transparente aux informations, de réduire le temps de traitement, donc de réduire les coûts afin de proposer du conseil et des services permettant aux entreprises de se développer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

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Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

M&H Atlon Services soulagent la pénurie en spécialistes en informatique

Facteur essentiel de leur succès, les PME suisses peinent à recruter la main d’œuvre spécialisée nécessaire à leur activité. Pour répondre à la pénurie de main d’œuvre, près de 80% des PME suisses misent sur la formation de leurs collaborateurs, selon une enquête de Crédit Suisse menée au printemps auprès de quelques 1900 PME. Dans le commerce, l’informatique et l’industrie de pointe, beaucoup de PME cherchent aussi à réduire leur besoin de spécialistes via la numérisation et l’automatisation. Toutes branches confondues, la numérisation provoque un besoin accru en informaticiens. Au niveau suisse, les PME doivent faire appel à des spécialistes externes pour combler son manque de personnel qualifié.

M&H Atlon Services proposent de manière souple du personnel en développement informatique à la carte. Nos spécialistes et experts viennent vous accompagner et vous renforcer selon vos besoins. De nombreuses sociétés font appel à nous pour des besoins temporaires ou fixe afin d’avoir à disposition des experts dans la digitalisation et le développement informatique.

Les besoins de personnels qualifiés dans le domaine de l’informatique est particulièrement fort : plus de 60% travaillant dans la branche ont un diplôme académique. Selon une étude, le secteur cherchant surtout des connaissances et de l’expertise en développement informatique.

M&H Atlon Services propose d’offrir les meilleures prestations au meilleur prix et un service, unique en Suisse, d’externalisation de développements informatiques. Nos outils permettent au client un suivi au jour le jour de l’évolution des prestations, des délais, des livrables, des tests. Avec cette solution, un gain important est réalisé sur la vitesse de réalisation, donc sur le prix, mais également sur la qualité afin que les livrables correspondent précisément à la commande. En comparaison, nos coûts sur les projets et la maintenance applicative sont la plupart du temps inférieur d’au moins 20% à 30% à nos concurrents.

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

La gestion électronique de documents au centre de la transition numérique

Les projets de dématérialisation et de gestion électronique documentaire (GED) gagnent du terrain dans les entreprises. Une mutation aux enjeux forts, synonymes de productivité, de souplesse accrue, mais aussi de valorisation de la donnée numérique.

Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée, pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d’un tel système et dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L’intérêt de gérer électroniquement l’ensemble de ses documents ne fait plus de doute. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s’agit bel et bien d’un enjeu de valorisation des documents et de la donnée.

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Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. De nombreux projets vont plus loin que la simple gestion des documents, par exemple : Garantir la disponibilité de la bonne information technique à des opérateurs techniciens sur le terrain et d’assurer une mise à jour régulière de la documentation ou centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, avec des règles de sécurité avancées.

En 2017, plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d’objectifs dans la réorganisation de son entreprise.

Essayez Doc.SERIES

Jugez par vous-même l’étonnante efficacité et flexibilité de la gestion documentaire Doc.SERIES, n’hésitez pas à nous contacter pour vous conseiller dans votre démarche projet. Que vous soyez 5 ou 1’000 dans l’entreprise, le système améliora notablement les performances de votre gestion administrative

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

 

La révolution digitale pour toutes les entreprises

Le digital, source de bien des enjeux, n’est plus aujourd’hui une option pour les entreprises grandes u petites, elles sont toutes concernées. Pour autant, bien que nécessaire, cette intégration du numérique se doit d’être effectuée par paliers afin d’être assimilée par l’ensemble des acteurs afin de réussir la transformation digitale

La transformation digitale nécessite un investissement humain. Cette mutation impacte non seulement les ressources humaines, mais également l’organisation de l’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement, ses pratiques managériales et son modèle d’affaire. Pour être considéré comme un atout et jouer pleinement son rôle, le digital doit être intégré à chaque élément de l’organisation, du plus simple au plus complexe. La transformation digitale impacte de fait, l’ensemble des métiers et pas seulement le service informatique ou marketing. Toutes les fonctions de l’entreprise se doivent d’être concernées et impliquées pour que l’organisation puisse mener à bien son parcours vers une véritable digitalisation.

D’après une étude du Roland Berger Institute, sur les 185 métiers que l’on trouve aujourd’hui dans l’industrie, environ 50 % auront une probabilité très forte d’être automatisés dans les 20 ans à venir. Dans le même temps, d’autres qualifications vont se développer comme statisticien de maintenance prédictive, formateur de robots, cyber-testeurs ou « paramétreurs » de systèmes de contrôles. Ce constat est entrain de se vérifier dans l’industrie, mais dans le service, les métiers vont également se transformer avec l’intelligence artificielle et les métiers de comptable, de juriste, de médecin vont également évoluer dans les prochaines années. 

La révolution digitale constitue un puissant levier pour trouver une compétitivité forte. Les entreprises fortement numérisées ont une croissance de leur chiffre d’affaires plus élevée que celles qui sont en retard, et elles sont 25% plus profitables que les autres entreprises de leur secteur (Etudes Roland Berger et Cap Gemini).

Ubérisation, location à la place d’acquisition, développement de modèles freemium…le marché est aujourd’hui totalement désintermédié et implique une réflexion en profondeur de la conduite du changement. Révolution rapide et définitive, la transformation digitale impose aux entreprises n’ayant pas acté cette mutation, de se réinventer sous peine d’être dépassées et exclues de leurs propres marchés

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Les PME doivent miser sur l’innovation

L’exploitation fructueuse de nouvelles idées est cruciale pour qu’une entreprise soit capable d’améliorer ses processus, d’apporter de nouveaux produits et services améliorés sur le marché, d’augmenter son efficacité et, ce qui est le plus important, d’améliorer son rendement. Le numérique est partout et les collaborateurs sont déjà généralement équipés de smartphones, tablettes, notebook pour travailler et communiquer. Il est temps de passer à la vitesse supérieure et d’intégrer le numérique à tous vos process. Pour renforcer leur compétitivité et assurer leur pérennité, les PME ne peuvent plus faire l’économie d’une transformation digitale en profondeur.

 Réussir sa digitalisation ne signifie pas simplement proposer un site internet et être présent sur les réseaux sociaux. Le véritable gain de compétitivité se trouve dans l’intégration numérique au cœur des process depuis le management jusqu’à la commercialisation en passant par la production.

Véritable stratégie, la transformation digitale d’une PME doit se faire étape par étape par des actions concrètes. Il s’agit d’équiper son entreprise d’outils digitaux de productivité pour faciliter les processus quotidiens (Gestion RH, productivité, finance, stockage de documents, …). Il faut une entreprise 100% connectée afin de maximiser les opportunités digitales grâce à une stratégie « omnicanal ». Le parcours client est complétement intégré et connecté aux services internes et à la chaine logistique, le CRM, la digitalisation qui permettent la connexion entre le client et tous les maillons de la chaîne et vos services internes. Il est également nécessaire de réfléchir à des propositions de services personnalisés par exemple sur le principe du Big Data, la PME est en mesure de recueillir des informations précises sur ses prospects et clients et elle peut les traiter avec les outils digitaux qu’elle a mis en place en interne. Après traitement, elle peut concevoir une offre de produits et services personnalisés.

Ne creusez plus le fossé avec vos clients et prospects et lancez-vous dans une stratégie de digitalisation pour votre entreprise. Si celle-ci est menée comme il faut, vous verrez votre chiffre d’affaire décoller, vos conditions de travail s’améliorer, vos clients fidéliser et votre compétitivité croître durablement. N’hésitez pas à vous faire accompagner. http://www.atlon.ch et info@atlon.ch

 

 

Le collaboratif au service des entreprises

La notion de travail collaboratif est à la mode depuis plusieurs années, elle n’est à ce jour pas une réalité dans le monde des PME. Une majorité des professionnels affirment que leurs collègues oublient régulièrement de partager avec eux des informations ou des documents importants. Pour mettre en place une collaboration efficace, les professionnels doivent disposer d’un environnement de travail adéquat et des meilleurs outils technologiques. M&H Atlon Services s’est fixé l’objectif d’améliorer les processus des entreprises grâce à des technologies avancées et à des standards d’innovation et de qualité.

Nos solutions innovantes permettent de partager des documents en quelques secondes avec les collaborateurs du monde entier via le Cloud. Cette solution destinée à la gestion de documents et la collaboration dans les petites et moyennes entreprises est un espace d’archivage structuré et actualisé pour tous les documents d’entreprise qu’ils aient été créés numériquement (bureautique, mail) ou numérisés (via un système de reconnaissance intelligente). La solution Doc.SERIES permet donc de consulter, de déposer, de partager des documents depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de travailler comme bon leur semble avec des alertes, de la distribution, des statistiques, etc. Ils pourront gérer l’ensemble des documents depuis leur système informatique et les retrouver via un moteur de recherche de type « Google ».

Nos solutions permettent aussi le travail en itinérance, avec une solution vous permettant de gérer vos clients, vos projets et vos tâches. Ces informations sont reliées au système informatique de l’entreprise afin d’assurer le suivi et le pilotage de l’ensemble, de la planification à la facturation de l’ensemble des tâches de l’entreprise et ceci de manière 100% numérique.

De nombreuses sociétés ayant faits le pas de la digitalisation ont construit l’organisation de l’entreprise et l’optimisation des processus en se basant sur les solutions et les services proposées par M&H Atlon Services.

Pour vous convaincre des avantages qu’offrent les solutions de M&H Atlon Services, nous vous proposons de tester notre technologie innovante dans le cadre d’une présentation pour entreprise.

Prenez contact : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Digitaliser son entreprise

Aujourd’hui, le numérique est employé pour combler toutes les déficiences de l’entreprise, mais aussi pour transformer l’entreprise. On lui en demande toujours plus dans toutes les directions : développer le travail collaboratif, simplifier les outils, utiliser moins de plateformes différentes, séduire les jeunes collaborateurs, incorporer les méthodes du digital dans des métiers traditionnels, faciliter l’apprentissage, contrôler des machines, être en relation direct avec ses clients, automatiser les échanges, détecter les signaux faibles, …

Dans cette optique, la digitalisation de votre entreprise doit apporter des améliorations sur tous les plans et plus particulièrement :

  • Dans l’organisation du travail : en utilisant les méthodes de travail et les outils digitaux pour améliorer l’efficience de l’entreprise en termes de productivité et de performance commerciale.
  • Sur le plan marketing : en développant des solutions intelligentes permettant d’acquérir une meilleure connaissance de vos clients et de vos utilisateurs, tout en simplifiant les échanges en interne. Tout cela dans le but de valoriser votre offre avec des actions digitales spécifiques à chaque cas de figure.
  • Sur le plan humain : en fluidifiant l’organisation interne de l’entreprise, à travers le management et le mode de gouvernance, en misant sur la flexibilité, l’agilité, le travail collaboratif, tout en valorisant le partage des informations. Les recrutements de vos futurs collaborateurs passent également par le digital.

En complément à des outils ou solutions informatiques, la transformation digitale nécessite une réflexion, une approche spécifique, une organisation afin que les travaux se transforment en réussite. Découvrez notre approche unique à 360° qui vous guidera vers le succès.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Comment mener mon entreprise à travers la transformation digitale

Nous sommes spécialisés en accélération de business sur l’ensemble du cycle de vie du processus de digitalisation. Nos équipes conseillent nos partenaires sur des projets à forte valeur ajoutée dans tous les secteurs d’activités. M&H Atlon est le spécialiste dans le conseil en innovation digitale et soutient vos projets de la naissance de l’élaboration de la stratégie jusqu’à sa mise en place. En devenant partenaires vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure où nos consultants travaillent afin de répondre au mieux à vos besoins. Nos équipes R&D réalisent également les solutions digitales qui vous permettront de mettre en application votre stratégie d’innovation. Notre programme « accélérateur » accompagne les entrepreneurs dans le développement de leur business.

« L’innovation est l’instrument spécifique de l’entrepreneuriat »

La transformation digitale n’est pas que l’affaire des grands groupes internationaux, car elle a été initiée par les consommateurs et des citoyens. C’est parce qu’ils ont changé leurs habitudes et réflexes d’achat que les entreprises doivent évoluer, toutes les entreprises.

En plaçant l’expérience client au centre de son fonctionnement, la transformation digitale impose une approche omnicanal des entreprises, où chaque canal participe de la connaissance client au même titre. Le fonctionnement encore vertical des entreprises les empêcher effectivement d’effectuer un changement général au niveau des départements comme recueillir et valoriser la data à hauteur de son potentiel. Ce point montre que pour réussir une transformation digitale, il faut travailler sur le business model, sur l’organisation de l’entreprise et sur les outils à mettre en œuvre.

Retrouvez toute les informations sur http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

La gestion électronique des documents, un pilier essentiel de la transformation digitale

La transformation digitale est l’enjeu majeur des chefs d’entreprise d’aujourd’hui, qui construisent pour demain. La gestion documentaire se révèle être une composante importante voire cruciale dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Ainsi, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique si l’on vit encore dans une masse de papier. Ainsi, 80% des entreprises jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres.

Enfin, plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile (tablette ou smartphone). Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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 Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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