Numériser les dossiers du personnel

Gagnez en efficacité en passant du dossier sur papier au dossier numérisé. La numérisation des dossiers du personnel accroît l’efficacité grâce à un accès mobile, rapide et permanent aux données de vos employés. De plus chaque employé accède à ses fiches salaires sur une plateforme sécurisée.

Procédure pour scanner les dossiers du personnel

La première étape consiste à analyser ensemble les dossiers sur papier et à définir les structures de classement. La préparation et le scanning de tous les dossiers d’employés s’effectuent de manière simple par nos équipes ou directement par vos collaborateurs. Les documents sont classés dans une plateforme sécurisée haute performante.

Numérisation des dossiers du personnel

Toutes les données figurant dans les dossiers du personnel sont numérisées afin d’en permettre la recherche en mode plein texte. Une classification et une indexation claires, standardisées et structurées des différents types de documents simplifient la recherche pour que les documents puissent être trouvés en un rien de temps.

Les tâches allant de la préparation à l’archivage des fichiers électroniques dans Doc.SERIES en passant par le scanning, l’indexation, le contrôle qualité sont réalisées en temps utile et en toute fiabilité

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chhttp://www.digitech-sa.ch

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Digitalisation des RH

La digitalisation dans les entreprises répond à deux besoins : le premier qui est de rendre la fonction RH digitale et d’orienter ses services aux collaborateurs, la seconde, être le fer de lance de la digitalisation des métiers, en gérant les projets de digitalisation.

La digitalisation, au-delà des nouvelles fonctionnalités qu’elle permet, impacte fortement et durablement les services RH :

  • Nouvelles formes d’apprentissage (MOOC, classes virtuelles, …),
  • Nouvelles relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement, de gestion des notes de frais, de gestion des tâches, communication multicanale, développement de l’instantanéité, …)

La digitalisation va bien plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, cours online (MOOC), workflows automatiques, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH.

La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer aux salariés des outils modernes, fiables, simples et performants.

Les habitudes des salariés évoluent, avec une présence permanente de la digitalisation dans leur quotidien. Les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi leur entreprise ne peut leur offrir un même niveau de service et de réactivité que celui qu’ils ont dans leur vie personnelle.

Les entreprises doivent s’adapter à ces évolutions et à ces demandes. Digitaliser ses processus RH est une démarche importante nécessitant de repenser son organisation. M&H Atlon accompagne chaque jour des entreprises dans leur démarche de digitalisation, de l’analyse de l’existant et des impacts, à la mise en place de plan d’action et solutions adaptées à chaque entreprise.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch / http://www.atlon.ch

 

Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

M&H Atlon Services – Votre partenaire pour les solutions RH

Nous sommes spécialisés dans le domaine de la gestion de temps, de la gestion de congés, la gestion de présence et l’ensemble du dossier RH. Nous vous proposons une gamme complète de solutions, adaptées à votre entreprise et à votre secteur d’activité. Les administrateurs, managers et utilisateurs peuvent ainsi accéder à leurs données à tout moment via à un portail sécurisé.

Une solution de gestion de la paie complète, puissante, efficace, qui s’adapte totalement à vous et non le contraire, une solution de gestion des heures, une solution de gestion des dépenses, une solution de dossier RH numérique ! C’était le défi de base et selon nos clients, nous l’avons relevé.

  • Gestion des salaires
  • Gestion des heures
  • Gestion des présences
  • Gestion des congés et absences
  • Gestion des dépenses (note de frais)
  • Gestion du dossier RH (dossier papier -> dématérialisé)
  • Statistiques
  • Sécurité et confidentialité
  • Souplesse et disponibilité
  • Support
  • Pas d’investissement de départ

Notre équipe de spécialistes fournit un travail précis et garantit la confidentialité et un niveau de sécurité élevé.

Nos services permettent de combiner les avantages d’un accès permanent aux solutions et aux données, tout en ayant la possibilité de compter sur l’assistance immédiate et professionnelle de notre équipe.

Une petite entreprise a généralement moins de support administratif en interne : M&H Atlon Services vous aide à vous recentrer sur votre cœur de métier en prenant en charge les tâches administratives liées à la vie de vos employés.

 Retour d’expérience

Prenons l’exemple d’une organisation de 25 employés où les relevés de temps sont saisis manuellement soit par les employés soit par leurs managers dans un fichier Excel. Dans des cycles de 8h par jour, il y a jusqu’à 8 pointages entre les entrées/sorties et les pauses. Admettons qu’il faille 1 minutes par employé et par jour pour noter par pointage sur un fichier Excel puis les reporter dans le système de paie (à nouveau environ 1 minute par pointage). Cela représente 8 minutes par jour, soit 3.33% de la durée d’une journée de 8h. Pour 25 employés représentant une masse salariale annuelle de CHF 1’500’000, le temps perdu pour collecter ces pointages correspond à près de CHF 50’000 par année ! A cela s’ajoute toute la gestion du personnel pour la gestion des cas particuliers ce qui peut encore faire doubler ce montant en fonction des cas. Les gains de nos solutions et de nos services permettent de nombreuses économies et une amélioration du service.

Dans un tel calcul, il faut prendre en compte les coûts directs (économie réalisée sur les systèmes, économie sur la masse salariale, …), et les coûts indirects (efficacité, productivité, risques légaux, taux d’erreur, …). Nos spécialistes sont à disposition pour calculer les améliorations que nous pouvons vous proposer.

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

La gestion électronique des documents dans les ressources humaines

Le monde évolue et nous n’administrons plus les ressources humaines comme il y a 25 ans. Il s’agit d’entrer dans de la gestion des données, de l’information, du savoir… et, d’en prendre le virage technologique sous toutes ses dimensions.

La relation entre l’entreprise et son collaborateur est reliée par de multiples documents (le contrat de travail, et ceux liés au fonctionnement de l’entreprise, aux nécessités managériales, à la formation, aux contraintes administratives, etc).

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique : coût, risques de perte des documents, difficultés d’accessibilité.

Ces innovations présentent de formidables opportunités de gains. Pour cela, elles doivent prendre en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Nous vous proposons de venir vous rencontrer pour vous présenter nos solutions, vous faire une démonstration et vous démontrer en quelques minutes les gains importants que vous pouvez tirer de nos solutions.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

Digitech SA

Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse

http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch – +41 (0)21 635 01 04

Les tablettes pour vous aider dans le processus de recrutement

Notre objectif est de proposer une solution moderne et ergonomique pour les entretiens de recrutement et les entretiens de fin d’année. Il arrive fréquemment que les responsables des entretiens se trouvent derrière un écran de portable, rompant ainsi le lien avec le candidat ou l’employé. Dans certains cas, nous avons encore des entretiens qui se font sous forme papier avec les désavantages de ressaisie, stockage, perte de documents et perte d’efficacité.

Notre solution sur tablette se veut simple, souple et intuitive. Elle permet de remplir le formulaire d’évaluation en gardant un rapport en face à face avec le candidat ou l’employé. La synchronisation se fait avec le serveur qui peut également vous permettre d’accéder à l’ensemble du dossier simplement. En plus de permettre de remplir le(s) formulaire(s), la solution vous permet de prendre en photo le candidat, d’annoter d’autres documents et ceci comme si vous utilisiez du papier. La solution permet d’être utilisée en mobilité sans devoir se soucier de l’endroit ou de la connexion avec le serveur.

Cette solution est faite pour tous les départements RH, les sociétés de placement ainsi que tous les spécialistes RH. Cette solution donne en plus une image moderne et innovante de votre société. N’hésitez plus, car cette solution est proposée à un prix très avantageux et de ce fait, son retour sur investissement est immédiat.

Plus d’informations : frederic.matthey@atlon.chhttp://www.atlon.ch