La gestion électronique de documents au centre de la transition numérique

Les projets de dématérialisation et de gestion électronique documentaire (GED) gagnent du terrain dans les entreprises. Une mutation aux enjeux forts, synonymes de productivité, de souplesse accrue, mais aussi de valorisation de la donnée numérique.

Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée, pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d’un tel système et dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L’intérêt de gérer électroniquement l’ensemble de ses documents ne fait plus de doute. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s’agit bel et bien d’un enjeu de valorisation des documents et de la donnée.

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Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. De nombreux projets vont plus loin que la simple gestion des documents, par exemple : Garantir la disponibilité de la bonne information technique à des opérateurs techniciens sur le terrain et d’assurer une mise à jour régulière de la documentation ou centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, avec des règles de sécurité avancées.

En 2017, plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d’objectifs dans la réorganisation de son entreprise.

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Doc.SERIES : l’alliance parfaite du Cloud et de la gestion électronique de documents – N’attendez plus et lancez-vous !

Parmi les nombreux logiciels de Gestion Electronique de Documents disponibles aujourd’hui sur le marché en mode SaaS, la solution de Doc.SERIES est très novatrice, elle est à la hauteur des attentes et enjeux actuels des entreprises soumises à de fortes contraintes de gestion et d’optimisation des processus. Avec la solution de Doc.SERIES, la Gestion Documentaire devient enfin SIMPLE ET EFFICACE. La solution permet aux organisations de disposer très rapidement d’une plateforme collaborative et documentaire sans nécessiter d’investir dans une infrastructure ni de recourir à des services informatiques dédiés. Le logiciel apporte aux organisations les avantages d’une solution de Gestion Documentaire hautement performante alliée à la puissance et à la solidité d’une plateforme Cloud Suisse.

« Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) permettent aux entreprises de gérer avec méthode leurs documents sous forme électronique. Grâce aux technologies modernes de GED, il est possible de suivre les documents de leur création à leur destruction. Grâce aux moteurs de recherche puissants vous trouvez vos documents instantanément.»

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 Des modèles de réalisation flexibles

La solution est fournie via les centres de données Suisse que Doc.SERIES manage et vous payez uniquement le service de manière mensuelle en fonction de la consommation. Pas besoin d’installation spécifique, il suffit de souscrire et vous bénéficiez d’un service de gestion électronique de documents performant, simple basé sur des nouvelles technologies qui vous feront gagner un temps précieux. Le retour sur investissement est immédiat.

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Gestion des documents et des informations dans les communes

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver les documents le plus souvent sans être dans les locaux de l’administration.

1)   Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Nous avons conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

2)   La solution de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d’amélioration de vos processus internes. Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, transport et transmission à de multiples personnes pour la validation. Avec nos solutions, nous proposons d’optimiser ce processus :

  • La réception et le tri des documents
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflows de validation et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des factures conformément à la loi, ce qui permet de détruire les documents papiers. La solution est simple à prendre en œuvre compatible avec les terminaux mobiles, ce qui permet d’avoir une solution performante facilitant la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus « factures fournisseurs ».

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3)   La solution de gestion des séances de la Municipalité/Commune

La plate-forme permet de planifier, organiser et assurer le suivi des séances de la Commune. Elle est principalement utilisée par les personnes contribuant à l’élaboration de l’ordre du jour des séances (Chancellerie, Greffe, chefs de services, …) et les participants aux séances (élus, greffe, chancelier, …). Avec nos solutions, nous proposons :

  • Des modèles de documents bureautiques (ordre du jour, PV, décisions, …), ils seront adaptés à vos documents
  • Une planification des séances
  • La mise en place d’annexes
  • La possibilité d’élaborer l’ordre du jour
  • D’avertir les élus de la disponibilité des documents
  • De consulter de manière sécurisée les documents depuis partout
  • D’avoir des alertes et des avertissements pour un bon suivi
  • De défini des décisions (tâches)
  • D’appliquer des workflows pour le suivi des décisions et des tâches
  • D’avoir des outils de suivi et de reporting

La solution vous permet également de retrouver toutes les informations et sujets traités de manière très simple comme vous le feriez lors d’une recherche d’information sur Internet. Le système est hautement sécurisé et offre une gestion stricte des droits pour que les personnes accèdent uniquement aux documents dont ils ont les droits.

Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

La gestion électronique des documents et de l’information un pilier essentiel à la digitalisation

La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, l’entreprise doit se numériser. Il faut numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise avec des outils de gestion des documents et de l’information.

Il est important de couvrir l’ensemble de la chaine en prenant en compte les sources papiers qui faudra transformer et les sources électroniques. Il faudra pouvoir acheminer l’information é l’aide de workflows, tracer l’ensemble des actions, gérer les droits d’accès, diffuser l’information, accéder depuis tous les terminaux (ordinateurs, tablettes, smartphone), tout en gérant le cycle de vie des documents. Ce challenge se couple à l’automatisation de la reconnaissance et des règles de gestion afin d’optimiser les processus administratifs. De plus il faudra que la solution soit dotée d’un puissant moteur de recherche afin d’apporter de la connaissance à l’entreprise et offrir un outil de gestion optimal aux utilisateurs.

La capture

L’entreprise reçoit des factures en provenance de nombreux fournisseurs. Auparavant il fallait tout ressaisir à la main dans l’ERP. La saisie manuelle était fastidieuse, chronophage et susceptible d’occasionner des erreurs. Avec des outils comme Doc.Capture, les données des factures sont capturées automatiquement et imputées en comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’organisation a ajouté des fonctions d’archivage et de workflow pour fiabiliser et améliorer la visibilité sur les processus de paiement des factures.

Pour automatiser la capture des données inscrites sur certains documents (formulaires), les solutions proposent de la reconnaissance automatique afin d’éviter de nombreuses saisies. Les solutions modernes proposent également l’extractions des informations dans les courriers. L’ensemble de ces actions ne nécessitent plus de longs paramétrables et sont largement accessibles aux PME.

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L’archivage

Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité. On peut aussi imaginer donner des accès spécifiques à des clients ou fournisseurs afin de fluidifier et optimiser les échanges d’informations.

Les workflows

Faire circuler manuellement les documents entre les collaborateurs est consommateur de temps et de papier. Les solutions modernes organisent les circuits de validation de vos documents électroniques en toute sécurité et permet de les enrichir, de les valider, de les signer ou de déclencher d’autres actions. Qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants, organisez leur validation de manière dématérialisée. Les participants peuvent être internes ou faire partie de vos partenaires. Envoyez une alerte email à chaque étape du processus pour faire connaître l’état d’avancement et réduire les délais de validation. A chaque étape du processus, choisissez les intervenants et les actions à réaliser.

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Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Record Management pour pérenniser vos documents

L’archivage de documents pour entreprise est un module de gestion électronique de documents muni d’un moteur de règles permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos systèmes permettent de rapatrier les documents provenant de différentes sources afin de les archiver.

Grâce à notre technologie et nos connecteurs, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères prédéfinis préalablement.  Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de documents numériques à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble des fichiers sans que le système soit autonome.

Notre solution permet notamment :

  • La détection de la dernière version d’un document
  • Le typage en fonction de critères
  • L’application de la règle de conservation au document et de sa durée
  • L’archivage à valeur probante (protection contre la suppression, audit/traçabilité, horodatage) et la conservation dans un format pérenne
  • L’archivage conforme aux lois Suisses et Européennes
  • La suppression des documents à la fin du cycle de vie

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain temps et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

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