Numériser les dossiers du personnel

Gagnez en efficacité en passant du dossier sur papier au dossier numérisé. La numérisation des dossiers du personnel accroît l’efficacité grâce à un accès mobile, rapide et permanent aux données de vos employés. De plus chaque employé accède à ses fiches salaires sur une plateforme sécurisée.

Procédure pour scanner les dossiers du personnel

La première étape consiste à analyser ensemble les dossiers sur papier et à définir les structures de classement. La préparation et le scanning de tous les dossiers d’employés s’effectuent de manière simple par nos équipes ou directement par vos collaborateurs. Les documents sont classés dans une plateforme sécurisée haute performante.

Numérisation des dossiers du personnel

Toutes les données figurant dans les dossiers du personnel sont numérisées afin d’en permettre la recherche en mode plein texte. Une classification et une indexation claires, standardisées et structurées des différents types de documents simplifient la recherche pour que les documents puissent être trouvés en un rien de temps.

Les tâches allant de la préparation à l’archivage des fichiers électroniques dans Doc.SERIES en passant par le scanning, l’indexation, le contrôle qualité sont réalisées en temps utile et en toute fiabilité

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chhttp://www.digitech-sa.ch

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Digitalisation des RH

La digitalisation dans les entreprises répond à deux besoins : le premier qui est de rendre la fonction RH digitale et d’orienter ses services aux collaborateurs, la seconde, être le fer de lance de la digitalisation des métiers, en gérant les projets de digitalisation.

La digitalisation, au-delà des nouvelles fonctionnalités qu’elle permet, impacte fortement et durablement les services RH :

  • Nouvelles formes d’apprentissage (MOOC, classes virtuelles, …),
  • Nouvelles relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement, de gestion des notes de frais, de gestion des tâches, communication multicanale, développement de l’instantanéité, …)

La digitalisation va bien plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, cours online (MOOC), workflows automatiques, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH.

La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer aux salariés des outils modernes, fiables, simples et performants.

Les habitudes des salariés évoluent, avec une présence permanente de la digitalisation dans leur quotidien. Les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi leur entreprise ne peut leur offrir un même niveau de service et de réactivité que celui qu’ils ont dans leur vie personnelle.

Les entreprises doivent s’adapter à ces évolutions et à ces demandes. Digitaliser ses processus RH est une démarche importante nécessitant de repenser son organisation. M&H Atlon accompagne chaque jour des entreprises dans leur démarche de digitalisation, de l’analyse de l’existant et des impacts, à la mise en place de plan d’action et solutions adaptées à chaque entreprise.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch / http://www.atlon.ch

 

Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

M&H Atlon Services – Votre partenaire pour les solutions RH

Nous sommes spécialisés dans le domaine de la gestion de temps, de la gestion de congés, la gestion de présence et l’ensemble du dossier RH. Nous vous proposons une gamme complète de solutions, adaptées à votre entreprise et à votre secteur d’activité. Les administrateurs, managers et utilisateurs peuvent ainsi accéder à leurs données à tout moment via à un portail sécurisé.

Une solution de gestion de la paie complète, puissante, efficace, qui s’adapte totalement à vous et non le contraire, une solution de gestion des heures, une solution de gestion des dépenses, une solution de dossier RH numérique ! C’était le défi de base et selon nos clients, nous l’avons relevé.

  • Gestion des salaires
  • Gestion des heures
  • Gestion des présences
  • Gestion des congés et absences
  • Gestion des dépenses (note de frais)
  • Gestion du dossier RH (dossier papier -> dématérialisé)
  • Statistiques
  • Sécurité et confidentialité
  • Souplesse et disponibilité
  • Support
  • Pas d’investissement de départ

Notre équipe de spécialistes fournit un travail précis et garantit la confidentialité et un niveau de sécurité élevé.

Nos services permettent de combiner les avantages d’un accès permanent aux solutions et aux données, tout en ayant la possibilité de compter sur l’assistance immédiate et professionnelle de notre équipe.

Une petite entreprise a généralement moins de support administratif en interne : M&H Atlon Services vous aide à vous recentrer sur votre cœur de métier en prenant en charge les tâches administratives liées à la vie de vos employés.

 Retour d’expérience

Prenons l’exemple d’une organisation de 25 employés où les relevés de temps sont saisis manuellement soit par les employés soit par leurs managers dans un fichier Excel. Dans des cycles de 8h par jour, il y a jusqu’à 8 pointages entre les entrées/sorties et les pauses. Admettons qu’il faille 1 minutes par employé et par jour pour noter par pointage sur un fichier Excel puis les reporter dans le système de paie (à nouveau environ 1 minute par pointage). Cela représente 8 minutes par jour, soit 3.33% de la durée d’une journée de 8h. Pour 25 employés représentant une masse salariale annuelle de CHF 1’500’000, le temps perdu pour collecter ces pointages correspond à près de CHF 50’000 par année ! A cela s’ajoute toute la gestion du personnel pour la gestion des cas particuliers ce qui peut encore faire doubler ce montant en fonction des cas. Les gains de nos solutions et de nos services permettent de nombreuses économies et une amélioration du service.

Dans un tel calcul, il faut prendre en compte les coûts directs (économie réalisée sur les systèmes, économie sur la masse salariale, …), et les coûts indirects (efficacité, productivité, risques légaux, taux d’erreur, …). Nos spécialistes sont à disposition pour calculer les améliorations que nous pouvons vous proposer.

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

Nouvelle plateforme de gestion des documents et dossiers RH

Le système a été conçu pour répondre à l’ensemble des entreprises. Ce système simple d’utilisation permet de stocker ses documents en relation avec les ressources humaines (dossier collaborateur). Grâce à cette plateforme en quelques clics vous insérez des documents électroniques (mail, courrier, rapports, contrats, ….) et des documents papiers que vous aurez numérisés. Le classement des documents se fait dans un dossier collaborateur avec de multiples possibilités de trier, de filtrer et de rechercher (comme vos recherches sur Internet).

Cette plateforme sécurisée est accessible simplement par Internet via un simple navigateur. Vous pouvez en un coup d’œil et en quelques clics trouver l’ensemble des documents de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi assigner des règles à des types de documents afin d’avertir certaines personnes de l’arrivée de documents, de la nécessité de valider un document dans un temps imparti.

Cette solution peut être ouverte à vos collaborateurs, qui pourront accéder à une partie de leur dossier (par exemple la fiche de paie, le CV, le suivi de formation, …) depuis chez eux. Ils pourront également déposer par exemple des demandes de congés qui seront distribuées aux personnes devant les valider.

Toutes les actions faites seront historisées. Vous pourrez en tout temps sortir des statistiques et des rapports sur l’ensemble des informations de cette plateforme.

L’ensemble de ces fonctionnalités vous permettront d’économiser un temps précieux en ne classant plus et en ne conservant plus les documents papiers. La saisie sera également grandement facilitée.

N’attendez-plus, que vous soyez 2 collaborateurs ou 1’000 collaborateurs dans votre organisation, demandez un rendez-vous et une démonstration, vous serez conquis. Grâce à son système locatif, vous n’avez pas besoin de faire d’investissement et donc le retour sur investissement est immédiat dès les premiers jours d’utilisation.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch