AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

Publicités

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

Introduction sur les avantages et inconvénients des levées de fonds

La levée de fonds est pertinente à condition que l’entrepreneur y soit bien préparé et ait bien conscience des avantages et des inconvénients qu’elle représente. Il faut notamment être vigilant à l’adéquation entre les contraintes et les intérêts de l’entreprise, et ceux de l’investisseur.

Lorsque la levée de fonds intervient au moment de la phase de démarrage de l’entreprise, elle prend la forme d’un capital d’amorçage. A ce stade, l’entreprise étant encore jeune, elle ne bénéficie pas généralement de la confiance du système financier classique, notamment des établissements de crédit. La levée de fonds vient donc donner à l’entreprise à la fois une crédibilité sur le marché ainsi que les fonds nécessaires pour entrer dans la seconde phase de son développement.

La levée de fonds peut également intervenir lors de la phase de lancement. On parle alors de capital développement. Les fonds récoltés pendant cette période devraient permettre de porter l’entreprise ou le produit à maturité, tout en lui donnant les moyens de s’y maintenir le plus longtemps possible. Une levée de fonds à ce stade aura aussi pour objectif de permettre à l’entreprise de mettre en place des mécanismes d’autofinancement pérennes pour le reste de son existence.

La levée de fonds renforce le capital de l’entreprise de sorte de lui assurer une meilleure crédibilité et donc une plus grande confiance de la part de ses partenaires. Les fonds sont disponibles durablement dans l’entreprise, contrairement aux crédits et sont généralement accompagnés d’une certaine expertise de la part des investisseurs qui s’implique pour soutenir le projet.

En ce qui concerne les inconvénients, une levée de fonds entraîne une dilution de pouvoir dans l’entreprise avec le risque à long terme de voir la vision de celle-ci être changée par le nouveau rapport de force qui s’installe. Il n’est en effet pas rare que s’oppose la vocation de l’entrepreneur et la recherche de profits des investisseurs. Si un rapport de force s’installe, cela peut avoir pour conséquence de paralyser le bon fonctionnement de l’entité.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

AtlonXpense, la solution de dématérialisation des notes de frais

M&H Atlon Services, déploie son application qui numérise les notes de frais auprès de nombreuses entreprises suisses et étrangères. Cette solution permet d’améliorer la productivité des services financiers et de réduire les coûts de traitements.

 

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

D’après les calculs AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch  

Avec AtlonXpense, fini la corvée des notes de frais

Des solutions peuvent désormais faciliter la vie des collaborateurs et des entreprises pour récupérer les justificatifs et traiter les dépenses.

Avec cette solution, la seule action qui doit être effectuée est prendre une photo du ticket avec son smartphone. Grâce à la technologie, l’aide à la saisie permet de saisir les informations essentielles en quelques secondes (montant, TVA, etc.). Pratique et presque ludique, comparé à la corvée de la saisie manuelle, le système optimise de manière significative le processus.

Il est possible avec la solution de récupérer également les justificatifs digitaux (factures d’hôtel, billets de train ou d’avion, …). Fini les factures et les justificatifs qui disparaissent, fini la TVA non récupérée pour cause de fiche mal renseignée.

La dématérialisation avance à grands pas, plus besoin de garder les justificatifs papier avec un système d’archivage à valeur légale qui respecte le droit et permet de détruire les documents papiers. Tout le monde gagne du temps et de l’argent : les collaborateurs se concentrent sur leur cœur de métier au lieu de rester des heures le nez dans la paperasse, la calculette ou les tableaux Excel, tentant parfois de retrouver des justificatifs à jamais perdus.

Grâce à cette solution, nous faisons gagner en moyenne à nos clients 30 % du coût global du processus. Cette solution est adaptée de 5 à plusieurs centaines d’utilisateurs dans une entreprise.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch

La numérisation des notes de frais, un facteur d’optimisation pour votre entreprise

L’automatisation et la dématérialisation des processus de gestion des notes de frais tendent à se démocratiser, portée par la volonté des entreprises de mieux piloter leurs coûts liés aux voyages d’affaires. Une tendance qui devrait s’accélérer car l’administration fiscale reconnaît la validité des documents numérisés.

La gestion des notes de frais reste dans les entreprises un centre de coût important. Selon un sondage réalisé en septembre 2017, les salariés consacreraient 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais (donc 27 minutes par mois). Ils seraient même plus de 20% à y passer plus de 30 minutes ! De quoi affecter la productivité des collaborateurs concernés, et donc inciter les sociétés à agir.

Afin de gagner un temps précieux à toutes les étapes de saisie, de transmission et de suivi de ce type de documents, un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions d’automatisation. Retrouver la solution vous permettant d’automatiser votre processus avec une saisie via une App sur smartphone et une automatisation du processus : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

 

 

 

La solution idéale pour la gestion des notes de frais

En Suisse, les entreprises traitent encore majoritairement leurs notes de frais grâce à des fichiers Excel.  Certaines PME et grandes entreprises ont investi dans des logiciels, qui sont devenus pour la plupart obsolètes. Face aux nouveaux usages dont l’utilisation du smartphone, les entreprises ont grand intérêt à passer à la numérisation en temps réel via une solution comme AtlonXpense (http://www.atlonxpense.ch). 

AtlonXPense est une plateforme pour le traitement de la dépense professionnelle en temps réel, est une solution qui permet aux collaborateurs de déclarer et de transmettre leurs notes de frais en toute efficacité. L’application répond à un besoin de modernité technologique tout en étant accessible au plus grand nombre. Il suffit de numériser grâce à l’application installée sur smartphone et ce, au moment même de l’engagement de la dépense. La dépense est automatiquement transmise et disponible pour l’entreprise. 

Afin de garantir la sécurité des données, la solution a un « coffre-fort électronique » qui permet à ses utilisateurs de pouvoir enfin s’affranchir du stockage des justificatifs papier, en toute sécurité et légalité

AtlonXpense permet aux collaborateurs de gérer les notes de frais au fur et à mesure et ainsi de ne plus y passer des heures en fin de mois. On passe d’un stockage physique à un stockage numérique fiable avec un coffre-fort électronique. Pour l’entreprise, le Retour sur Investissement est quasi immédiat. AtlonXpense permet d’optimiser les processus d’approbation et de contrôle, de réduire le temps d’intégration dans les ERP comptables et de générer toutes les écritures

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch