AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

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Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

AtlonXpense, la solution de dématérialisation des notes de frais

M&H Atlon Services, déploie son application qui numérise les notes de frais auprès de nombreuses entreprises suisses et étrangères. Cette solution permet d’améliorer la productivité des services financiers et de réduire les coûts de traitements.

 

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

D’après les calculs AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch  

Avec AtlonXpense, fini la corvée des notes de frais

Des solutions peuvent désormais faciliter la vie des collaborateurs et des entreprises pour récupérer les justificatifs et traiter les dépenses.

Avec cette solution, la seule action qui doit être effectuée est prendre une photo du ticket avec son smartphone. Grâce à la technologie, l’aide à la saisie permet de saisir les informations essentielles en quelques secondes (montant, TVA, etc.). Pratique et presque ludique, comparé à la corvée de la saisie manuelle, le système optimise de manière significative le processus.

Il est possible avec la solution de récupérer également les justificatifs digitaux (factures d’hôtel, billets de train ou d’avion, …). Fini les factures et les justificatifs qui disparaissent, fini la TVA non récupérée pour cause de fiche mal renseignée.

La dématérialisation avance à grands pas, plus besoin de garder les justificatifs papier avec un système d’archivage à valeur légale qui respecte le droit et permet de détruire les documents papiers. Tout le monde gagne du temps et de l’argent : les collaborateurs se concentrent sur leur cœur de métier au lieu de rester des heures le nez dans la paperasse, la calculette ou les tableaux Excel, tentant parfois de retrouver des justificatifs à jamais perdus.

Grâce à cette solution, nous faisons gagner en moyenne à nos clients 30 % du coût global du processus. Cette solution est adaptée de 5 à plusieurs centaines d’utilisateurs dans une entreprise.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch

La numérisation des notes de frais, un facteur d’optimisation pour votre entreprise

L’automatisation et la dématérialisation des processus de gestion des notes de frais tendent à se démocratiser, portée par la volonté des entreprises de mieux piloter leurs coûts liés aux voyages d’affaires. Une tendance qui devrait s’accélérer car l’administration fiscale reconnaît la validité des documents numérisés.

La gestion des notes de frais reste dans les entreprises un centre de coût important. Selon un sondage réalisé en septembre 2017, les salariés consacreraient 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais (donc 27 minutes par mois). Ils seraient même plus de 20% à y passer plus de 30 minutes ! De quoi affecter la productivité des collaborateurs concernés, et donc inciter les sociétés à agir.

Afin de gagner un temps précieux à toutes les étapes de saisie, de transmission et de suivi de ce type de documents, un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions d’automatisation. Retrouver la solution vous permettant d’automatiser votre processus avec une saisie via une App sur smartphone et une automatisation du processus : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

 

 

 

La solution idéale pour la gestion des notes de frais

En Suisse, les entreprises traitent encore majoritairement leurs notes de frais grâce à des fichiers Excel.  Certaines PME et grandes entreprises ont investi dans des logiciels, qui sont devenus pour la plupart obsolètes. Face aux nouveaux usages dont l’utilisation du smartphone, les entreprises ont grand intérêt à passer à la numérisation en temps réel via une solution comme AtlonXpense (http://www.atlonxpense.ch). 

AtlonXPense est une plateforme pour le traitement de la dépense professionnelle en temps réel, est une solution qui permet aux collaborateurs de déclarer et de transmettre leurs notes de frais en toute efficacité. L’application répond à un besoin de modernité technologique tout en étant accessible au plus grand nombre. Il suffit de numériser grâce à l’application installée sur smartphone et ce, au moment même de l’engagement de la dépense. La dépense est automatiquement transmise et disponible pour l’entreprise. 

Afin de garantir la sécurité des données, la solution a un « coffre-fort électronique » qui permet à ses utilisateurs de pouvoir enfin s’affranchir du stockage des justificatifs papier, en toute sécurité et légalité

AtlonXpense permet aux collaborateurs de gérer les notes de frais au fur et à mesure et ainsi de ne plus y passer des heures en fin de mois. On passe d’un stockage physique à un stockage numérique fiable avec un coffre-fort électronique. Pour l’entreprise, le Retour sur Investissement est quasi immédiat. AtlonXpense permet d’optimiser les processus d’approbation et de contrôle, de réduire le temps d’intégration dans les ERP comptables et de générer toutes les écritures

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

Gérer les notes de frais avec AtlonXpense

Lorsque qu’une entreprise s’agrandit, la gestion administrative devient plus complexe, la gestion des notes de frais peut être optimisée.

Les déplacements professionnels sont la norme pour tous les secteurs d’activité. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients, rencontrer des prestataires et des fournisseurs.

Pour que ces déplacements restent rentables, les chefs d’entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais. Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec la comptabilité est facilité.

Nous constatons avec AtlonXpense :

  • Un gain de temps important, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux
  • Plus d’échanges de documents papiers pour ce processus
  • Réduction des erreurs
  • La transmission entre les différents services est extrêmement simple et efficace
  • L’accès aux notes de frais en mobilité est garanti
  • Un contrôle et un suivi optimal des dépenses

AtlonXpense permet d’avoir une vision globale, synthétique et précise des budgets de frais des collaborateurs.

Découvrez la solution qui vous permettra de gagner en efficacité, de gérer vos notes de frais depuis votre téléphone et de fluidifier ce processus : http://www.atlonxpense.ch

Plus d’informations : info@atlon.ch