Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

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Numériser les dossiers du personnel

Gagnez en efficacité en passant du dossier sur papier au dossier numérisé. La numérisation des dossiers du personnel accroît l’efficacité grâce à un accès mobile, rapide et permanent aux données de vos employés. De plus chaque employé accède à ses fiches salaires sur une plateforme sécurisée.

Procédure pour scanner les dossiers du personnel

La première étape consiste à analyser ensemble les dossiers sur papier et à définir les structures de classement. La préparation et le scanning de tous les dossiers d’employés s’effectuent de manière simple par nos équipes ou directement par vos collaborateurs. Les documents sont classés dans une plateforme sécurisée haute performante.

Numérisation des dossiers du personnel

Toutes les données figurant dans les dossiers du personnel sont numérisées afin d’en permettre la recherche en mode plein texte. Une classification et une indexation claires, standardisées et structurées des différents types de documents simplifient la recherche pour que les documents puissent être trouvés en un rien de temps.

Les tâches allant de la préparation à l’archivage des fichiers électroniques dans Doc.SERIES en passant par le scanning, l’indexation, le contrôle qualité sont réalisées en temps utile et en toute fiabilité

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chhttp://www.digitech-sa.ch

Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

La révolution digitale pour toutes les entreprises

Le digital, source de bien des enjeux, n’est plus aujourd’hui une option pour les entreprises grandes u petites, elles sont toutes concernées. Pour autant, bien que nécessaire, cette intégration du numérique se doit d’être effectuée par paliers afin d’être assimilée par l’ensemble des acteurs afin de réussir la transformation digitale

La transformation digitale nécessite un investissement humain. Cette mutation impacte non seulement les ressources humaines, mais également l’organisation de l’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement, ses pratiques managériales et son modèle d’affaire. Pour être considéré comme un atout et jouer pleinement son rôle, le digital doit être intégré à chaque élément de l’organisation, du plus simple au plus complexe. La transformation digitale impacte de fait, l’ensemble des métiers et pas seulement le service informatique ou marketing. Toutes les fonctions de l’entreprise se doivent d’être concernées et impliquées pour que l’organisation puisse mener à bien son parcours vers une véritable digitalisation.

D’après une étude du Roland Berger Institute, sur les 185 métiers que l’on trouve aujourd’hui dans l’industrie, environ 50 % auront une probabilité très forte d’être automatisés dans les 20 ans à venir. Dans le même temps, d’autres qualifications vont se développer comme statisticien de maintenance prédictive, formateur de robots, cyber-testeurs ou « paramétreurs » de systèmes de contrôles. Ce constat est entrain de se vérifier dans l’industrie, mais dans le service, les métiers vont également se transformer avec l’intelligence artificielle et les métiers de comptable, de juriste, de médecin vont également évoluer dans les prochaines années. 

La révolution digitale constitue un puissant levier pour trouver une compétitivité forte. Les entreprises fortement numérisées ont une croissance de leur chiffre d’affaires plus élevée que celles qui sont en retard, et elles sont 25% plus profitables que les autres entreprises de leur secteur (Etudes Roland Berger et Cap Gemini).

Ubérisation, location à la place d’acquisition, développement de modèles freemium…le marché est aujourd’hui totalement désintermédié et implique une réflexion en profondeur de la conduite du changement. Révolution rapide et définitive, la transformation digitale impose aux entreprises n’ayant pas acté cette mutation, de se réinventer sous peine d’être dépassées et exclues de leurs propres marchés

Plus d’informations : http://www.atlon.chfrederic.matthey@atlon.ch

Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Le collaboratif au service des entreprises

La notion de travail collaboratif est à la mode depuis plusieurs années, elle n’est à ce jour pas une réalité dans le monde des PME. Une majorité des professionnels affirment que leurs collègues oublient régulièrement de partager avec eux des informations ou des documents importants. Pour mettre en place une collaboration efficace, les professionnels doivent disposer d’un environnement de travail adéquat et des meilleurs outils technologiques. M&H Atlon Services s’est fixé l’objectif d’améliorer les processus des entreprises grâce à des technologies avancées et à des standards d’innovation et de qualité.

Nos solutions innovantes permettent de partager des documents en quelques secondes avec les collaborateurs du monde entier via le Cloud. Cette solution destinée à la gestion de documents et la collaboration dans les petites et moyennes entreprises est un espace d’archivage structuré et actualisé pour tous les documents d’entreprise qu’ils aient été créés numériquement (bureautique, mail) ou numérisés (via un système de reconnaissance intelligente). La solution Doc.SERIES permet donc de consulter, de déposer, de partager des documents depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de travailler comme bon leur semble avec des alertes, de la distribution, des statistiques, etc. Ils pourront gérer l’ensemble des documents depuis leur système informatique et les retrouver via un moteur de recherche de type « Google ».

Nos solutions permettent aussi le travail en itinérance, avec une solution vous permettant de gérer vos clients, vos projets et vos tâches. Ces informations sont reliées au système informatique de l’entreprise afin d’assurer le suivi et le pilotage de l’ensemble, de la planification à la facturation de l’ensemble des tâches de l’entreprise et ceci de manière 100% numérique.

De nombreuses sociétés ayant faits le pas de la digitalisation ont construit l’organisation de l’entreprise et l’optimisation des processus en se basant sur les solutions et les services proposées par M&H Atlon Services.

Pour vous convaincre des avantages qu’offrent les solutions de M&H Atlon Services, nous vous proposons de tester notre technologie innovante dans le cadre d’une présentation pour entreprise.

Prenez contact : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour le contrôle des habitants, …, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, documents bureautiques, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.

Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents dans une gestion électronique des documents selon les critères et les thèmes définis.

Les documents entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Avec une GED vous augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes
  • Réduction des délais de traitement des documents

Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :

  • Facilité de partager des documents
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques)
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document

Avec une GED vous sécurisez vos documents :

  • Contrôle d’accès aux documents
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents
  • Confidentialité

Doc.SERIES propose un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Numérisation simple des documents
  • Classement des documents en toute simplicité 
  • Recherches performantes et multiples
  • Intégration complète depuis Word, Excel, Outlook
  • Protection des documents
  • Optimisation des processus de distribution
  • Gestion des délais de traitements et de réponse
  • Traçabilité et historisation de l’ensemble des actions

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Digitaliser son entreprise

Aujourd’hui, le numérique est employé pour combler toutes les déficiences de l’entreprise, mais aussi pour transformer l’entreprise. On lui en demande toujours plus dans toutes les directions : développer le travail collaboratif, simplifier les outils, utiliser moins de plateformes différentes, séduire les jeunes collaborateurs, incorporer les méthodes du digital dans des métiers traditionnels, faciliter l’apprentissage, contrôler des machines, être en relation direct avec ses clients, automatiser les échanges, détecter les signaux faibles, …

Dans cette optique, la digitalisation de votre entreprise doit apporter des améliorations sur tous les plans et plus particulièrement :

  • Dans l’organisation du travail : en utilisant les méthodes de travail et les outils digitaux pour améliorer l’efficience de l’entreprise en termes de productivité et de performance commerciale.
  • Sur le plan marketing : en développant des solutions intelligentes permettant d’acquérir une meilleure connaissance de vos clients et de vos utilisateurs, tout en simplifiant les échanges en interne. Tout cela dans le but de valoriser votre offre avec des actions digitales spécifiques à chaque cas de figure.
  • Sur le plan humain : en fluidifiant l’organisation interne de l’entreprise, à travers le management et le mode de gouvernance, en misant sur la flexibilité, l’agilité, le travail collaboratif, tout en valorisant le partage des informations. Les recrutements de vos futurs collaborateurs passent également par le digital.

En complément à des outils ou solutions informatiques, la transformation digitale nécessite une réflexion, une approche spécifique, une organisation afin que les travaux se transforment en réussite. Découvrez notre approche unique à 360° qui vous guidera vers le succès.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch