Les dossiers électroniques dans les métiers de l’immobilier

Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique de manière rapide et profonde afin d’anticiper les disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome afin d’optimiser la gestion en proposant un service à valeur ajoutée 24/24.

Le classement rigoureux des documents est important pour un immeuble. Il y a différentes catégories (une partie du dossier de l’immeuble qui ne change pas, une autre qui est plus dynamique, le dossier locataire et des processus documentaires comme les factures et les courriers qui en fin de traitement doivent être copiés dans le bon dossier). En plus du classement et de la gestion des processus afin de distribuer et de valider des factures et des documents, il est nécessaire de dématérialiser les échanges entre les différents partenaires (propriétaires, gérants, régies immobilières, locataires, fournisseurs pour la partie factures fournisseurs et bon de travail). Pourquoi envoyer des documents papiers quand le mail voir le transfert du document via une plateforme devient la norme ? La gestion et la matérialisation d’un document (impression, classement, envoi, réception, …) coûte cher quand l’échange électronique est quasiment automatique et permet d’économiser (environ 10 fois moins onéreux).

 

Vous êtes un(e) propriétaire

Vous pouvez accéder aux dossiers statiques et dynamiques de vos immeubles et voir les différents documents (actes, les éléments du cadastre, les assurances, règlements, états locatifs, décomptes des charges, …). Vous pouvez aussi adresser des documents et des demandes à votre régie par ce biais.

Vous êtes un(e) locataire

Vous pouvez accéder à votre bail en ligne, à vos avenants, mais aussi à l’état des lieux d’entrée, aux décomptes de chauffage par exemple. Par la plateforme, vous pouvez aussi adresser vos demandes et vos courriers à la régie.

Vous êtes un fournisseur

Vous envoyer vos factures de manière électronique à la régie, plus besoin d’imprimer, d’affranchir et de gérer les envois postaux. La plateforme archive légalement les factures et reconnait automatiquement les champs afin d’optimiser le processus de traitement et validation de la régie pour que le paiement puisse se faire dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez accéder en tout temps à l’état de traitement de vos factures et l’historique de celle-ci. Vous retrouvez également les bons de commande.

Vous êtes la régie

Vous avez accès à l’ensemble des dossiers en un clic. Vous trouvez toutes les informations depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Via la gestion des processus, vous optimisez la réception des documents, les processus de traitement et de validation et vous approchez le « zéro » papier. Via cette approche vous optimisez le traitement de l’ensemble du processus administratif et vous proposez une gestion moderne aux différents partenaires afin de présenter votre régie comme innovante.

 

Les dossiers électroniques dans l’immobilier

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complètement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Toutes les actions sont tracées et un haut niveau de sécurité est offert avec des possibilités importantes de paramétrage et d’option afin que la solution s’adapte aux processus et à la manière de travailler des régies.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !

La solution permet de réduire les coûts de manière significative dans l’ensemble des tâches administratives en réduisant les travaux sans valeur ajoutée, mais aussi de diminuer les coûts logistiques pour les multiples envois. De plus par son fonctionnement, vous consommerez moins de papiers, moins d’impression ce qui a une influence positive sur le fonctionnement des organisations. Finalement cette plateforme permet de répondre aux attentes des différents acteurs qui ont aujourd’hui l’habitude de travailler presque 100% de manière digitale et dématérialisée.

 

Plus d’informations : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chfrederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

L’évaluation de l’informatique dans les opérations de fusion/acquisition

L’acquisition d’une entreprise est une opération complexe que tous les investisseurs cherchent à sécuriser au maximum. Lors de ce processus l’analyse informatique est souvent légère et ne permet pas d’identifier les risques/opportunités et définir les coûts liés de manière précise. Il s’agit de s’attarder sur ce sujet qui peut être complexe et rendre l’intégration d’une entreprise difficile et couteuse.

Environ 50 % des données de toute organisation résident dans des référentiels non structurés. Ces données peuvent être une véritable mine d’or pour la réussite de la fusion-acquisition, ou un champ de mines. Il s’agit d’analyser les données et définir la manière et les possibilités de les consolider. Il y a également des données structurées qui s’agit de mapper correctement afin de les consolider dans un seul référentiel.

L’inventaire des solutions, la manière de les mettre ensemble, les gains opérationnels sur le système d’information est un sujet qui doit être adressé lors de l’analyse de la société à reprendre.

Fusionner les infrastructures informatiques de deux entreprises n’est pas une mince affaire. Durant tout le processus, vous devez avoir connaissance des problèmes de sécurité potentiels internes et externes afin de maitriser les risques.

Pour réussir, la phase d’intégration, le système d’information et la disponibilité des données ne doit faire l’objet d’aucune interruption de service et permettre de passer rapidement à la phase de création de valeur de la fusion-acquisition.

Ces quelques points illustrent les enjeux de bien maitriser ce sujet lors de l’évaluation d’une entreprise. Ceci peut devenir très complexe durer de longs mois et détruire une partie du bénéfice de l’opération. Il s’agit de bien planifier cette phase lors de l’évaluation de l’entreprise à reprendre afin qu’une fois les phases de due diligence et d’intégration terminées, les organisations puissent mettre en œuvre et maintenir la sécurité et à l’intégrité des données pour se concentrer sur les tâches stratégiques de la nouvelle entité fusionnée et créer de la valeur.

Pour aller plus loin contactez-nous : frederic.matthey.doret@gmail.com

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch