Les dossiers électroniques dans les métiers de l’immobilier

Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique de manière rapide et profonde afin d’anticiper les disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome afin d’optimiser la gestion en proposant un service à valeur ajoutée 24/24.

Le classement rigoureux des documents est important pour un immeuble. Il y a différentes catégories (une partie du dossier de l’immeuble qui ne change pas, une autre qui est plus dynamique, le dossier locataire et des processus documentaires comme les factures et les courriers qui en fin de traitement doivent être copiés dans le bon dossier). En plus du classement et de la gestion des processus afin de distribuer et de valider des factures et des documents, il est nécessaire de dématérialiser les échanges entre les différents partenaires (propriétaires, gérants, régies immobilières, locataires, fournisseurs pour la partie factures fournisseurs et bon de travail). Pourquoi envoyer des documents papiers quand le mail voir le transfert du document via une plateforme devient la norme ? La gestion et la matérialisation d’un document (impression, classement, envoi, réception, …) coûte cher quand l’échange électronique est quasiment automatique et permet d’économiser (environ 10 fois moins onéreux).

 

Vous êtes un(e) propriétaire

Vous pouvez accéder aux dossiers statiques et dynamiques de vos immeubles et voir les différents documents (actes, les éléments du cadastre, les assurances, règlements, états locatifs, décomptes des charges, …). Vous pouvez aussi adresser des documents et des demandes à votre régie par ce biais.

Vous êtes un(e) locataire

Vous pouvez accéder à votre bail en ligne, à vos avenants, mais aussi à l’état des lieux d’entrée, aux décomptes de chauffage par exemple. Par la plateforme, vous pouvez aussi adresser vos demandes et vos courriers à la régie.

Vous êtes un fournisseur

Vous envoyer vos factures de manière électronique à la régie, plus besoin d’imprimer, d’affranchir et de gérer les envois postaux. La plateforme archive légalement les factures et reconnait automatiquement les champs afin d’optimiser le processus de traitement et validation de la régie pour que le paiement puisse se faire dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez accéder en tout temps à l’état de traitement de vos factures et l’historique de celle-ci. Vous retrouvez également les bons de commande.

Vous êtes la régie

Vous avez accès à l’ensemble des dossiers en un clic. Vous trouvez toutes les informations depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Via la gestion des processus, vous optimisez la réception des documents, les processus de traitement et de validation et vous approchez le « zéro » papier. Via cette approche vous optimisez le traitement de l’ensemble du processus administratif et vous proposez une gestion moderne aux différents partenaires afin de présenter votre régie comme innovante.

 

Les dossiers électroniques dans l’immobilier

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complètement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Toutes les actions sont tracées et un haut niveau de sécurité est offert avec des possibilités importantes de paramétrage et d’option afin que la solution s’adapte aux processus et à la manière de travailler des régies.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !

La solution permet de réduire les coûts de manière significative dans l’ensemble des tâches administratives en réduisant les travaux sans valeur ajoutée, mais aussi de diminuer les coûts logistiques pour les multiples envois. De plus par son fonctionnement, vous consommerez moins de papiers, moins d’impression ce qui a une influence positive sur le fonctionnement des organisations. Finalement cette plateforme permet de répondre aux attentes des différents acteurs qui ont aujourd’hui l’habitude de travailler presque 100% de manière digitale et dématérialisée.

 

Plus d’informations : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chfrederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

Les échanges d’informations au sein des conseils d’administration

Avec ce grand nombre de documents nécessaires pour la tenue des réunions du conseil, l’utilisation de supports papier est un processus long et pas pratique. Ces multiples papiers très confidentiels ne sont pas sécurisés. Un document peut tomber ou être oublié dans un lieu public.

Certaines organisations ont choisi de communiquer par email pour éliminer le papier. Cependant, avec l’utilisation de services de messagerie, les données qui y transitent ne sont pas chiffrées. Des manipulations ou des erreurs peuvent provoquer des transferts d’informations à des personnes ne devant pas accéder à des données confidentielles.

Le conseil d’administration doit montrer l’exemple en matière de gestion des risques. Cependant ces entités utilisent parfois des outils archaïques, des supports papier et des emails non sécurisés ; ce qui présentent des risques majeurs pour les informations les plus confidentielles. Les outils de dématérialisation proposent aujourd’hui une sécurité satisfaisante, néanmoins certains administrateurs refusent leur utilisation par simple résistance au changement, mettant ainsi en péril les données sensibles de l’organisation.

Équiper le conseil d’administration d’un portail dématérialisé permet de mettre à disposition des administrateurs et du conseil, une plateforme simple et pratique pour optimiser la gestion, introduire les nouvelles technologies avec des fonctionnalités efficaces et des outils pratiques tout en renforçant la sécurité des données.

Un portail digitalisé pour le conseil d’administration permet de regrouper toutes les opérations de gestion, les réunions et les documents dans un espace sécurisé. Toute communication se déroule à l’intérieur de la plateforme sécurisée, ainsi le risque de perte ou de vol d’un papier confidentiel est éliminé.

Un conseil digitalisé permet d’assurer un suivi de l’information et d’en contrôler l’accès offrant donc une meilleure sécurité des données du conseil à l’interne comme à l’externe.

 

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

 

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch