EXTERNALISATION DE LA GESTION DE CERTAINS PROCESSUS – QUELS SONT LES GAINS

L’externalisation des processus revêt une importance capitale dans l’optimisation de l’organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, nous proposons une prise en main externalisée de vos processus internes. En confiant la gestion de vos documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement.

Différents avantages liés à la gestion des processus internes par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide
  • Reconnaissance et saisies des informations en lien avec le contexte du document (factures, RH, contrats, notes de frais, autres courriers, …)
  • Réduire les délais
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux interlocuteurs habilités
  • Archiver les documents de manière conforme à la loi

Après leur numérisation, la classification et l’indexation, le système distribue le document à la bonne personne de votre organisation via des workflows correspondant parfaitement à vos besoins. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnel, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, mais aussi les traitements liés au processus et recevoir les alertes selon les types de documents.

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. Nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

Nous pouvons vous aider à organiser vos processus ou vous aider à les externaliser en fonction de vos besoins.

Plus d’informations sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

Publicités

Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents.

Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.

C’est pourquoi Digitech et Doc.SERIES ont conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

esquema-transp

Il est de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité.

Plus d’information : http://www.digitech.swiss http://www.doc-series.chinfo@doc.series.ch

La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour le contrôle des habitants, …, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, documents bureautiques, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.

Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents dans une gestion électronique des documents selon les critères et les thèmes définis.

Les documents entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Avec une GED vous augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes
  • Réduction des délais de traitement des documents

Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :

  • Facilité de partager des documents
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques)
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document

Avec une GED vous sécurisez vos documents :

  • Contrôle d’accès aux documents
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents
  • Confidentialité

Doc.SERIES propose un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Numérisation simple des documents
  • Classement des documents en toute simplicité 
  • Recherches performantes et multiples
  • Intégration complète depuis Word, Excel, Outlook
  • Protection des documents
  • Optimisation des processus de distribution
  • Gestion des délais de traitements et de réponse
  • Traçabilité et historisation de l’ensemble des actions

esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Externaliser la gestion de vos courriers

Les avancées technologiques auraient pu faire mourir le courrier papier, mais au lieu de cela on ne constate pas une diminution significative des courriers papier au sein des entreprises. Ce moyen de communication continue d’occuper une place prépondérante par rapport aux autres types de communication. De nombreuses entreprises prennent conscience que la gestion du courrier devient de plus en plus coûteuse et chronophage. Elles recherchent des moyens alternatifs pour éviter que ces coûts et que la gestion des courriers papiers ne pénalisent la compétitivité.

Les avantages

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. En prenant en charge cette tâche, nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

« L’externalisation de votre courrier entrant permet un gain d’efficacité et une réduction des coûts. »

Les gains importants

Combien dépensez-vous pour votre service courrier ? La plupart des entreprises sont dotées de personnes qui gèrent la réception, le tri, la distribution des courriers, et en fin de processus le classement et l’archivage. Ces tâches logistiques ont un coût élevé et consomment un temps précieux. Les dépenses administratives et imputables au service courrier sont en constante augmentation, alors que la tendance est aux restrictions budgétaires et à l’optimisation. Avec notre solution les entreprises peuvent économiser jusqu’à 50% sur ce poste tout en garantissant un service optimal non dépendant d’une personne absente dans votre entreprise.

Le service en quelques mots

Nous mettons en œuvre pour vous une nouvelle organisation du courrier fondée sur les principes simples suivants :

  • Professionnaliser la réception, le tri des plis, leur numérisation et l’indexation des documents
  • Mettre en œuvre les flux et l’acheminement
  • Prioriser le traitement des courriers recommandés, et distinguer le traitement de documents sensibles
  • Mettre en œuvre des processus respectant l’archivage égal permettant de supprimer le papier de manière conforme à la loi
  • S’engager sur les heures de mise à disposition des courriers numérisés

En conclusion

La réduction des délais de traitement impose une distribution dématérialisée performante du courrier sur les différents sites des entreprises et des administrations. Avec notre hub courrier, nous vous proposons une organisation et des solutions de traitement fiable et rapide pour traiter vos courriers entrants de manière dématérialisée au meilleur prix.

Prenez contact avec nous : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch