L’externalisation des tâches administratives, une source de création de valeur

L’externalisation des tâches administratives d’une entreprise revient à sous-traiter auprès d’un tiers l’exécution de tout ou une partie des opérations de gestion administrative. Parmi les tâches les plus souvent confiées, on trouve la tenue de la comptabilité générale et analytique, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, la gestion des encaissements et des contentieux, la mise en place d’indicateurs pour le pilotage de l’entreprise. Nous trouvons aussi des tâches comme la gestion des courriers entrants, la gestion des notes de frais.

Les entreprises ne peuvent souvent pas se doter du personnel spécialisé pour effectuer ces travaux, car ils n’ont pas assez de substance pour avoir des spécialistes à 100% pour chacune de ces activités. De plus les sociétés doivent se focaliser sur le cœur de leur activité et se dégager des nombreuses tâches administratives. L’externalisation permet aussi de se décharger de certaines responsabilités, d’être certain que les tâches seront faites selon un cadre contractuel, de gagner en tranquillité afin de mettre son énergie sur ses affaires.

Ces tâches administratives peuvent être faites de manière traditionnelle, c’est-à-dire manuellement et avec un flux de documents papiers importants, ou par des prestataires utilisant des outils technologiques, moderne afin de gagner en efficacité. Ces nouveaux outils permettent de communiquer sans devoir transmettre les documents papiers, ils permettent d’automatiser la saisie, d’accéder de manière simple et transparente aux informations, de réduire le temps de traitement, donc de réduire les coûts afin de proposer du conseil et des services permettant aux entreprises de se développer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

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Les systèmes de gestion pour les PME doivent être innovants

Dématérialisation, application mobile, Cloud, tels sont les principaux défis que les PME doivent appréhender dans la digitalisation des processus administratifs. Combiner ses besoins de développement à la technologie numérique, relève d’un choix stratégique. Les dirigeants des PME se situent au tournant de la transformation de leurs activités où ils sont les principaux acteurs du dispositif de digitalisation.

Les solutions comptables doivent couvrir tous les besoins selon la législation suisse, y compris les normes de transfert des fichiers bancaires. La gestion des salaires doit avoir les transferts automatiques avec les différents partenaires. La gestion des stocks doit être automatisée. Le pilotage doit pouvoir se faire en mobilité tout en offrant aux clients des places de marchés multiples (e-commerce, App’s, magasin avec gestion des caisses, …). La conduite d’une PME doit pouvoir se faire sans papier. Les modules spécifiques aux métiers doivent se connecter aux systèmes de base.

La vitesse de traitement des opérations financières doit être considérablement augmentée grâce aux solutions de saisie automatique et à l’optimisation des processus amont. C’est le travail quotidien de M&H Atlon Services.

Les solutions sont conçues par nos équipes et nos partenaires, Elles sont mises en place par nos consultants et experts. Grâce à nos partenaires en suisses, nous pouvons vous proposer une solution intégrée comprenant à la fois la mise en place de votre solution de gestion d’entreprise, mais aussi la gestion comptable et administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur d’activité. La customisation permet de répondre précisément aux besoins de chaque entreprise.

Renseignements : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Digitalisation des RH

La digitalisation dans les entreprises répond à deux besoins : le premier qui est de rendre la fonction RH digitale et d’orienter ses services aux collaborateurs, la seconde, être le fer de lance de la digitalisation des métiers, en gérant les projets de digitalisation.

La digitalisation, au-delà des nouvelles fonctionnalités qu’elle permet, impacte fortement et durablement les services RH :

  • Nouvelles formes d’apprentissage (MOOC, classes virtuelles, …),
  • Nouvelles relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement, de gestion des notes de frais, de gestion des tâches, communication multicanale, développement de l’instantanéité, …)

La digitalisation va bien plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, cours online (MOOC), workflows automatiques, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH.

La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer aux salariés des outils modernes, fiables, simples et performants.

Les habitudes des salariés évoluent, avec une présence permanente de la digitalisation dans leur quotidien. Les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi leur entreprise ne peut leur offrir un même niveau de service et de réactivité que celui qu’ils ont dans leur vie personnelle.

Les entreprises doivent s’adapter à ces évolutions et à ces demandes. Digitaliser ses processus RH est une démarche importante nécessitant de repenser son organisation. M&H Atlon accompagne chaque jour des entreprises dans leur démarche de digitalisation, de l’analyse de l’existant et des impacts, à la mise en place de plan d’action et solutions adaptées à chaque entreprise.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch / http://www.atlon.ch

 

Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

L ‘administrateur « digital »

Il y a eu de plus en plus de nominations de membres spécialistes du « numérique » dans les conseils d’administration depuis plusieurs mois. L’objectif pour les entreprises est de ne pas rater la révolution digitale. Le rôle de cet administrateur est de s’assurer que l’organisation de l’entreprise optimise le numérique et l’exploite comme un véritable atout concurrentiel. Un rôle essentiel alors même que la révolution numérique provoque une vraie rupture dans la société, aussi bien dans les canaux de distribution, dans les nouveaux services, dans la gestion des risques ou dans l’optimisation des flux administratifs internes.

A l’échelle mondiale, moins de 20% des administrateurs d’entreprises déclarent que leur conseil d’administration était « sponsor » d’une initiative digitale. Par contre, même sans ces compétences, la majorité des administrateurs considèrent que le business modèles de l’entreprise fera face à une forte « disruption » au cours des 5 prochaines années. Il est donc nécessaire d’avoir des administrateurs capables de maitriser ces sujets afin de positionner l’entreprise pour les défis d’aujourd’hui et de demain. Il n’est pas raisonnable de laisser cette tâche uniquement aux équipes opérationnelles.

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Dans un conseil, il devient primordial de disposer de capacité à développer une vision exhaustive des disruptions dans le secteur concerné. Des entreprises n’hésitent pas à intégrer des profils venant d’autres secteurs, mais présentant un ensemble de compétences jugées clefs pour leur activité au cours des dix prochaines années. Ce type d’approche permet également d’enrichir les discussions avec le management en se focalisant sur les compétences et enjeux de demain.

Un conseil via un ou plusieurs spécialistes doit être en mesure de comprendre la manière dont le digital impacte chaque étape de la chaîne de valeur. Par exemple, pour une entreprise comprendre l’impact d’une applications mobiles de son ergonomie et de l’expérience utilisateur, sur les clients et sur la consommation de ceux-ci, tout en réduisant de manière significative la charge commerciale et logistique interne. 

A l’heure actuelle, le défi reste loin d’être gagné, et les grandes entreprises ont même du mal à intégrer les moins de 50 ans au sein de leurs conseils d’administration. L’âge moyen des administrateurs des sociétés côtés est bien supérieur à 50 ans.

Les entreprises doivent anticiper et se doter d’un conseil d’administration pluridisciplinaire avec différentes expertises et parcours afin de pouvoir confronter les idées et construire la stratégie qui permettra à l’organisation de devenir ou rester leader dans un futur où le digital prend plus en plus de place et ceci pour tous les secteurs d’activité.

De grands changements dans les fiduciaires avec la digitalisation

La digitalisation amène à des changements importants dans le secteur fiduciaire. Des réductions de postes sont à prévoir dans le secteur administratif, mais ce changement offre également des opportunités avec une mise en valeur du conseil à valeur ajoutée. Des études dans le secteur montre que 60% du temps est passé à des tâches administratives et répétitives (principalement de la saisie). Avec la numérisation croissante de ces activités vont diminuer de manière significative au cours des prochaines années

Les changements offrent des opportunités

Les fiduciaires préparent les changements en cours et à venir. Selon les mêmes études, les répondants prévoient qu’en 2025, ils ne passeront presque plus de temps sur les activités administratives. Il n’y aura pas forcement de réductions d’activités mais ce temps sera investi principalement aux conseils stratégiques, à l’analyse humaine des informations et à l’acquisition de nouveaux clients.

Par conséquent, la numérisation offre des opportunités. La fiduciaire moderne est le conseiller financier externe et le partenaire d’affaires et non plus simplement une société faisant de la saisie comptable.

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Vous souhaitez des conseils ou découvrir des solutions pour avancer dans la digitalisation ?

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M&H Atlon Services – Votre partenaire pour les solutions RH

Nous sommes spécialisés dans le domaine de la gestion de temps, de la gestion de congés, la gestion de présence et l’ensemble du dossier RH. Nous vous proposons une gamme complète de solutions, adaptées à votre entreprise et à votre secteur d’activité. Les administrateurs, managers et utilisateurs peuvent ainsi accéder à leurs données à tout moment via à un portail sécurisé.

Une solution de gestion de la paie complète, puissante, efficace, qui s’adapte totalement à vous et non le contraire, une solution de gestion des heures, une solution de gestion des dépenses, une solution de dossier RH numérique ! C’était le défi de base et selon nos clients, nous l’avons relevé.

  • Gestion des salaires
  • Gestion des heures
  • Gestion des présences
  • Gestion des congés et absences
  • Gestion des dépenses (note de frais)
  • Gestion du dossier RH (dossier papier -> dématérialisé)
  • Statistiques
  • Sécurité et confidentialité
  • Souplesse et disponibilité
  • Support
  • Pas d’investissement de départ

Notre équipe de spécialistes fournit un travail précis et garantit la confidentialité et un niveau de sécurité élevé.

Nos services permettent de combiner les avantages d’un accès permanent aux solutions et aux données, tout en ayant la possibilité de compter sur l’assistance immédiate et professionnelle de notre équipe.

Une petite entreprise a généralement moins de support administratif en interne : M&H Atlon Services vous aide à vous recentrer sur votre cœur de métier en prenant en charge les tâches administratives liées à la vie de vos employés.

 Retour d’expérience

Prenons l’exemple d’une organisation de 25 employés où les relevés de temps sont saisis manuellement soit par les employés soit par leurs managers dans un fichier Excel. Dans des cycles de 8h par jour, il y a jusqu’à 8 pointages entre les entrées/sorties et les pauses. Admettons qu’il faille 1 minutes par employé et par jour pour noter par pointage sur un fichier Excel puis les reporter dans le système de paie (à nouveau environ 1 minute par pointage). Cela représente 8 minutes par jour, soit 3.33% de la durée d’une journée de 8h. Pour 25 employés représentant une masse salariale annuelle de CHF 1’500’000, le temps perdu pour collecter ces pointages correspond à près de CHF 50’000 par année ! A cela s’ajoute toute la gestion du personnel pour la gestion des cas particuliers ce qui peut encore faire doubler ce montant en fonction des cas. Les gains de nos solutions et de nos services permettent de nombreuses économies et une amélioration du service.

Dans un tel calcul, il faut prendre en compte les coûts directs (économie réalisée sur les systèmes, économie sur la masse salariale, …), et les coûts indirects (efficacité, productivité, risques légaux, taux d’erreur, …). Nos spécialistes sont à disposition pour calculer les améliorations que nous pouvons vous proposer.

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

Doc.SERIES – La gestion électronique de documents pour votre organisation

L’offre Doc.SERIES se décline aujourd’hui en différents produits :

  • Doc.SERIES PME : bureau électronique pour les PME, workflows métier dédiés pour les Avocats, fiduciaires, professions industriels, professions du bâtiment, intégrant un coffre-fort électronique.
  • Doc.SERIES Factures : espace de gestion électronique utilisant un moteur de workflow, un module de reconnaissance des éléments d’une facture, un coffre-fort électronique pour tous les métiers.
  • Doc.SERIES RH : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour archiver les dossiers des collaborateurs et permettre des accès sécurisés aux personnes pour consulter leurs fiches de paie.
  • Doc.SERIES Contrat : système permettant de faire circuler virtuellement des documents entre différentes personnes, entités, service pour une validation et/ou signature électronique.
  • Doc.SERIES Conseil : système permettant de partager en toute sécurité les documents liés à des séances (Conseil d’administration, séances d’entreprise, séances d’association, de fondation ou politiques).
  • Doc.SERIES Commune : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour les organisations publiques.

L’expertise de Doc.SERIES concrétisée par ses offres de dématérialisation déjà disponibles et la connaissance métier dans les domaines de la Finance, de la Fiscalité, de la RH, des organisations publiques et de la gestion opérationnelle vont permettre de bâtir une plateforme complète et intégrée de dématérialisation pour tous nos clients.

La plateforme Doc.SERIES permet la création de nouveaux services Cloud et de nouvelles offres pour le secteur public, les entreprises, et les PME 

Doc.SERIES intègre nativement la traçabilité des échanges ainsi que des modules pour les statistiques, le versionning, l’intégration à MS-Office, la gestion des droits, l’archivage à valeur probant et encore bien d’autres fonctions. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Digitalisation de la paie et du dossier RH

Transformation digitale, RH 2.0, bulletin de paie dématérialisé, dossier RH électronique, … Autant de thématiques qui touchent directement au sujet sensible de la relation « employé/employeur ».

Si cette tendance forte à la digitalisation des RH et de la paie peut impacter directement les processus internes et externes au sein de l’entreprise, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation en s’appuyer sur les outils logiciels et permettre une large optimisation et modernisation des organisations.

Simplification, sécurisation, clarification

Le domaine de la paie, de la gestion du temps et des activités, mais aussi la conservation des dossiers complets des collaborateurs tout en permettant un accès restreint à certaines informations est perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels, une réelle expertise afin d’apporter une solution digitale porteuse de progrès et d’optimisation.

Les avantages de la digitalisation sont nombreux (simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous). Dans cette évolution, le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le service RH et au final avec son employeur.

Heureusement, les technologies sont là pour permettre aux « ressources humaines » de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance. Les éditeurs de logiciels, participent activement aux évolutions majeures. Ils proposent des outils et des services d’externalisation, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs processus et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données, afin d’offrir aux RH toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Chaque année, ce type d’activité imprime, signe et met sous pli plusieurs milliers/millions de documents, la dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.

Pour mener à bien cet ambitieux projet, les spécialistes de la dématérialisation, de la gestion électronique de document pourront vous guider afin de vous proposer une solution à la hauteur de vos attentes.

L’activité Ressources Humaines entraine la production, le traitement et la gestion de multiples documents de toutes natures: contrats de travail, déclarations auprès des administrations, bulletins de salaire, arrêts de travail…

Notre solution apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents intervenants et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Le coffre-fort employeur hautement sécurisé assure la discrétion absolue qu’exige ce domaine si particulier. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

AtlonPmanager : La solution qui veut supprimer le papier dans les plannings et la gestion des activités

Gérez vos coûts de main-d’œuvre en temps réel. L’établissement du planning de votre entreprise devient un jeu d’enfant.

AtlonPmanager veut rendre aux patrons de petites et moyennes entreprises une ressource précieuse : « de temps ».

Gagnez du temps et de l’argent en éliminant la paperasserie pour la gestion des plannings, des horaires de vos employés. La solution vous permet de suivre les heures effectuées et les tâches faites de partout. Calculer automatiquement les totaux et identifier les problèmes. Vos employés sont alertés lors de la planification, ils peuvent en un coup d’œil consulter leur planning de n’importe quel endroit.

Plus d’information : http://www.atlonpmanager.ch

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch