Outsourcing local, la solution pour les PME et les startups

De nombreuses PME choisissent d’externaliser et de sous-traiter certaines activités. Ce choix permet de se concentrer sur ses activités, de se développer et d’améliorer la compétitivité de son entreprise. Les personnes clés des PME ont parfois la frustration de devoir passer plus de temps qu’ils ne le voudraient sur les tâches qui ne génèrent aucun revenu et qui ne sont pas au cœur de leur activité. La réponse pour de plus en plus de sociétés est d’externaliser ces fonctions.

Il est essentiel de bien coordonner ce processus et de choisir un ou plusieurs partenaires pouvant délivrer les services demandés mais aussi pouvant apporter des expertises nécessaires sur des sujets pointus. Ainsi, il peut être compliqué de déléguer certaines tâches de gestion à quelqu’un d’autre. Dans la quête des partenaires idéaux, plusieurs critères rentrent en ligne de compte. Le sous-traitant doit tout d’abord se profiler comme un partenaire de confiance. Que ce soit dans les tâches exécutées et dans la discrétion qui doit entourer la collaboration. Ainsi, des prestataires sérieux sauront garantir une confidentialité totale. Le deuxième critère est la durabilité. Sur le long terme, les relations de travail les plus profitables se tissent et commence à rimer avec prospérité.

 Une raison également d’externaliser certaines tâches est la réduction des coûts. A juste titre, car engager une ou plusieurs personnes peut revenir à des montants importants chaque année, sans parler des dépenses liées (recrutement, logiciels, formation, suppléance, gestion, …). On estime à plus de 30% l’économie réalisée en externalisant les tâches administratives non stratégiques plutôt que de recruter et d’internaliser les ressources. 

Externaliser sa comptabilité, la gestion des salaires, le suivi des ressources humaines, la gestion de l’informatique, le suivi des assurances, les aspects juridiques et contractuels, les achats non stratégiques, le secrétariat et les tâches administratives comme la gestion du courrier, permet de focaliser les forces à l’interne sur son métier de base et ses projets d’innovation. Dans toutes les phases de croissance ou de stabilité, cette option présente donc des avantages certains.

 Aujourd’hui, les solutions proposées sont bien évidement des compétences humaines, mais aussi des solutions technologiques sous forme de plateforme afin que les entreprises puissent collaborer facilement avec leurs partenaires et puissent interagir agilement. L’accès aux informations se fait en temps réel 24/24 et permet également de mettre les bons documents aux bonnes personnes afin de digitaliser et d’optimiser également ces tâches externalisées.

 Les solutions technologiques de M&H Atlon Services sont simples d’utilisation. Elles vous aideront à relever les défis auxquels vous faites face quotidiennement, telles les exigences croissantes et les besoins en conformité légale de plus en plus complexes par exemple. Nous nous chargeons aussi de trouver vos partenaires qui exploiteront les plateformes et qui vous permettront de vous concentrer sur votre cœur d’activité et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch frederic.matthey.doret@gmail.com

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Les échanges d’informations au sein des conseils d’administration

Avec ce grand nombre de documents nécessaires pour la tenue des réunions du conseil, l’utilisation de supports papier est un processus long et pas pratique. Ces multiples papiers très confidentiels ne sont pas sécurisés. Un document peut tomber ou être oublié dans un lieu public.

Certaines organisations ont choisi de communiquer par email pour éliminer le papier. Cependant, avec l’utilisation de services de messagerie, les données qui y transitent ne sont pas chiffrées. Des manipulations ou des erreurs peuvent provoquer des transferts d’informations à des personnes ne devant pas accéder à des données confidentielles.

Le conseil d’administration doit montrer l’exemple en matière de gestion des risques. Cependant ces entités utilisent parfois des outils archaïques, des supports papier et des emails non sécurisés ; ce qui présentent des risques majeurs pour les informations les plus confidentielles. Les outils de dématérialisation proposent aujourd’hui une sécurité satisfaisante, néanmoins certains administrateurs refusent leur utilisation par simple résistance au changement, mettant ainsi en péril les données sensibles de l’organisation.

Équiper le conseil d’administration d’un portail dématérialisé permet de mettre à disposition des administrateurs et du conseil, une plateforme simple et pratique pour optimiser la gestion, introduire les nouvelles technologies avec des fonctionnalités efficaces et des outils pratiques tout en renforçant la sécurité des données.

Un portail digitalisé pour le conseil d’administration permet de regrouper toutes les opérations de gestion, les réunions et les documents dans un espace sécurisé. Toute communication se déroule à l’intérieur de la plateforme sécurisée, ainsi le risque de perte ou de vol d’un papier confidentiel est éliminé.

Un conseil digitalisé permet d’assurer un suivi de l’information et d’en contrôler l’accès offrant donc une meilleure sécurité des données du conseil à l’interne comme à l’externe.

 

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

 

L’externalisation des tâches administratives, une source de création de valeur

L’externalisation des tâches administratives d’une entreprise revient à sous-traiter auprès d’un tiers l’exécution de tout ou une partie des opérations de gestion administrative. Parmi les tâches les plus souvent confiées, on trouve la tenue de la comptabilité générale et analytique, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, la gestion des encaissements et des contentieux, la mise en place d’indicateurs pour le pilotage de l’entreprise. Nous trouvons aussi des tâches comme la gestion des courriers entrants, la gestion des notes de frais.

Les entreprises ne peuvent souvent pas se doter du personnel spécialisé pour effectuer ces travaux, car ils n’ont pas assez de substance pour avoir des spécialistes à 100% pour chacune de ces activités. De plus les sociétés doivent se focaliser sur le cœur de leur activité et se dégager des nombreuses tâches administratives. L’externalisation permet aussi de se décharger de certaines responsabilités, d’être certain que les tâches seront faites selon un cadre contractuel, de gagner en tranquillité afin de mettre son énergie sur ses affaires.

Ces tâches administratives peuvent être faites de manière traditionnelle, c’est-à-dire manuellement et avec un flux de documents papiers importants, ou par des prestataires utilisant des outils technologiques, moderne afin de gagner en efficacité. Ces nouveaux outils permettent de communiquer sans devoir transmettre les documents papiers, ils permettent d’automatiser la saisie, d’accéder de manière simple et transparente aux informations, de réduire le temps de traitement, donc de réduire les coûts afin de proposer du conseil et des services permettant aux entreprises de se développer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Les systèmes de gestion pour les PME doivent être innovants

Dématérialisation, application mobile, Cloud, tels sont les principaux défis que les PME doivent appréhender dans la digitalisation des processus administratifs. Combiner ses besoins de développement à la technologie numérique, relève d’un choix stratégique. Les dirigeants des PME se situent au tournant de la transformation de leurs activités où ils sont les principaux acteurs du dispositif de digitalisation.

Les solutions comptables doivent couvrir tous les besoins selon la législation suisse, y compris les normes de transfert des fichiers bancaires. La gestion des salaires doit avoir les transferts automatiques avec les différents partenaires. La gestion des stocks doit être automatisée. Le pilotage doit pouvoir se faire en mobilité tout en offrant aux clients des places de marchés multiples (e-commerce, App’s, magasin avec gestion des caisses, …). La conduite d’une PME doit pouvoir se faire sans papier. Les modules spécifiques aux métiers doivent se connecter aux systèmes de base.

La vitesse de traitement des opérations financières doit être considérablement augmentée grâce aux solutions de saisie automatique et à l’optimisation des processus amont. C’est le travail quotidien de M&H Atlon Services.

Les solutions sont conçues par nos équipes et nos partenaires, Elles sont mises en place par nos consultants et experts. Grâce à nos partenaires en suisses, nous pouvons vous proposer une solution intégrée comprenant à la fois la mise en place de votre solution de gestion d’entreprise, mais aussi la gestion comptable et administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur d’activité. La customisation permet de répondre précisément aux besoins de chaque entreprise.

Renseignements : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Digitalisation des RH

La digitalisation dans les entreprises répond à deux besoins : le premier qui est de rendre la fonction RH digitale et d’orienter ses services aux collaborateurs, la seconde, être le fer de lance de la digitalisation des métiers, en gérant les projets de digitalisation.

La digitalisation, au-delà des nouvelles fonctionnalités qu’elle permet, impacte fortement et durablement les services RH :

  • Nouvelles formes d’apprentissage (MOOC, classes virtuelles, …),
  • Nouvelles relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement, de gestion des notes de frais, de gestion des tâches, communication multicanale, développement de l’instantanéité, …)

La digitalisation va bien plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, cours online (MOOC), workflows automatiques, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH.

La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer aux salariés des outils modernes, fiables, simples et performants.

Les habitudes des salariés évoluent, avec une présence permanente de la digitalisation dans leur quotidien. Les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi leur entreprise ne peut leur offrir un même niveau de service et de réactivité que celui qu’ils ont dans leur vie personnelle.

Les entreprises doivent s’adapter à ces évolutions et à ces demandes. Digitaliser ses processus RH est une démarche importante nécessitant de repenser son organisation. M&H Atlon accompagne chaque jour des entreprises dans leur démarche de digitalisation, de l’analyse de l’existant et des impacts, à la mise en place de plan d’action et solutions adaptées à chaque entreprise.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch / http://www.atlon.ch

 

Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

L ‘administrateur « digital »

Il y a eu de plus en plus de nominations de membres spécialistes du « numérique » dans les conseils d’administration depuis plusieurs mois. L’objectif pour les entreprises est de ne pas rater la révolution digitale. Le rôle de cet administrateur est de s’assurer que l’organisation de l’entreprise optimise le numérique et l’exploite comme un véritable atout concurrentiel. Un rôle essentiel alors même que la révolution numérique provoque une vraie rupture dans la société, aussi bien dans les canaux de distribution, dans les nouveaux services, dans la gestion des risques ou dans l’optimisation des flux administratifs internes.

A l’échelle mondiale, moins de 20% des administrateurs d’entreprises déclarent que leur conseil d’administration était « sponsor » d’une initiative digitale. Par contre, même sans ces compétences, la majorité des administrateurs considèrent que le business modèles de l’entreprise fera face à une forte « disruption » au cours des 5 prochaines années. Il est donc nécessaire d’avoir des administrateurs capables de maitriser ces sujets afin de positionner l’entreprise pour les défis d’aujourd’hui et de demain. Il n’est pas raisonnable de laisser cette tâche uniquement aux équipes opérationnelles.

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Dans un conseil, il devient primordial de disposer de capacité à développer une vision exhaustive des disruptions dans le secteur concerné. Des entreprises n’hésitent pas à intégrer des profils venant d’autres secteurs, mais présentant un ensemble de compétences jugées clefs pour leur activité au cours des dix prochaines années. Ce type d’approche permet également d’enrichir les discussions avec le management en se focalisant sur les compétences et enjeux de demain.

Un conseil via un ou plusieurs spécialistes doit être en mesure de comprendre la manière dont le digital impacte chaque étape de la chaîne de valeur. Par exemple, pour une entreprise comprendre l’impact d’une applications mobiles de son ergonomie et de l’expérience utilisateur, sur les clients et sur la consommation de ceux-ci, tout en réduisant de manière significative la charge commerciale et logistique interne. 

A l’heure actuelle, le défi reste loin d’être gagné, et les grandes entreprises ont même du mal à intégrer les moins de 50 ans au sein de leurs conseils d’administration. L’âge moyen des administrateurs des sociétés côtés est bien supérieur à 50 ans.

Les entreprises doivent anticiper et se doter d’un conseil d’administration pluridisciplinaire avec différentes expertises et parcours afin de pouvoir confronter les idées et construire la stratégie qui permettra à l’organisation de devenir ou rester leader dans un futur où le digital prend plus en plus de place et ceci pour tous les secteurs d’activité.