Digitalisation de la paie et du dossier RH

Transformation digitale, RH 2.0, bulletin de paie dématérialisé, dossier RH électronique, … Autant de thématiques qui touchent directement au sujet sensible de la relation « employé/employeur ».

Si cette tendance forte à la digitalisation des RH et de la paie peut impacter directement les processus internes et externes au sein de l’entreprise, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation en s’appuyer sur les outils logiciels et permettre une large optimisation et modernisation des organisations.

Simplification, sécurisation, clarification

Le domaine de la paie, de la gestion du temps et des activités, mais aussi la conservation des dossiers complets des collaborateurs tout en permettant un accès restreint à certaines informations est perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels, une réelle expertise afin d’apporter une solution digitale porteuse de progrès et d’optimisation.

Les avantages de la digitalisation sont nombreux (simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous). Dans cette évolution, le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le service RH et au final avec son employeur.

Heureusement, les technologies sont là pour permettre aux « ressources humaines » de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance. Les éditeurs de logiciels, participent activement aux évolutions majeures. Ils proposent des outils et des services d’externalisation, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs processus et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données, afin d’offrir aux RH toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Chaque année, ce type d’activité imprime, signe et met sous pli plusieurs milliers/millions de documents, la dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.

Pour mener à bien cet ambitieux projet, les spécialistes de la dématérialisation, de la gestion électronique de document pourront vous guider afin de vous proposer une solution à la hauteur de vos attentes.

L’activité Ressources Humaines entraine la production, le traitement et la gestion de multiples documents de toutes natures: contrats de travail, déclarations auprès des administrations, bulletins de salaire, arrêts de travail…

Notre solution apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents intervenants et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Le coffre-fort employeur hautement sécurisé assure la discrétion absolue qu’exige ce domaine si particulier. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

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Opportunités pour la digitalisation des fiduciaires

Les fiduciaires sont très fortement touchés par la numérisation de l’économie, premièrement pour leur propre entreprise, mais aussi pour leurs clients qui sont fortement impactés par le passage au numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés ?

 

La numérisation des documents et des factures

La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. Les solutions de numérisation des documents, de gestion électronique des documents et d’échanges de documents via des plateformes deviennent inévitables. Ces solutions permettent un travail collaboratif et des accès simple et rapide aux informations qui sont partagées en temps réel.

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La gestion de la paie et des ressources humaines

Les solutions modernes doivent permettre les interactions entre les services RH (internes ou externes) et permettre une communication informatique avec les différentes institutions (impôts à la source, caisse AVS, …). Les solutions doivent au-delà de la gestion de la paie (fixe, variable, correction, données périodiques, …), permettre de gérer les données RH des employés telles que les évolutions de carrière, les profils des postes, la gestion des compétences, le suivi des formations et qualifications, CV’s etc… en permettant aux employés d’accéder aux informations utiles de manière confidentielle via un coffre-fort du collaborateur.

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La gestion du temps et l’enregistrement du temps de travail

Les fiduciaires sont souvent appelés à conseiller les clients dans la gestion de leurs entreprises. Ils doivent aussi mettre en garde les clients des nouvelles dispositions légales et apporter des solutions pour faciliter la vie de leurs clients. Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, en Suisse, depuis le 1er janvier 2016 quelques adaptations ont eu lieu, et l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige les entreprises de tenir à disposition des autorités les données d’enregistrement du temps de travail de chaque employé, soit la durée quotidienne et hebdomadaire et les horaires de travail effectivement fournis, ainsi que les pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.

Les solutions doivent apporter la réponse à cet élément, mais en plus il semble essentiel pour toutes les entreprises de disposer d’une solution plus évoluée qui permettra la planification précise des tâches et des projets, la gestion et le suivi des activités, l’imputation des heures à des clients et des projets afin de pouvoir analyser l’activité précise des entreprises.

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La modernisation des systèmes

En Suisse, il existe de multiples petites structures qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. il faut moderniser le processus de travail et proposer à ces fiduciaires et à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité, pour la gestion des documents et des échanges d’informations, mais aussi pour gérer la paies et les fiches salaires des collaborateurs. Il est nécessaire de trouver des prestataires de références pour accompagner l’ensemble des entreprises dans ces approches et dans la modernisation des systèmes.

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Choisir la bonne solution

Les prestations de service d’une fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, les logiciels à mettre en œuvre doivent permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations. Dans l’idéal, la fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète.

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Echange des dossiers sur solutions mobiles et consultations des indicateurs clés

Pour finir, la fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients. Ce portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration. Il permet aussi d’accéder aux indicateurs clés de l’entreprise (chiffre d’affaire, ventes, charges, le cash-flow, les évolutions des marges, …). Ce portail fiduciaire est disponible depuis un ordinateur et un navigateur Internet, mais aussi depuis des appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance.

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Conclusion

La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent les entreprises changent fondamentalement nos modèles d’affaires. Avec la bonne solution, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité. Les technologies Cloud et mobiles offrent des avantages essentiels en matière d’innovation, de productivité et d’efficacité.

La solution informatique pour vos RH

L’expertise RH en Suisse à votre service

Le nombre d’évolutions de la réglementation et de sa complexité est croissant. Dans ce cadre, le respect de la conformité de la paie est devenu un enjeu financier et social. Pour garantir conformité et efficience au meilleur coût, nous vous proposons des outils adaptés à toutes les entreprises.

Les solutions de gestion de la paie prennent en compte la réglementation (législation, conventions collectives ou accords d’entreprise) et son évolution avec différents niveaux de personnalisation. Elle facilite le contrôle de conformité et assure des gains de productivité. La prise en compte des aspects du contrôle du temps, de la bonne attribution des ressources et du suivi précis de l’ensemble de l’activité est aujourd’hui une nécessité pour tout chef d’entreprises que la société occupe 3 collaborateurs ou des centaines.

Objectifs

  • Prise en compte de la réglementation
  • Respect du format des livrables de Paie
  • Personnalisation des solutions pour intégrer vos accords et les spécificités de votre entreprise
  • Productivité des services administratifs
  • Fonctions de saisies décentralisées et contrôlées
  • Fonctions de contrôles de la Paie
  • Alimentation automatique des systèmes périphériques à la paie (déclarations sociales, comptabilité, reporting, etc.)

Avantages de la solution

  • Gestion des contrats
  • Gestion du dossier administratif
  • Contrôle du temps de présence et des activités
  • Gestion des notes de frais
  • Gestion de tous les éléments de rémunération (salaire horaire, forfait, primes forfaitaires ou liées à l’activité, etc.)
  • Gestion des déductions (AVS, Impôts, LPP, LAA, APG, …)
  • Gestion des indemnités
  • Génération des éléments comptables de la paie (fichier comptabilité standard)
  • Génération des livrables de paie (décompte de salaire, états récapitulatifs, journaux) sur des coffres-fort du collaborateur et des ressources humaines
  • Solution accessible en mode SaaS – Cloud en Suisse
  • Veille légale pour anticiper, interpréter et communiquer auprès de nos clients les évolutions de la réglementation
  • Maintenance légale pour garantir la conformité de la paie
  • Exploitation de la paie et production des livrables dans le respect des délais impartis
  • Proposition d’amélioration métier au travers des évolutions fonctionnelles de solutions

Toutes les informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

 

Digitalisation des conseils d’administration

Les Comités de Direction et Conseils d’Administration sont des organes essentiels au sein d’une entreprise. On y échange des informations et des documents déterminants, qui influent sur la stratégie et l’avenir d’une entreprise.

Ces informations possèdent un caractère sensible et l’on mesure aisément à quel point il est primordial de protéger leur confidentialité. Il est indispensable de savoir que les propos tenus dans le cadre privé des séances de gouvernance ne seront divulgués ni à l’extérieur, ni au reste de la société.

L’efficacité constitue l’essence même de ces séances stratégiques. Pour ce faire, il est essentiel de permettre à chacun d’accéder aux documents et aux informations actuels et passés avec des outils appropriés et intuitifs pour préparer les séances.

Doc.SERIES propose une solution globale pour dématérialiser et piloter de bout en bout la tenue des séances et assurer un partage sécurisé de la documentation sensible associée.

Doc.ECM dans sa configuration « comité » simplifie le travail des équipes en charge d’organisation des réunions, de sécurisation du cycle de vie des documents. Une fois les travaux préparatoires réalisés et les droits d’accès aux documents définis, toutes les informations sont centralisées, consultables sur tablettes numériques par les ayants droits avants, pendant et après la séance. Des outils de collaboration sont également mis à leur disposition pour favoriser l’interaction entre les membres. A la fin de la séance, l’ensemble des documents et des décisions prises par les administrateurs est consigné et archivé électroniquement dans un référentiel centralisé.  Ce processus permet de garantir la conformité des travaux réalisés.

Au-delà de la simplicité d’utilisation côté préparation, la solution améliore l’efficacité en offrant un accès illimité et sécurisé à l’information à travers une interface intuitive. Les membres peuvent accéder aux informations à tout moment peu importe le lieu et ceci en toute sécurité.

En supprimant la circulation des dossiers au format papier ou leur diffusion par email, la solution assure la confidentialité des documents et des informations sensibles. Les échanges et accès à l’information sont liés à des autorisations spécifiques pour chaque utilisateur et sont sécurisés.

La solution apporte une réponse efficace pour moderniser la tenue des séances et les aborder sous l’angle de la dématérialisation, de la sécurité et de la mobilité.

Les autres services de l’entreprise pourront également bénéficier des autres modules de gestion électronique de documents de Doc.SERIES pour optimiser le traitement et l’organisation interne.

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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La dématérialisation et la GED pour les avocats

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, des processus liés aux documents et l’archivage des documents afin de traiter les dossiers de manière électronique.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une grande quantité de documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, de les distribuer, de les assembler et de les stocker.

Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions. Elles offrent dès l’étape de numérisation l’ensemble des fonctionnalités nécessaires aux avocats.

Ces solutions de numérisations s’interfacent simplement avec les solutions GED, par exemple Doc.SERIES. Grâce à la numérisation et aux solutions Doc.SERIES, la dématérialisation est un atout dans l’organisation des avocats. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics, la circulation des documents se fait simplement et en finalité c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite conserver sous forme électronique.  

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Gestion et suivi de soins à domicile

Que ce soit en parcourant les couloirs d’un hôpital ou pour des visites et des soins à domicile, nos solutions sur tablette deviennent rapidement un outil de productivité inestimable pour les médecins, les infirmières et le personnel soignant. Accéder en temps réel aux dossiers du patient, remplir sa fiche d’intervention, conserver à portée de main les documents de référence tels que les aides diagnostiques et tout ceci sans le moindre document papier.

Les tablettes permettent de collecter, conserver et extraire facilement et efficacement des dossiers détaillés de patients, afin d’accélérer le flux de travail global d’administration des soins.

Notre solution sur tablettes aide les médecins, les infirmières et le personnel soignant à s’organiser, à collecter des éléments vitaux, à automatiser la distribution des documents saisis et à rechercher des informations.

Libérez le personnel soignant en le dotant d’un outil adapté à leurs besoins. Une application fonctionnant sur tablette, qui permet aux docteurs et personnel soignant de remplir leurs formulaires ou d’accéder aux différentes informations utiles. Vous saisissez directement vos formulaires sur votre tablette (sans devoir faire de la ressaisie), plus besoin d’imprimer des documents, de les scanner ou de les classer, tout se fait de manière simple et intuitive depuis la tablette.

Plus d’informations : frederic.matthey@atlon.chhttp://www.atlon.ch

 

La gestion électronique de documents comme outil stratégique pour les entreprises

Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour les organisations dès 3 à 5 collaborateurs. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. Digitech dispose d’une solution pour toutes les tailles de sociétés à un prix très avantageux.

AIRS – Offre avantageuse et ouverte à toutes entreprises

La solution est déployée facilement pour toute taille d’entreprise. Digitech propose différentes offres afin de répondre de manière adaptée aux organisations dès 3 collaborateurs jusqu’aux multinationales avec plusieurs milliers d’utilisateurs. Les paramétrages particuliers permettent d’avoir un outil unique qui s’adapte à votre organisation sans changer vos habitudes. Avec AIRS.Box, vous bénéficiez d’un retour sur investissement très rapide et facilement démontrable. Demandez des informations, de la documentation ou une présentation à nos spécialistes : info@digitech-sa.ch

Voilà ce que peut faire AIRS pour vous

AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une entreprise, que ce soit des factures fournisseurs, des bons de commandes, des contrats, des papiers administratifs ou tout type de documents et de courriers entrants et sortants. La solution permet un classement efficace, un archivage, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment. Les différents modules de la suite AIRS permettent de gérer les documents bureautiques, les mails, de reconnaître les différents champs des documents de manière automatique, ce qui offre un gain de confort et un retour sur investissement très rapide pour toutes organisations, grandes comme petites.

La solution AIRS permet entre autre

  • D’archiver et de gérer les documents sous forme de dossiers; 
  • De distribuer les documents aux bonnes personnes et de gérer les délais ; 
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide; 
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails; 
  • De numériser l’ensemble des documents papiers; 
  • De tracer les actions faites sur les documents; 
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. 

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable.   

Nous vous invitons à consulter notre site Internet :

http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

info@digitech-sa.ch