EXTERNALISATION DE LA GESTION DE CERTAINS PROCESSUS – QUELS SONT LES GAINS

L’externalisation des processus revêt une importance capitale dans l’optimisation de l’organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, nous proposons une prise en main externalisée de vos processus internes. En confiant la gestion de vos documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement.

Différents avantages liés à la gestion des processus internes par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide
  • Reconnaissance et saisies des informations en lien avec le contexte du document (factures, RH, contrats, notes de frais, autres courriers, …)
  • Réduire les délais
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux interlocuteurs habilités
  • Archiver les documents de manière conforme à la loi

Après leur numérisation, la classification et l’indexation, le système distribue le document à la bonne personne de votre organisation via des workflows correspondant parfaitement à vos besoins. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnel, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, mais aussi les traitements liés au processus et recevoir les alertes selon les types de documents.

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. Nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

Nous pouvons vous aider à organiser vos processus ou vous aider à les externaliser en fonction de vos besoins.

Plus d’informations sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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L’externalisation, une manière d’optimiser vos coûts tout en garantissant la qualité

L’externalisation de la gestion des processus revêt une importance capitale au sein des services d’une organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, en passant par la gestion des factures fournisseurs, des dossiers clients, des dossiers fournisseurs ou des contrats, M&H Atlon et Doc.SERIES propose une prise en main externalisée de vos processus. En confiant la gestion de certains documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement et à l’instruction de vos dossiers.

L’externalisation des processus liés aux courriers et documents est au cœur de l’activité des sociétés rattachées à M&H Atlon qui innovent afin de s’appuyer sur les dernières technologiques afin de fournir les meilleures solutions possibles à ses clients. Notre proposition se base sur l’innovation et 20 années d’expérience dans les processus de gestion avec ses propres méthodologies et ses professionnels spécialisés afin de servir les marchés locaux et internationaux.

La dématérialisation des documents ne concerne pas seulement les compagnies d’assurances, les agences immobilières ou les opérateurs télécoms. Ces sociétés génèrent effectivement un volume non négligeable de documents, où la dématérialisation prend tout son sens ; Mais ne nous fions pas aux apparences, toutes les entreprises, y compris les PME, peuvent être amenées à gérer un volume de papier important.

Généralement les courriers ou documents traités sont des courriers d’entreprise liés à la relation client (contrats, formulaires, chèques, coupons…) ou à la finance (factures). Mais cette liste est non exhaustive, de plus en plus les sociétés dématérialisent également les lettres de voiture, les fiches qualité, les bons de livraison, les fiches produit, les attestations… A la clé, c’est disposer de tous ses documents à l’écran et non en pile sur le bureau ou en classeur !

Différents avantages liés à la gestion des processus par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide avec des processus pour le contrôle qualité
  • Réduire les délais (traitement le jour de leur réception)
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux ayants droits

Après leur numérisation, vous pouvez consulter tous vos documents sur un site dédié et sécurisé. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnels, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, …

L’avantage financier n’est pas le seul à prendre en considération !

Evidemment la première volonté des entreprises est de réaliser des économies rapidement. On estime que la période d’amortissement d’une externalisation documentaire se situe entre 2 et 6 mois selon les volumes confiés. Bien sûr, ce type de projet en interne n’est pas à prendre à la légère et il se doit d’être mené de bout en bout par un chef de projet convaincu du bénéfice à long terme. A l’issue de cette mise en place, on assistera à une accélération des processus métier, une amélioration de la traçabilité des documents et donc de l’image de la société. Outre un impact positif sur les ventes, c’est avant tout la possibilité de répondre aux demandes clients avec une meilleure réactivité.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch

 

 

Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Externaliser la gestion de vos courriers

Les avancées technologiques auraient pu faire mourir le courrier papier, mais au lieu de cela on ne constate pas une diminution significative des courriers papier au sein des entreprises. Ce moyen de communication continue d’occuper une place prépondérante par rapport aux autres types de communication. De nombreuses entreprises prennent conscience que la gestion du courrier devient de plus en plus coûteuse et chronophage. Elles recherchent des moyens alternatifs pour éviter que ces coûts et que la gestion des courriers papiers ne pénalisent la compétitivité.

Les avantages

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. En prenant en charge cette tâche, nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

« L’externalisation de votre courrier entrant permet un gain d’efficacité et une réduction des coûts. »

Les gains importants

Combien dépensez-vous pour votre service courrier ? La plupart des entreprises sont dotées de personnes qui gèrent la réception, le tri, la distribution des courriers, et en fin de processus le classement et l’archivage. Ces tâches logistiques ont un coût élevé et consomment un temps précieux. Les dépenses administratives et imputables au service courrier sont en constante augmentation, alors que la tendance est aux restrictions budgétaires et à l’optimisation. Avec notre solution les entreprises peuvent économiser jusqu’à 50% sur ce poste tout en garantissant un service optimal non dépendant d’une personne absente dans votre entreprise.

Le service en quelques mots

Nous mettons en œuvre pour vous une nouvelle organisation du courrier fondée sur les principes simples suivants :

  • Professionnaliser la réception, le tri des plis, leur numérisation et l’indexation des documents
  • Mettre en œuvre les flux et l’acheminement
  • Prioriser le traitement des courriers recommandés, et distinguer le traitement de documents sensibles
  • Mettre en œuvre des processus respectant l’archivage égal permettant de supprimer le papier de manière conforme à la loi
  • S’engager sur les heures de mise à disposition des courriers numérisés

En conclusion

La réduction des délais de traitement impose une distribution dématérialisée performante du courrier sur les différents sites des entreprises et des administrations. Avec notre hub courrier, nous vous proposons une organisation et des solutions de traitement fiable et rapide pour traiter vos courriers entrants de manière dématérialisée au meilleur prix.

Prenez contact avec nous : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS COURRIERS

Les entreprises et les organisations reçoivent tous les jours une grande quantité de courrier qu’il s’agit de trier et de distribuer aux destinataires. La diversité des envois ajoute à la complexité de la tâche car au-delà de la distribution il faut les classer dans les dossiers respectifs et gérer le suivi (réponse). Si certaines affaires peuvent être réglées séance tenante, d’autres, en revanche, doivent suivre des procédures prédéfinies.

Les documents s’entassent à chaque poste de travail et il arrive régulièrement que des documents demeurent introuvables parce qu’ils ont été classés dans le mauvais dossier, ou que des délais ne soient pas respectés. A cela s’ajoute l’impossibilité d’avoir une vue d’ensemble sur la situation actuelle.

Doc.SERIES propose une solution électronique à ce problème. Le courrier entrant est numérisé à l’aide d’un scanner (ou d’un copieur multifonction). Bien entendu, il est également possible de traiter des e-mails. Les documents ainsi préparés sont automatiquement attribués au dossier du destinataire désigné et placés dans sa boîte aux lettre électronique de réception. Le traitement peut avoir lieu en gérant le statut, les délais de traitement et la réponse apportée. Il peut également être remis à d’autres personnes pour traitement ou pour information.

Avec cette solution vous gagnerez un temps précieux, vous pourrez supprimer la gestion papier des courriers (en les détruisant), vous retrouverez instantanément les informations tout en ayant des outils de suivi.

En complément, si vous souhaitez ne plus gérer le processus logistique de réception, tri et acheminement des papiers, vous pouvez externaliser l’ensemble du processus de gestion du courrier.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La dématérialisation et la GED pour les avocats

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, des processus liés aux documents et l’archivage des documents afin de traiter les dossiers de manière électronique.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une grande quantité de documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, de les distribuer, de les assembler et de les stocker.

Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions. Elles offrent dès l’étape de numérisation l’ensemble des fonctionnalités nécessaires aux avocats.

Ces solutions de numérisations s’interfacent simplement avec les solutions GED, par exemple Doc.SERIES. Grâce à la numérisation et aux solutions Doc.SERIES, la dématérialisation est un atout dans l’organisation des avocats. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics, la circulation des documents se fait simplement et en finalité c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite conserver sous forme électronique.  

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch 

Doc.Series – l’outil qui révolutionne la gestion administrative des courriers à la portée de toutes les organisations

Aujourd’hui, la majorité des courriers sortants de l’entreprise sont des e-mails, mais la majorité des courriers entrants sont encore des courriers au format papier. La gestion manuelle de cette masse de courriers papiers est source d’erreurs, de retard et de perte de temps. Cette manière de travailler peut être avantageusement remplacée par des solutions de dématérialisation des courriers et de gestion électronique de documents. Une fois le document entrant scanné, la solution permet le tri automatique, l’indexation semi-automatique, la protection et la distribution automatisée du courrier. Cette manière moderne de gérer le courrier permet un retour sur investissement rapide, offre un archivage intelligent sans papier, optimise la distribution de l’information, et donc un gain de temps certain pour l’ensemble de l’organisation.

Aujourd’hui, il y a de plus en plus d’entreprises que la dématérialisation intéresse. Ces dernières années, nous sommes en effet arrivés à des aberrations, et notamment celle de faire des documents sous Word, donc déjà au format numérique, que nous imprimons pour les classer au format papier. Une entreprise gérant une centaine de courriers entrants par jour qui distribue, qui classe, qui recherche ses documents papiers, c’est concrètement une poste de 20 à 40% de temps passé en gestion administrative du papier.

Afin de pouvoir répondre à l’ensemble des entreprises dès 3 collaborateurs mais également aux grande entreprises possédants plus de mille personnes utilisant les outils informatiques, pour que celle-ci puissent passer à la dématérialisation à un coût en rapport avec la capacité d’investissement, Doc.Series a été inventé. Cette solution vous permettra de travailler de manière simple et efficace pour répondre aux défis d’aujourd’hui et de demain.

 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch

 

La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de Gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour la gestion du bureau communal, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, fax, documents Office, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.

Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents et courriers dans une « armoire électronique », par affaire, par projet, par citoyen, par fournisseur tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents, et des tâches liées aux documents.

Les courriers entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Avec une GED vous augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes;
  • Réduction des délais de traitement des documents;

Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :

  • Facilité de partager des documents;
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques);
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document;

Avec une GED vous sécurisez vos documents:

  • Contrôle d’accès aux documents;
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents ;
  • Confidentialité;
  • Actions limitées sur les documents.

AIRS.Commune – Un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Numérisez simplement vos courriers (avec reconnaissance des documents et classification semi-automatique) ;
  • Classez et retrouvez vos documents dans un dossier en toute simplicité ;
  • Classez tout type de documents: numérisés, e-mails, bureautiques, etc. ;
  • Intégration complète dans la Suite Office;
  • Affichez directement les documents d’un dossier ou d’un sous-dossier;
  • Recherchez facilement les documents par un moteur de recherche puissant multicritères et plein texte;
  • Protégez l’information de votre commune;
  • Optimisez vos processus de diffusion;
  • Gérez les délais de traitements et de réponse des documents ;
  • Assurez la traçabilité et l’historisation de l’ensemble des documents;

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

 

Digitech SA Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch – +41 (0)21 635 01 04