Avocats : La dématérialisation et la gestion électronique de vos documents et dossiers

La numérisation des documents des cabinets d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation qui complétée par des solutions de gestion électronique de documents (Capture, Workflow et archivage) assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.

Aujourd’hui, la plupart des cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus.

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que la majorité des cabinets d’avocats ne sont pas équipés d’un système permettant de gérer l’ensemble du dossier de manière électronique. Alors, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED) spécialisée dans le métier.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour des documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker.

Des solutions de numérisation existent, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions, dont les cabinets sont largement équipés. Ces solutions s’interfacent avec les solutions de gestion électronique de documents, dont certaines offres des paramétrages spécifiques pour les avocats (Doc.SERIES). Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite consulter et envoyer aux parties concernées.

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Des bonnes raisons de dématérialiser vos documents avec Doc.SERIES

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

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La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

La solution de gestion électronique de documents Suisse pour les avocats

Les cabinets d’avocats sont souvent équipés de systèmes de Gestion pour le Cabinet (facturation, temps passé, etc.), mais aujourd’hui un cabinet doit de plus en plus apporter des solutions aux collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des pièces relatives à une affaire (emails, courriers, FAX, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une étude d’avocats et pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé Doc.SERIES pour les avocats. De nombreux avocats ont déjà choisi cette solution pour leur plus grande satisfaction.

L’avocat peut gérer l’ensemble de ses affaires dans une « armoire électronique » par client, par mandat tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents et des tâches liées aux documents.

Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

4 bonnes raisons de dématérialiser vos documents

Augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

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Doc.SERIES pour avocat

Un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Classez et retrouvez vos documents dans un dossier en toute simplicité
  • Classez tout type de documents : numérisés, e-mails, bureautiques, etc.
  • Intégration complète dans la Suite MS-Office
  • Affichez directement les documents d’un client ou d’une affaire
  • Recherchez facilement les documents par un moteur de recherche puissant
  • Protégez l’information
  • Optimisez vos processus de distribution et de gestion de vos documents
  • Gérez les délais de traitements et de réponse des documents
  • Assurez la traçabilité et l’historisation de l’ensemble des documents

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet :

http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour nous contacter ou nous faire parvenir vos suggestions :

info@digitech-sa.ch

La dématérialisation et la GED pour les avocats

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, des processus liés aux documents et l’archivage des documents afin de traiter les dossiers de manière électronique de manière efficace.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une grande quantité de documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, de les distribuer, de les assembler et de les stocker.

Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions. Elles s’interfacent simplement avec les solutions GED, par exemple Doc.SERIES. Grâce à la numérisation et aux solutions Doc.SERIES, la dématérialisation est un atout dans l’organisation des avocats. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics, la circulation des documents se fait simplement et en finalité c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite conserver sous forme électronique.  

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch et http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch