Gestion des documents et des informations dans les communes

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver les documents le plus souvent sans être dans les locaux de l’administration.

1)   Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Nous avons conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

2)   La solution de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d’amélioration de vos processus internes. Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, transport et transmission à de multiples personnes pour la validation. Avec nos solutions, nous proposons d’optimiser ce processus :

  • La réception et le tri des documents
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflows de validation et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des factures conformément à la loi, ce qui permet de détruire les documents papiers. La solution est simple à prendre en œuvre compatible avec les terminaux mobiles, ce qui permet d’avoir une solution performante facilitant la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus « factures fournisseurs ».

schéma_factures

3)   La solution de gestion des séances de la Municipalité/Commune

La plate-forme permet de planifier, organiser et assurer le suivi des séances de la Commune. Elle est principalement utilisée par les personnes contribuant à l’élaboration de l’ordre du jour des séances (Chancellerie, Greffe, chefs de services, …) et les participants aux séances (élus, greffe, chancelier, …). Avec nos solutions, nous proposons :

  • Des modèles de documents bureautiques (ordre du jour, PV, décisions, …), ils seront adaptés à vos documents
  • Une planification des séances
  • La mise en place d’annexes
  • La possibilité d’élaborer l’ordre du jour
  • D’avertir les élus de la disponibilité des documents
  • De consulter de manière sécurisée les documents depuis partout
  • D’avoir des alertes et des avertissements pour un bon suivi
  • De défini des décisions (tâches)
  • D’appliquer des workflows pour le suivi des décisions et des tâches
  • D’avoir des outils de suivi et de reporting

La solution vous permet également de retrouver toutes les informations et sujets traités de manière très simple comme vous le feriez lors d’une recherche d’information sur Internet. Le système est hautement sécurisé et offre une gestion stricte des droits pour que les personnes accèdent uniquement aux documents dont ils ont les droits.

Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

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Plateforme factures fournisseurs

Doc.SERIES ouvre un nouveau service de dématérialisation des factures fournisseurs. Baptisée Doc.Factures, cette offre clé en main permet de simplifier et d’automatiser des processus souvent chronophages et sources d’erreurs. Dans un contexte économique tendu, la digitalisation des échanges interentreprises tend de plus en plus à s’imposer et à offrir des gains intéressants pour les PME.

Avec Doc.Factures, les entreprises peuvent ainsi traiter toutes leurs factures entrantes, reçues en format papier ou électroniques sur un portail mis en place par Doc.SERIES, en bénéficiant de différentes fonctions : workflow de validation, export et intégration dans les logiciels comptables ou ERP, archivage sécurisé en ligne pendant 10 ans, ou encore tableaux de bord avec indicateurs de suivi, etc.

La mise en place d’un tel service peut permettre une réduction des coûts de traitement des factures pouvant aller jusqu’à 50 à 60%. Les temps de traitement peuvent également être divisés par plus de trois, passant de 18 à 5 jours en moyenne.

Avec Doc.Facture, quel que soit le format papier ou électronique, les factures clients peuvent être externalisées et les factures fournisseurs peuvent être dématérialisées pour gagner du temps et de l’argent tout en assurant un suivi en temps réel qui permet d’optimiser les processus comptables.

Doc.SERIES est une des leaders dans le marché de la gestion électronique des documents pour les PME.

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Nous travaillons avec vous pour vous fournir l’outil qui vous convient !

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES  est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Numérisation des factures

titreLa dématérialisation et le traitement automatisé des factures sont de plus en plus accessibles aux PME mais aussi aux fiduciaires faisant le traitement pour les PME.

Avec Doc.Capture, solution de dématérialisation avec un module additionnel pour la numérisation des factures, les PME et les fiduciaires peuvent améliorer de façon significative l’activité de saisie et d’archivage. Cette application basée sur la technologie de reconnaissance automatique de documents est proposée en achat ou en location. En location, elle ne génère aucun coût préalable et est compatible avec l’ensemble des logiciels de comptabilité présents sur le marché (exportation des champs).

Cette technologie qui a fait ses preuves, va assurer la reconnaissance automatisée de plus de 90% des factures. Celles-ci seront ensuite intégrées en comptabilité et archivées électroniquement. Les différents champs reconnus sont entre autre le N° de TVA, le nom et les coordonnées du fournisseur, Le code BVR, la référence, le numéro de compte et le montant.

La capture peut avoir lieu sur des documents papiers (via un scanner), sur des documents PDF reçus par e-mail par exemple. Pas de tri préalable nécessaire, les factures  peuvent être transmises par lots. Les  documents sont visualisés par le collaborateur et si aucune anomalie n’est décelée, l’enregistrement se fera d’un clic. Les utilisateurs habilités sont eux-mêmes connectés à la solution à travers le Web permettant ainsi la consultation de ses factures.

Les avantages de la solution apparaissent rapidement :

  • Un gain de temps : fini les longues saisies, le classement et l’archivage des factures
  • Un contrôle et un enregistrement rapides des factures
  • La réduction des coûts d’impression

Le recours à ce type d’outil va probablement renforcer l’image de l’entreprise et permettra de nouveaux développements.

Techniquement, la mise en place de la solution est simple et rapide et son utilisation ne requiert que qu’une heure de formation pour les collaborateurs.

La solution est  facturée mensuellement ou par une acquisition de la licence. Les prix ne sont pas en fonction du volume, ce qui permet un coût déterminé à l’avance. La solution est déjà disponible pour moins de CHF 100.- par mois.

Si vous optez pour une solution Cloud, la société assure que tout le stockage des documents est effectué en Suisse.

La collecte, le classement, le traitement et l’archivage des factures restent un problème récurrent des entreprises. Le recours à la dématérialisation apparaît de plus en plus nécessaire pour réaliser les gains de productivité qui permettront de proposer de nouveaux services à valeur ajoutée aux clients ou de nouvelles missions. L’application Doc.Capture est séduisante, les entreprises pourront ainsi utiliser ce même système pour traiter d’autres flux de documents que les factures fournisseurs.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain. Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.chhttp://doc-series.ch/doc-capture/