Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

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La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

Digitaliser votre PME

La numérisation est sur toutes les lèvres. Il s’agit maintenant de passer des intentions aux actes dans les PME. La digitalisation n’est pas simplement la mise en place d’une solution standard pour gérer les processus administratifs, cela va bien au-delà.

 Avant de vous lancer dans une démarche de digitalisation, il est important que vous preniez le temps pour faire un état des lieux. La connaissance de vos procédures internes ainsi que de votre degré de maturité digitale actuelle est la base de toutes les étapes ultérieures. Il faut identifier les optimisations et les opportunités dans votre chaîne de valeur, et ensuite déterminer comment les technologies digitales pourraient permettre de répondre à ces besoins.

La transformation numérique n’est pas seulement une affaire de technologie. Le changement des processus de production entraîne un changement dans la manière dont le travail est effectué. Ce changement touche l’ensemble de l’entreprise. Une stratégie de numérisation doit forcément passer à travers toute l’entreprise. Les nouvelles technologies doivent être avant tout pratiques et faciles à utiliser.

La digitalisation ne touche pas uniquement l’interne de votre entreprise, mais aussi les relations avec l’extérieur. Il est important de prendre en compte que le client aujourd’hui est adapté à la numérisation. Il s’attend à un accès en ligne 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et peut comparer rapidement les produits et services. De ce fait, veillez à ce que votre entreprise propose des outils modernes, en ligne à vos clients pour qu’il puisse bénéficier d’un expérience client unique

Les entreprises qui souhaitent se lancer dans la digitalisation ou accélérer la démarche peuvent contacter les conseillers : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch

 

La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La gestion électronique des documents, un pilier essentiel de la transformation digitale

La transformation digitale est l’enjeu majeur des chefs d’entreprise d’aujourd’hui, qui construisent pour demain. La gestion documentaire se révèle être une composante importante voire cruciale dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Ainsi, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique si l’on vit encore dans une masse de papier. Ainsi, 80% des entreprises jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres.

Enfin, plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile (tablette ou smartphone). Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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 Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Se réinventer et optimiser son entreprise grâce à la digitalisation

Notre stratégie s’appuie sur la transformation numérique de nos clients. Nous souhaitons les accompagner dans leur processus de digitalisation, à la fois au niveau de leur métier, mais aussi de leur service support, comme par exemple avec la dématérialisation des flux et process RH (notes de frais, fiches d’heures, …), du courrier entrant, de la facture fournisseur, des échanges dématérialisés entre entreprises, mais aussi le suivi financier des entreprises ou la digitalisation des services après-vente (support, helpdesk, …). Ceci n’est que quelques exemples de nos domaines de compétence, quand il s’agit d’intervenir sur des processus internes et pas forcément mettre en œuvre une réflexion complète pour « digitaliser » l’entreprise et changer son « Business Model ».

La première étape pour digitaliser, c’est souvent de réfléchir ensemble à la façon de travailler et d’échanger les informations pour une entreprise du secteur d’activité cible. La deuxième étape est de savoir si l’on cherche la digitalisation pour optimiser son entreprise (de manière incrémentale) ou si l’on recherche une rupture (innovation disruptive). Dans le cas de l’innovation en rupture les travaux sont approchés de manière différente avec des méthodologies que nous avons spécifiquement mis au point et pas forcément avec des outils/solutions prêts à l’emploi. Les étapes suivantes sont la construction des solutions, ce qui se fait en partenariat avec le client tout au long du processus. Les démarches d’accompagnement aux changements et l’implication des personnes clés de l’entreprises sont un facteur de succès des travaux.

Aujourd’hui, nous avons deux types de clients, les start-up qui ont le digital dans leur ADN et qui utilisent massivement les outils numériques, et, en parallèle, il y a les entreprises plus classiques, pour lesquelles on parle plutôt de digitalisation des processus (de manière incrémentale). Aujourd’hui, ces entreprises traditionnelles ont pour challenge de se transformer, faute de quoi elles seront à terme menacées par les sociétés digitales qui ont su réinventer leur modèle. Les dirigeants de PME sont très sollicités et n’ont pas forcément le temps de se poser la question de leur avenir à moyen terme. C’est donc aussi le rôle de sociétés comme la nôtre de développer des offres d’accompagnement à la transformation.

Voici quelques sujets sur lesquels nous pouvons vous aider :

  • Accompagnement stratégique : M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces. http://www.atlon.ch

  • Développement sur mesure : Les solutions proposées permettent de transformer votre entreprise au moyen d’applications mobiles/Web de pointe destinées à vos collaborateurs, clients et partenaires. Nos applications vous permettent d’accélérer les processus métiers clés et gagner en efficacité. http://www.atlon.ch

  • Solution pour optimiser les processus documentaires dans les entreprises : gestion électronique de documents, gestion des contrats, gestion du dossier RH, gestion des factures fournisseurs, gestion du dossier avocat, gestion des documents pour fiduciaire, gestion du courrier, gestion électronique de documents pour les communes, … http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

La véritable clé de réussite pour réussir la transformation digitale, c’est de transformer d’abord les esprits, les comportements et les pratiques. C’est changer l’état d’esprit de l’entreprise. La clé de réussite de la transformation, c’est penser : « digital first ».

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques de digitalisation. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch