La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

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La gestion électronique des documents, un pilier essentiel de la transformation digitale

La transformation digitale est l’enjeu majeur des chefs d’entreprise d’aujourd’hui, qui construisent pour demain. La gestion documentaire se révèle être une composante importante voire cruciale dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Ainsi, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique si l’on vit encore dans une masse de papier. Ainsi, 80% des entreprises jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres.

Enfin, plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile (tablette ou smartphone). Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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 Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Se réinventer et optimiser son entreprise grâce à la digitalisation

Notre stratégie s’appuie sur la transformation numérique de nos clients. Nous souhaitons les accompagner dans leur processus de digitalisation, à la fois au niveau de leur métier, mais aussi de leur service support, comme par exemple avec la dématérialisation des flux et process RH (notes de frais, fiches d’heures, …), du courrier entrant, de la facture fournisseur, des échanges dématérialisés entre entreprises, mais aussi le suivi financier des entreprises ou la digitalisation des services après-vente (support, helpdesk, …). Ceci n’est que quelques exemples de nos domaines de compétence, quand il s’agit d’intervenir sur des processus internes et pas forcément mettre en œuvre une réflexion complète pour « digitaliser » l’entreprise et changer son « Business Model ».

La première étape pour digitaliser, c’est souvent de réfléchir ensemble à la façon de travailler et d’échanger les informations pour une entreprise du secteur d’activité cible. La deuxième étape est de savoir si l’on cherche la digitalisation pour optimiser son entreprise (de manière incrémentale) ou si l’on recherche une rupture (innovation disruptive). Dans le cas de l’innovation en rupture les travaux sont approchés de manière différente avec des méthodologies que nous avons spécifiquement mis au point et pas forcément avec des outils/solutions prêts à l’emploi. Les étapes suivantes sont la construction des solutions, ce qui se fait en partenariat avec le client tout au long du processus. Les démarches d’accompagnement aux changements et l’implication des personnes clés de l’entreprises sont un facteur de succès des travaux.

Aujourd’hui, nous avons deux types de clients, les start-up qui ont le digital dans leur ADN et qui utilisent massivement les outils numériques, et, en parallèle, il y a les entreprises plus classiques, pour lesquelles on parle plutôt de digitalisation des processus (de manière incrémentale). Aujourd’hui, ces entreprises traditionnelles ont pour challenge de se transformer, faute de quoi elles seront à terme menacées par les sociétés digitales qui ont su réinventer leur modèle. Les dirigeants de PME sont très sollicités et n’ont pas forcément le temps de se poser la question de leur avenir à moyen terme. C’est donc aussi le rôle de sociétés comme la nôtre de développer des offres d’accompagnement à la transformation.

Voici quelques sujets sur lesquels nous pouvons vous aider :

  • Accompagnement stratégique : M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces. http://www.atlon.ch

  • Développement sur mesure : Les solutions proposées permettent de transformer votre entreprise au moyen d’applications mobiles/Web de pointe destinées à vos collaborateurs, clients et partenaires. Nos applications vous permettent d’accélérer les processus métiers clés et gagner en efficacité. http://www.atlon.ch

  • Solution pour optimiser les processus documentaires dans les entreprises : gestion électronique de documents, gestion des contrats, gestion du dossier RH, gestion des factures fournisseurs, gestion du dossier avocat, gestion des documents pour fiduciaire, gestion du courrier, gestion électronique de documents pour les communes, … http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

La véritable clé de réussite pour réussir la transformation digitale, c’est de transformer d’abord les esprits, les comportements et les pratiques. C’est changer l’état d’esprit de l’entreprise. La clé de réussite de la transformation, c’est penser : « digital first ».

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques de digitalisation. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

 

Archivage électronique légal en Suisse

La conservation électronique des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance. Cependant, une simple sauvegarde des documents, respectivement des données, ne suffit pas pour remplir les exigences légales. Le suivi et les procédures de la documentation doivent aussi être consignés.

L’archivage Doc.SERIES et ses vastes possibilités de classement électronique proposent des fonctions en conséquence, permettant de reproduire à tout moment des documents commerciaux en respectant les exigences légales.

Le classement de documents commerciaux est fixé dans l’art.957 al. 5 du CO et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En principe, tous les documents peuvent être conservés de manière électronique, à l’exception du compte d’exploitation et du bilan avec signature manuscrite.

Un délai de conservation de dix ans est généralement valable pour les livres comptables, les documents comptables et la correspondance commerciale. Le début du délai de conservation commence « à la fin de l’exercice comptable dans lequel les documents ont été insérés. Une conservation à plus long terme, en particulier de données personnel représente un risque aux sens de la loi sur la protection des données.

La question se pose pour l’entreprise : les documents originaux peuvent-ils, sans hésitation, être détruits ? En sachant qu’aujourd’hui une grande partie des documents commerciaux est déjà conçue sous forme électronique et en tenant compte des exigences légales citées, comme par exemple l’utilisation de la signature électronique et d’autres mécanismes (afin de garantir que le document n’a pas été modifié durant sa période de conservation et à valeur d’un originale), nous pouvons clairement y répondre par Oui. L’administration fédérale des contributions le confirme également sur demande.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Doc.SERIES – La gestion électronique de documents pour votre organisation

L’offre Doc.SERIES se décline aujourd’hui en différents produits :

  • Doc.SERIES PME : bureau électronique pour les PME, workflows métier dédiés pour les Avocats, fiduciaires, professions industriels, professions du bâtiment, intégrant un coffre-fort électronique.
  • Doc.SERIES Factures : espace de gestion électronique utilisant un moteur de workflow, un module de reconnaissance des éléments d’une facture, un coffre-fort électronique pour tous les métiers.
  • Doc.SERIES RH : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour archiver les dossiers des collaborateurs et permettre des accès sécurisés aux personnes pour consulter leurs fiches de paie.
  • Doc.SERIES Contrat : système permettant de faire circuler virtuellement des documents entre différentes personnes, entités, service pour une validation et/ou signature électronique.
  • Doc.SERIES Conseil : système permettant de partager en toute sécurité les documents liés à des séances (Conseil d’administration, séances d’entreprise, séances d’association, de fondation ou politiques).
  • Doc.SERIES Commune : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour les organisations publiques.

L’expertise de Doc.SERIES concrétisée par ses offres de dématérialisation déjà disponibles et la connaissance métier dans les domaines de la Finance, de la Fiscalité, de la RH, des organisations publiques et de la gestion opérationnelle vont permettre de bâtir une plateforme complète et intégrée de dématérialisation pour tous nos clients.

La plateforme Doc.SERIES permet la création de nouveaux services Cloud et de nouvelles offres pour le secteur public, les entreprises, et les PME 

Doc.SERIES intègre nativement la traçabilité des échanges ainsi que des modules pour les statistiques, le versionning, l’intégration à MS-Office, la gestion des droits, l’archivage à valeur probant et encore bien d’autres fonctions. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

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Digitalisation de la paie et du dossier RH

Transformation digitale, RH 2.0, bulletin de paie dématérialisé, dossier RH électronique, … Autant de thématiques qui touchent directement au sujet sensible de la relation « employé/employeur ».

Si cette tendance forte à la digitalisation des RH et de la paie peut impacter directement les processus internes et externes au sein de l’entreprise, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation en s’appuyer sur les outils logiciels et permettre une large optimisation et modernisation des organisations.

Simplification, sécurisation, clarification

Le domaine de la paie, de la gestion du temps et des activités, mais aussi la conservation des dossiers complets des collaborateurs tout en permettant un accès restreint à certaines informations est perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels, une réelle expertise afin d’apporter une solution digitale porteuse de progrès et d’optimisation.

Les avantages de la digitalisation sont nombreux (simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous). Dans cette évolution, le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le service RH et au final avec son employeur.

Heureusement, les technologies sont là pour permettre aux « ressources humaines » de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance. Les éditeurs de logiciels, participent activement aux évolutions majeures. Ils proposent des outils et des services d’externalisation, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs processus et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données, afin d’offrir aux RH toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Chaque année, ce type d’activité imprime, signe et met sous pli plusieurs milliers/millions de documents, la dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.

Pour mener à bien cet ambitieux projet, les spécialistes de la dématérialisation, de la gestion électronique de document pourront vous guider afin de vous proposer une solution à la hauteur de vos attentes.

L’activité Ressources Humaines entraine la production, le traitement et la gestion de multiples documents de toutes natures: contrats de travail, déclarations auprès des administrations, bulletins de salaire, arrêts de travail…

Notre solution apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents intervenants et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Le coffre-fort employeur hautement sécurisé assure la discrétion absolue qu’exige ce domaine si particulier. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Coffre-fort numérique

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent conserver et distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud de déposer vos documents de manière unitaire ou en masse, d’éventuellement choisir le document que vous souhaitez partager en choisissant par exemple un client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre-fort en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Il répond aux normes et aux lois pour la conservation des documents et permet ainsi la suppression des échanges papiers.

Avantages

  • Coffre-fort en ligne sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents
  • Conforme aux lois et aux normes
  • Conception et société 100% Suisse
  • Hébergement en Suisse dans un datacenter certifié

Le coffre-fort numérique est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier.

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Echanges sécurisés entre vous et vos clients

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Doc.Cloud vous permet de transférer des documents en ligne en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud, de choisir le document que vous souhaitez envoyer de choisir votre client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Vous pouvez offrir ce service comme une extension d’une solution en ligne déjà existante ou bien comme un service indépendant proposé à un client.

Avantages

  • Coffre en ligne personnel, sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Lien client fort
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents

La distribution est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier au moment de la livraison de documents importants à vos clients. Chaque client bénéficie d’un dépôt numérique sécurisé pour les documents importants, auquel il est le seul ou la seule à pouvoir accéder.

Solution SaaS

  • Service géré par directement par Doc.SERIES
  • Vous ne vous souciez pas de la gestion de la solution
  • Le service dispose toujours des dernières mises à jour
  • Stockage de fichiers exclusivement sur nos serveurs suisses haute sécurité

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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L’expertise Suisse pour des développements logiciels au meilleur prix

Experts en développement logiciel et en architectures logicielles, nous mettons notre savoir-faire à votre disposition. M&H Atlon Services est régulièrement sollicitée pour réaliser tout ou partie de logiciel. Les larges compétences de M&H Atlon Services permettent de proposer des applications sur de nombreuses plateformes dans de nombreux environnements commerciaux comme techniques.sans-titre

Les solutions proposées permettent de transformer votre entreprise au moyen d’applications mobiles et web pour vos collaborateurs, clients et partenaires. Nos applications, qui intègrent les toutes dernières technologies, vous permettent d’accélérer les processus métiers clés pour bénéficier d’une augmentation des revenus et d’une amélioration sensible de la productivité. Grâce à la technologie, accélérer les processus métier de bout en bout pour gagner en efficacité.

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M&H Atlon Services attache la plus grande importance à la qualité de nos services qui sont au centre de nos préoccupations. M&H Atlon Services offre à ses clients une expertise de haut niveau pour les aider à améliorer continuellement leurs solutions logicielles. Nos processus d’amélioration continue permettent de proposer les réponses correspondant parfaitement aux besoins de nos clients afin qu’ils obtiennent les avantages des nouvelles technologies de l’information et de la digitalisation.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

La transformation digitale un enjeu également pour les PME

La transformation numérique nécessite du conseil, de la pertinence et de l’expertise. Elle doit prendre en compte une dimension technologique mais surtout une dimension pilotée par les affaires, le marketing et la direction générale des entreprises.

Nul besoin d’investir des sommes importantes avant d’attendre des résultats, l’approche doit nécessairement être flexible, évolutive, itérative afin d’améliorer et d’affiner la relation « client digital » au fil du temps. Cette démarche est la seule garante de succès.

L’informatique a longtemps été vue comme une charge et un centre de coûts, aujourd’hui, avec la transformation digitale qui concerne l’ensemble des entreprises et pas seulement celles actives dans le tertiaire, il est essentiel de mettre l’informatique au niveau stratégique de l’entreprise, car les solutions numériques font parties intégrantes des modèles d’affaire, de la relation client, des échanges avec les partenaires et proposent des outils aux collaborateurs afin d’améliorer la productivité et la qualité.

La digitalisation est bien plus qu’un simple gadget, la digitalisation de votre entreprise, doit être au centre du plan stratégique de votre structure. C’est un projet global visant à transformer l’entreprise en profondeur dans ses modes de fonctionnement.

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces.

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