La gestion électronique des documents et de l’information un pilier essentiel à la digitalisation

La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, l’entreprise doit se numériser. Il faut numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise avec des outils de gestion des documents et de l’information.

Il est important de couvrir l’ensemble de la chaine en prenant en compte les sources papiers qui faudra transformer et les sources électroniques. Il faudra pouvoir acheminer l’information é l’aide de workflows, tracer l’ensemble des actions, gérer les droits d’accès, diffuser l’information, accéder depuis tous les terminaux (ordinateurs, tablettes, smartphone), tout en gérant le cycle de vie des documents. Ce challenge se couple à l’automatisation de la reconnaissance et des règles de gestion afin d’optimiser les processus administratifs. De plus il faudra que la solution soit dotée d’un puissant moteur de recherche afin d’apporter de la connaissance à l’entreprise et offrir un outil de gestion optimal aux utilisateurs.

La capture

L’entreprise reçoit des factures en provenance de nombreux fournisseurs. Auparavant il fallait tout ressaisir à la main dans l’ERP. La saisie manuelle était fastidieuse, chronophage et susceptible d’occasionner des erreurs. Avec des outils comme Doc.Capture, les données des factures sont capturées automatiquement et imputées en comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’organisation a ajouté des fonctions d’archivage et de workflow pour fiabiliser et améliorer la visibilité sur les processus de paiement des factures.

Pour automatiser la capture des données inscrites sur certains documents (formulaires), les solutions proposent de la reconnaissance automatique afin d’éviter de nombreuses saisies. Les solutions modernes proposent également l’extractions des informations dans les courriers. L’ensemble de ces actions ne nécessitent plus de longs paramétrables et sont largement accessibles aux PME.

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L’archivage

Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité. On peut aussi imaginer donner des accès spécifiques à des clients ou fournisseurs afin de fluidifier et optimiser les échanges d’informations.

Les workflows

Faire circuler manuellement les documents entre les collaborateurs est consommateur de temps et de papier. Les solutions modernes organisent les circuits de validation de vos documents électroniques en toute sécurité et permet de les enrichir, de les valider, de les signer ou de déclencher d’autres actions. Qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants, organisez leur validation de manière dématérialisée. Les participants peuvent être internes ou faire partie de vos partenaires. Envoyez une alerte email à chaque étape du processus pour faire connaître l’état d’avancement et réduire les délais de validation. A chaque étape du processus, choisissez les intervenants et les actions à réaliser.

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Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.chhttp://www.digitech-sa.ch

 

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Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Optimisation du processus « factures fournisseurs »

Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte : travailler mieux, plus vite et à moindre coût. Réduction des dépenses et augmentation de la productivité sont au cœur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.

Les systèmes d’information apparaissent comme l’un des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure où ils permettent de gagner en temps et en efficacité via l’automatisation des tâches, tout en garantissant fiabilité et traçabilité des données traitées. Parmi les solutions mises en œuvre, la dématérialisation peut permettre de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients).

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Les motivations qui poussent les entreprises à s’équiper d’une solution de dématérialisation sont nombreuses et souvent liées à la ligne stratégique de l’entreprise. Par exemple : L’amélioration du processus de traitement des factures ; Les gains de temps et de productivité ; L’amélioration de la traçabilité des documents.

Les bénéfices évoqués par les entreprises ayant fait le pas, sont d’ordre quantitatif (réduction des coûts de traitement, raccourcissement des délais) mais aussi qualitatifs (modernisation de la fonction comptable, contrôle interne sécurisé, allocation des ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée).

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 De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes (traitement du courrier, saisie, validation et circulation, paiement, l’archivage, la recherche) est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La solution de gestion électronique de documents Suisse pour les avocats

Les cabinets d’avocats sont souvent équipés de systèmes de Gestion pour le Cabinet (facturation, temps passé, etc.), mais aujourd’hui un cabinet doit de plus en plus apporter des solutions aux collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des pièces relatives à une affaire (emails, courriers, FAX, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une étude d’avocats et pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé Doc.SERIES pour les avocats. De nombreux avocats ont déjà choisi cette solution pour leur plus grande satisfaction.

L’avocat peut gérer l’ensemble de ses affaires dans une « armoire électronique » par client, par mandat tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents et des tâches liées aux documents.

Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

4 bonnes raisons de dématérialiser vos documents

Augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

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Doc.SERIES pour avocat

Un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Classez et retrouvez vos documents dans un dossier en toute simplicité
  • Classez tout type de documents : numérisés, e-mails, bureautiques, etc.
  • Intégration complète dans la Suite MS-Office
  • Affichez directement les documents d’un client ou d’une affaire
  • Recherchez facilement les documents par un moteur de recherche puissant
  • Protégez l’information
  • Optimisez vos processus de distribution et de gestion de vos documents
  • Gérez les délais de traitements et de réponse des documents
  • Assurez la traçabilité et l’historisation de l’ensemble des documents

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet :

http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour nous contacter ou nous faire parvenir vos suggestions :

info@digitech-sa.ch

Plateforme factures fournisseurs

Doc.SERIES ouvre un nouveau service de dématérialisation des factures fournisseurs. Baptisée Doc.Factures, cette offre clé en main permet de simplifier et d’automatiser des processus souvent chronophages et sources d’erreurs. Dans un contexte économique tendu, la digitalisation des échanges interentreprises tend de plus en plus à s’imposer et à offrir des gains intéressants pour les PME.

Avec Doc.Factures, les entreprises peuvent ainsi traiter toutes leurs factures entrantes, reçues en format papier ou électroniques sur un portail mis en place par Doc.SERIES, en bénéficiant de différentes fonctions : workflow de validation, export et intégration dans les logiciels comptables ou ERP, archivage sécurisé en ligne pendant 10 ans, ou encore tableaux de bord avec indicateurs de suivi, etc.

La mise en place d’un tel service peut permettre une réduction des coûts de traitement des factures pouvant aller jusqu’à 50 à 60%. Les temps de traitement peuvent également être divisés par plus de trois, passant de 18 à 5 jours en moyenne.

Avec Doc.Facture, quel que soit le format papier ou électronique, les factures clients peuvent être externalisées et les factures fournisseurs peuvent être dématérialisées pour gagner du temps et de l’argent tout en assurant un suivi en temps réel qui permet d’optimiser les processus comptables.

Doc.SERIES est une des leaders dans le marché de la gestion électronique des documents pour les PME.

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Nous travaillons avec vous pour vous fournir l’outil qui vous convient !

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES  est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Doc.SERIES révolutionne la gestion électronique de documents

Doc.SERIES, révolutionne l’approche de la gestion électronique de documents. Sa proposition unique permet un  déploiement simple et rapide pour tout type de société.

Dans un marché où les solutions se mettent en place dans le meilleur des cas en quelques jours ou semaines, avec Doc.SERIES, nous parlons de minutes. Cette révolution permet à ces nouvelles solutions de s’offrir aux PME de l’indépendant à la société de plusieurs centaines d’utilisateurs.

Une fois la solution choisie, il vous suffit de définir l’organisation de votre société en indiquant les services, en attribuant des utilisateurs et la solution est prête à l’emploi. Son interface utilisateur simple permettra une prise en main sans formation et une efficacité redoutable dès les premières minutes d’utilisation.

Son modèle économique convient à toutes les tailles de sociétés, vous payez uniquement ce que vous avez besoin en fonction du nombre d’utilisateurs, de la place consommée et du nombre de service équipé. Vous n’avez pas de coût fixe et uniquement des coûts de location. Pas besoin de serveur, de gérer des sauvegardes, tout est prévu dans la solution.

N’hésitez plus, contactez-nous et nous vous fournirons les informations utiles pour vous accompagner dans la gestion des documents avec Doc.Series.

Simplifiez-vous la vie en simplifiant votre gestion documentaire grâce à Doc.SERIES !

Afin de vous aider à gérer vous trouverez les fonctionnalités essentielles de la solution :

  • Une capture simple et performante des documents papiers
  • Une recherche ultra-rapide
  • Un mode de classement simple et unique
  • La possibilité de partager l’information
  • Une intégration complète à la messagerie
  • Une intégration complète aux outils de bureautique
  • Une gestion des droits qui permet à tous vos employés d’accéder uniquement à l’information dont ils ont droit
  • Un référentiel documentaire unique
  • Un archivage conforme à la loi Suisse permettant de supprimer les documents papiers
  • Des processus de gestion et des worklow pour distribuer vos documents
  • Des outils pour les statistiques
  • Une facilité d’utilisation
  • Un modèle économique avantageux pour toutes les tailles de sociétés
  • Un accès en déplacement
  • Une possibilité d’utilisation en mode Cloud
  • Et encore de nombreuses fonctionnalités à découvrir…

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Nous travaillons avec vous pour vous fournir l’outil qui vous convient !

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES  est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Entrepreneurs, gagnez un temps précieux grâce à une gestion dématérialisée !

La dématérialisation permet des gains notables à plusieurs titres : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des opérations manuelles, diminution des temps de traitement, sécurité numérique….

Votre démarche de dématérialisation deviendra la vitrine de votre entreprise et constituera un avantage concurrentiel déterminant en termes d’exemplarité, d’image et de notoriété. Si le gain financier d’une démarche de dématérialisation des documents comptables est déjà estimé entre 30 % et 50 % selon la taille des entreprises, qu’en est-il pour le gain en temps ?

Avec Doc.SERIES, vous supprimez l’ensemble des opérations répétitives et chronophages :  impression, pliage, mise sous enveloppe, affranchissement, et déplacements à la Poste pour les recommandés. La solution vous permettra de gérer vos factures et autres documents au jour le jour et de la manière la plus simple qui soit. On évite les documents égarés. La dématérialisation est une nouvelle culture d’entreprise, une nouvelle façon de gérer ses flux de documents, au bénéfice de la productivité, mais aussi dans une démarche éthique dans le respect de l’environnement avec la diminution de l’utilisation de matières premières comme le papier.

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 Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Les aspects fonctionnels d’un système SAE

Le Système d’archivage électronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). La nouvelle norme ISO 14641-1 issue de la norme française (AFNOR NF Z 42-013) est aussi à considérer comme norme de référence.

Un SAE doit intégrer les concepts suivants :

Transversalité

  • Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l’entreprise. Pour ce faire, un SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d’import, Web Service, SOA, …).

Description d’un versement électronique

  • Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé (auteur, date, type, service, …).

Création d’un « Record »

  • De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management.

Plan de classement d’entreprise

  • Le plan de classement permet d’organiser les documents dans le SAE. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d’une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées.

Préservation de l’intégrité

    • Dans le cadre de la mise en place d’un SAE, on doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps. Il est donc nécessaire de mettre en place un mécanisme de calcul d’empreinte (par exemple signature électronique) et d’une journalisation avancée. Pour assurer une sécurité complémentaire, l’archivage du document dans le SAE, pourra être muni d’un horodatage.

Cycle de vie du document

  • Un document versé possède une durée d’utilité administrative avant laquelle il ne doit pas être détruit. Passée cette durée, il peut (dans certain cas doit) être éliminé. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le « record » qui permet d’identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE. La durée de vie est une métadonnée. Le sort final après sa durée de vie (la destruction) doit être tracée dans un journal concevant la trace que le document a existé (date de création, date de destruction, descriptif sommaire (résumé de quelques métadonnées)). Ce journal peut contenir la destruction de l’ensemble des documents d’une année par exemple.

Réversibilité d’un SAE

  • Comme la durée de conservation des documents versés dans un SAE peut dépasser la durée de vie du SAE et des technologies qu’il utilise, il est indispensable de s’assurer, dès la mise en place du SAE, des possibilités de réversibilité des contenus en toute autonomie. Il doit être possible de sortir du SAE l’ensemble des documents et des éléments de preuve associés (empreintes, éléments de traces, …). Idéalement, il doit être possible de parcourir aussi facilement que possible, l’ensemble des documents et d’en extraire les documents, les métadonnées associés, l’historique d’utilisation lié au cycle de vie des documents (y compris exportation de masse). Du fait de cette contrainte forte de réversibilité, un SAE ne doit pas exposer ses données d’une manière propriétaire. Il doit tout particulièrement recourir à des technologies d’écriture et de lecture des documents sur support d’archivage permettant d’exploiter les contenus en lecture d’une manière indépendante de la technologie utilisée pour l’écriture.

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