Les dossiers électroniques dans les métiers de l’immobilier

Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique de manière rapide et profonde afin d’anticiper les disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome afin d’optimiser la gestion en proposant un service à valeur ajoutée 24/24.

Le classement rigoureux des documents est important pour un immeuble. Il y a différentes catégories (une partie du dossier de l’immeuble qui ne change pas, une autre qui est plus dynamique, le dossier locataire et des processus documentaires comme les factures et les courriers qui en fin de traitement doivent être copiés dans le bon dossier). En plus du classement et de la gestion des processus afin de distribuer et de valider des factures et des documents, il est nécessaire de dématérialiser les échanges entre les différents partenaires (propriétaires, gérants, régies immobilières, locataires, fournisseurs pour la partie factures fournisseurs et bon de travail). Pourquoi envoyer des documents papiers quand le mail voir le transfert du document via une plateforme devient la norme ? La gestion et la matérialisation d’un document (impression, classement, envoi, réception, …) coûte cher quand l’échange électronique est quasiment automatique et permet d’économiser (environ 10 fois moins onéreux).

 

Vous êtes un(e) propriétaire

Vous pouvez accéder aux dossiers statiques et dynamiques de vos immeubles et voir les différents documents (actes, les éléments du cadastre, les assurances, règlements, états locatifs, décomptes des charges, …). Vous pouvez aussi adresser des documents et des demandes à votre régie par ce biais.

Vous êtes un(e) locataire

Vous pouvez accéder à votre bail en ligne, à vos avenants, mais aussi à l’état des lieux d’entrée, aux décomptes de chauffage par exemple. Par la plateforme, vous pouvez aussi adresser vos demandes et vos courriers à la régie.

Vous êtes un fournisseur

Vous envoyer vos factures de manière électronique à la régie, plus besoin d’imprimer, d’affranchir et de gérer les envois postaux. La plateforme archive légalement les factures et reconnait automatiquement les champs afin d’optimiser le processus de traitement et validation de la régie pour que le paiement puisse se faire dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez accéder en tout temps à l’état de traitement de vos factures et l’historique de celle-ci. Vous retrouvez également les bons de commande.

Vous êtes la régie

Vous avez accès à l’ensemble des dossiers en un clic. Vous trouvez toutes les informations depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Via la gestion des processus, vous optimisez la réception des documents, les processus de traitement et de validation et vous approchez le « zéro » papier. Via cette approche vous optimisez le traitement de l’ensemble du processus administratif et vous proposez une gestion moderne aux différents partenaires afin de présenter votre régie comme innovante.

 

Les dossiers électroniques dans l’immobilier

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complètement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Toutes les actions sont tracées et un haut niveau de sécurité est offert avec des possibilités importantes de paramétrage et d’option afin que la solution s’adapte aux processus et à la manière de travailler des régies.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !

La solution permet de réduire les coûts de manière significative dans l’ensemble des tâches administratives en réduisant les travaux sans valeur ajoutée, mais aussi de diminuer les coûts logistiques pour les multiples envois. De plus par son fonctionnement, vous consommerez moins de papiers, moins d’impression ce qui a une influence positive sur le fonctionnement des organisations. Finalement cette plateforme permet de répondre aux attentes des différents acteurs qui ont aujourd’hui l’habitude de travailler presque 100% de manière digitale et dématérialisée.

 

Plus d’informations : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chfrederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

Les échanges d’informations au sein des conseils d’administration

Avec ce grand nombre de documents nécessaires pour la tenue des réunions du conseil, l’utilisation de supports papier est un processus long et pas pratique. Ces multiples papiers très confidentiels ne sont pas sécurisés. Un document peut tomber ou être oublié dans un lieu public.

Certaines organisations ont choisi de communiquer par email pour éliminer le papier. Cependant, avec l’utilisation de services de messagerie, les données qui y transitent ne sont pas chiffrées. Des manipulations ou des erreurs peuvent provoquer des transferts d’informations à des personnes ne devant pas accéder à des données confidentielles.

Le conseil d’administration doit montrer l’exemple en matière de gestion des risques. Cependant ces entités utilisent parfois des outils archaïques, des supports papier et des emails non sécurisés ; ce qui présentent des risques majeurs pour les informations les plus confidentielles. Les outils de dématérialisation proposent aujourd’hui une sécurité satisfaisante, néanmoins certains administrateurs refusent leur utilisation par simple résistance au changement, mettant ainsi en péril les données sensibles de l’organisation.

Équiper le conseil d’administration d’un portail dématérialisé permet de mettre à disposition des administrateurs et du conseil, une plateforme simple et pratique pour optimiser la gestion, introduire les nouvelles technologies avec des fonctionnalités efficaces et des outils pratiques tout en renforçant la sécurité des données.

Un portail digitalisé pour le conseil d’administration permet de regrouper toutes les opérations de gestion, les réunions et les documents dans un espace sécurisé. Toute communication se déroule à l’intérieur de la plateforme sécurisée, ainsi le risque de perte ou de vol d’un papier confidentiel est éliminé.

Un conseil digitalisé permet d’assurer un suivi de l’information et d’en contrôler l’accès offrant donc une meilleure sécurité des données du conseil à l’interne comme à l’externe.

 

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

 

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

Comment numériser et sécuriser ses documents – Archivage à valeur probante

Le numérique fait aujourd’hui partie de notre quotidien. Il simplifie les échanges des courriers, favorise une meilleure communication, optimise la gestion administrative des documents. Mais il nécessite de mettre en œuvre les bonnes démarches afin de respecter les normes et surtout les lois pour conserver ses documents qui sont une partie du patrimoine de l’entreprise.

Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses documents a une grande importance en terme d’organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts administratifs. Qu’il s’agisse de contrats, de factures, ou de documents RH, les entreprises ont évidemment un grand nombre de documents importants en leur possession.

Numériser ses documents permet de les conserver en toute sécurité et confidentialité. Stocker et protéger vos documents importants est possible, même pour les PME, grâce à des espaces de stockage sécurisés au sein d’un système d’archivage de données électroniques probant. L’accès y est facilité et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d’accès. Il convient donc de numériser tous les documents papier qui possèdent une valeur juridique, avant de procéder à l’archivage numérique. Des options possibles permettent de distribuer, de partager, de rechercher les documents.

Avec ces solutions, les démarches administratives internes deviennent plus faciles et prennent moins de temps. Les documents numérisés déposés dans le système sont conformes aux originaux et la date de dépôt fait office de preuve en cas de litige.

La numérisation se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord il y a une phase de préparation puis vient la numérisation, avant que les documents soient classés automatiquement ou de manière semi-automatique. Enfin, les documents sont archivés, disponibles à la consultation, à la recherche, à la distribution et pourront être restituées quand vous le souhaitez, tout en offrant la garantie de leur intégrité. Les documents électroniques (mail, courriers bureautiques, …) doivent aussi bénéficier de ce type de service.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch / info@doc-series.ch