Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

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Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Doc.SERIES – La gestion électronique de documents pour votre organisation

L’offre Doc.SERIES se décline aujourd’hui en différents produits :

  • Doc.SERIES PME : bureau électronique pour les PME, workflows métier dédiés pour les Avocats, fiduciaires, professions industriels, professions du bâtiment, intégrant un coffre-fort électronique.
  • Doc.SERIES Factures : espace de gestion électronique utilisant un moteur de workflow, un module de reconnaissance des éléments d’une facture, un coffre-fort électronique pour tous les métiers.
  • Doc.SERIES RH : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour archiver les dossiers des collaborateurs et permettre des accès sécurisés aux personnes pour consulter leurs fiches de paie.
  • Doc.SERIES Contrat : système permettant de faire circuler virtuellement des documents entre différentes personnes, entités, service pour une validation et/ou signature électronique.
  • Doc.SERIES Conseil : système permettant de partager en toute sécurité les documents liés à des séances (Conseil d’administration, séances d’entreprise, séances d’association, de fondation ou politiques).
  • Doc.SERIES Commune : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour les organisations publiques.

L’expertise de Doc.SERIES concrétisée par ses offres de dématérialisation déjà disponibles et la connaissance métier dans les domaines de la Finance, de la Fiscalité, de la RH, des organisations publiques et de la gestion opérationnelle vont permettre de bâtir une plateforme complète et intégrée de dématérialisation pour tous nos clients.

La plateforme Doc.SERIES permet la création de nouveaux services Cloud et de nouvelles offres pour le secteur public, les entreprises, et les PME 

Doc.SERIES intègre nativement la traçabilité des échanges ainsi que des modules pour les statistiques, le versionning, l’intégration à MS-Office, la gestion des droits, l’archivage à valeur probant et encore bien d’autres fonctions. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Digitalisation de la paie et du dossier RH

Transformation digitale, RH 2.0, bulletin de paie dématérialisé, dossier RH électronique, … Autant de thématiques qui touchent directement au sujet sensible de la relation « employé/employeur ».

Si cette tendance forte à la digitalisation des RH et de la paie peut impacter directement les processus internes et externes au sein de l’entreprise, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation en s’appuyer sur les outils logiciels et permettre une large optimisation et modernisation des organisations.

Simplification, sécurisation, clarification

Le domaine de la paie, de la gestion du temps et des activités, mais aussi la conservation des dossiers complets des collaborateurs tout en permettant un accès restreint à certaines informations est perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels, une réelle expertise afin d’apporter une solution digitale porteuse de progrès et d’optimisation.

Les avantages de la digitalisation sont nombreux (simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous). Dans cette évolution, le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le service RH et au final avec son employeur.

Heureusement, les technologies sont là pour permettre aux « ressources humaines » de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance. Les éditeurs de logiciels, participent activement aux évolutions majeures. Ils proposent des outils et des services d’externalisation, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs processus et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données, afin d’offrir aux RH toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Chaque année, ce type d’activité imprime, signe et met sous pli plusieurs milliers/millions de documents, la dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.

Pour mener à bien cet ambitieux projet, les spécialistes de la dématérialisation, de la gestion électronique de document pourront vous guider afin de vous proposer une solution à la hauteur de vos attentes.

L’activité Ressources Humaines entraine la production, le traitement et la gestion de multiples documents de toutes natures: contrats de travail, déclarations auprès des administrations, bulletins de salaire, arrêts de travail…

Notre solution apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents intervenants et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Le coffre-fort employeur hautement sécurisé assure la discrétion absolue qu’exige ce domaine si particulier. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Coffre-fort numérique

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent conserver et distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud de déposer vos documents de manière unitaire ou en masse, d’éventuellement choisir le document que vous souhaitez partager en choisissant par exemple un client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre-fort en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Il répond aux normes et aux lois pour la conservation des documents et permet ainsi la suppression des échanges papiers.

Avantages

  • Coffre-fort en ligne sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents
  • Conforme aux lois et aux normes
  • Conception et société 100% Suisse
  • Hébergement en Suisse dans un datacenter certifié

Le coffre-fort numérique est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Echanges sécurisés entre vous et vos clients

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Doc.Cloud vous permet de transférer des documents en ligne en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud, de choisir le document que vous souhaitez envoyer de choisir votre client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Vous pouvez offrir ce service comme une extension d’une solution en ligne déjà existante ou bien comme un service indépendant proposé à un client.

Avantages

  • Coffre en ligne personnel, sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Lien client fort
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents

La distribution est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier au moment de la livraison de documents importants à vos clients. Chaque client bénéficie d’un dépôt numérique sécurisé pour les documents importants, auquel il est le seul ou la seule à pouvoir accéder.

Solution SaaS

  • Service géré par directement par Doc.SERIES
  • Vous ne vous souciez pas de la gestion de la solution
  • Le service dispose toujours des dernières mises à jour
  • Stockage de fichiers exclusivement sur nos serveurs suisses haute sécurité

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

La transformation digitale un enjeu également pour les PME

La transformation numérique nécessite du conseil, de la pertinence et de l’expertise. Elle doit prendre en compte une dimension technologique mais surtout une dimension pilotée par les affaires, le marketing et la direction générale des entreprises.

Nul besoin d’investir des sommes importantes avant d’attendre des résultats, l’approche doit nécessairement être flexible, évolutive, itérative afin d’améliorer et d’affiner la relation « client digital » au fil du temps. Cette démarche est la seule garante de succès.

L’informatique a longtemps été vue comme une charge et un centre de coûts, aujourd’hui, avec la transformation digitale qui concerne l’ensemble des entreprises et pas seulement celles actives dans le tertiaire, il est essentiel de mettre l’informatique au niveau stratégique de l’entreprise, car les solutions numériques font parties intégrantes des modèles d’affaire, de la relation client, des échanges avec les partenaires et proposent des outils aux collaborateurs afin d’améliorer la productivité et la qualité.

La digitalisation est bien plus qu’un simple gadget, la digitalisation de votre entreprise, doit être au centre du plan stratégique de votre structure. C’est un projet global visant à transformer l’entreprise en profondeur dans ses modes de fonctionnement.

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M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

Opportunités pour la digitalisation des fiduciaires

Les fiduciaires sont très fortement touchés par la numérisation de l’économie, premièrement pour leur propre entreprise, mais aussi pour leurs clients qui sont fortement impactés par le passage au numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés ?

 

La numérisation des documents et des factures

La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. Les solutions de numérisation des documents, de gestion électronique des documents et d’échanges de documents via des plateformes deviennent inévitables. Ces solutions permettent un travail collaboratif et des accès simple et rapide aux informations qui sont partagées en temps réel.

http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

 

La gestion de la paie et des ressources humaines

Les solutions modernes doivent permettre les interactions entre les services RH (internes ou externes) et permettre une communication informatique avec les différentes institutions (impôts à la source, caisse AVS, …). Les solutions doivent au-delà de la gestion de la paie (fixe, variable, correction, données périodiques, …), permettre de gérer les données RH des employés telles que les évolutions de carrière, les profils des postes, la gestion des compétences, le suivi des formations et qualifications, CV’s etc… en permettant aux employés d’accéder aux informations utiles de manière confidentielle via un coffre-fort du collaborateur.

http://www.atlon.chhttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

 

La gestion du temps et l’enregistrement du temps de travail

Les fiduciaires sont souvent appelés à conseiller les clients dans la gestion de leurs entreprises. Ils doivent aussi mettre en garde les clients des nouvelles dispositions légales et apporter des solutions pour faciliter la vie de leurs clients. Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, en Suisse, depuis le 1er janvier 2016 quelques adaptations ont eu lieu, et l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige les entreprises de tenir à disposition des autorités les données d’enregistrement du temps de travail de chaque employé, soit la durée quotidienne et hebdomadaire et les horaires de travail effectivement fournis, ainsi que les pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.

Les solutions doivent apporter la réponse à cet élément, mais en plus il semble essentiel pour toutes les entreprises de disposer d’une solution plus évoluée qui permettra la planification précise des tâches et des projets, la gestion et le suivi des activités, l’imputation des heures à des clients et des projets afin de pouvoir analyser l’activité précise des entreprises.

http://www.atlonpmanager.ch – info@atlon.ch

 

La modernisation des systèmes

En Suisse, il existe de multiples petites structures qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. il faut moderniser le processus de travail et proposer à ces fiduciaires et à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité, pour la gestion des documents et des échanges d’informations, mais aussi pour gérer la paies et les fiches salaires des collaborateurs. Il est nécessaire de trouver des prestataires de références pour accompagner l’ensemble des entreprises dans ces approches et dans la modernisation des systèmes.

http://www.ation.chinfo@atlon.ch

 

Choisir la bonne solution

Les prestations de service d’une fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, les logiciels à mettre en œuvre doivent permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations. Dans l’idéal, la fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète.

http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

Echange des dossiers sur solutions mobiles et consultations des indicateurs clés

Pour finir, la fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients. Ce portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration. Il permet aussi d’accéder aux indicateurs clés de l’entreprise (chiffre d’affaire, ventes, charges, le cash-flow, les évolutions des marges, …). Ce portail fiduciaire est disponible depuis un ordinateur et un navigateur Internet, mais aussi depuis des appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance.

http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

 

Conclusion

La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent les entreprises changent fondamentalement nos modèles d’affaires. Avec la bonne solution, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité. Les technologies Cloud et mobiles offrent des avantages essentiels en matière d’innovation, de productivité et d’efficacité.

La gestion électronique de documents, solution indispensable dans les entreprises

Malgré la richesse de l’écosystème dédié à la GED, La majeure partie des entreprises n’ont pas encore adopté ce type de gestion. L’offre SaaS de Doc.SERIES change la donne.

Trop souvent perçue comme une usine à gaz onéreuse et destinée à quelques utilisateurs chevronnés, la gestion électronique de documents a vocation à investir tous les rouages de l’entreprise et à servir tous ceux qui y travaillent. Elle doit dépasser le traitement des factures, des documents RH ou des contrats qui, en fait, ne font appel qu’à des GED (gestion électronique de documents) spécialisées, destinées elles-mêmes à des spécialistes dans l’entreprise.

Baisser les prix et simplifier les offres

Pour toucher toutes les entreprises, les éditeurs ont dû à la fois baisser leurs prix et simplifier leurs offres. En mutualisant les services, le SaaS est tout indiqué pour proposer des solutions simples et abordables. Ces coûts raisonnables permettent à toutes les entreprises de s’équiper d’un système de gestion électronique de documents.

Système avec un fort retour sur investissement

Les solutions de dématérialisation et de gestion documentaire proposées par Doc.SERIES permettent de réduire fortement vos coûts, d’optimiser l’efficacité de vos équipes, et de disposer d’une vision claire des processus autour desquels votre entreprise est organisée. La dématérialisation vous permet tout d’abord de réduire, voire supprimer la surface dévolue au stockage de vos archives. Les outils que nous proposons réduisent ensuite le temps de traitement et de manipulation des documents, et dégagent du temps pour que vos équipes se consacrent à leurs cœurs de métier et ne perdent pas leur temps dans des tâches de classement et d’archivage.

Documents et traitements accessibles de partout

La GED offre de réels gains de productivité. S’affranchir du support papier permet de s’assurer de la circulation rapide de l’information, entre collaborateurs d’une même entreprise, ou bien avec ses clients ou ses partenaires. Mais le développement de la mobilité pour les entreprises ne passe pas uniquement par la dématérialisation de données ou de documents. La GED permet bien plus. Les processus métiers peuvent eux aussi être allégés, simplifiés et optimisés ! Concrètement, automatiser certaines tâches rébarbatives ou chronophages permet de mobiliser les compétences internes d’une entreprise sur des missions à forte valeur ajoutée. Comme par exemple se consacrer plus activement à la relation client ou au développement de son activité !

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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