Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

schema-ged

Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Publicités

Gestion des documents et des informations dans les communes

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver les documents le plus souvent sans être dans les locaux de l’administration.

1)   Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Nous avons conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

2)   La solution de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d’amélioration de vos processus internes. Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, transport et transmission à de multiples personnes pour la validation. Avec nos solutions, nous proposons d’optimiser ce processus :

  • La réception et le tri des documents
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflows de validation et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des factures conformément à la loi, ce qui permet de détruire les documents papiers. La solution est simple à prendre en œuvre compatible avec les terminaux mobiles, ce qui permet d’avoir une solution performante facilitant la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus « factures fournisseurs ».

schéma_factures

3)   La solution de gestion des séances de la Municipalité/Commune

La plate-forme permet de planifier, organiser et assurer le suivi des séances de la Commune. Elle est principalement utilisée par les personnes contribuant à l’élaboration de l’ordre du jour des séances (Chancellerie, Greffe, chefs de services, …) et les participants aux séances (élus, greffe, chancelier, …). Avec nos solutions, nous proposons :

  • Des modèles de documents bureautiques (ordre du jour, PV, décisions, …), ils seront adaptés à vos documents
  • Une planification des séances
  • La mise en place d’annexes
  • La possibilité d’élaborer l’ordre du jour
  • D’avertir les élus de la disponibilité des documents
  • De consulter de manière sécurisée les documents depuis partout
  • D’avoir des alertes et des avertissements pour un bon suivi
  • De défini des décisions (tâches)
  • D’appliquer des workflows pour le suivi des décisions et des tâches
  • D’avoir des outils de suivi et de reporting

La solution vous permet également de retrouver toutes les informations et sujets traités de manière très simple comme vous le feriez lors d’une recherche d’information sur Internet. Le système est hautement sécurisé et offre une gestion stricte des droits pour que les personnes accèdent uniquement aux documents dont ils ont les droits.

Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

schéma_global

Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

Schéma_Cloud

Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Traitement des factures fournisseurs PDF arrivant par e-mail

En 2017, une grande partie des factures fournisseurs arrivent par e-mail et plus par courrier. Afin de faciliter le traitement, Doc.SERIES a imaginé tous les automatismes :

 facture_email

1)    Doc.Capture « écoute » l’adresse email définie pour la réception de factures fournisseurs

2)    Les emails sont récupérés, analysés et les pièces jointes extraites et déposé dans un répertoire préalablement configuré

3)    Les documents ensuite sont repris automatiquement par Doc.Capture et traités par la RAD (reconnaissance automatique de documents) / LAD (lecture automatique de documents)

4)    Si tous les champs sont correctement reconnus la facture pourra être envoyée directement pour l’archivage et le workflow de validation, dans le cas contraire une validation manuelle sera nécessaire.

5)    L’envoi des informations reconnu dans le programme comptable afin de faire l’écriture de manière automatique ou semi-automatique

De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Optimisation du processus « factures fournisseurs »

Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte : travailler mieux, plus vite et à moindre coût. Réduction des dépenses et augmentation de la productivité sont au cœur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.

Les systèmes d’information apparaissent comme l’un des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure où ils permettent de gagner en temps et en efficacité via l’automatisation des tâches, tout en garantissant fiabilité et traçabilité des données traitées. Parmi les solutions mises en œuvre, la dématérialisation peut permettre de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients).

 esquema-transp

Les motivations qui poussent les entreprises à s’équiper d’une solution de dématérialisation sont nombreuses et souvent liées à la ligne stratégique de l’entreprise. Par exemple : L’amélioration du processus de traitement des factures ; Les gains de temps et de productivité ; L’amélioration de la traçabilité des documents.

Les bénéfices évoqués par les entreprises ayant fait le pas, sont d’ordre quantitatif (réduction des coûts de traitement, raccourcissement des délais) mais aussi qualitatifs (modernisation de la fonction comptable, contrôle interne sécurisé, allocation des ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée).

schéma_factures

 De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes (traitement du courrier, saisie, validation et circulation, paiement, l’archivage, la recherche) est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Doc.SERIES – La gestion électronique de documents pour votre organisation

L’offre Doc.SERIES se décline aujourd’hui en différents produits :

  • Doc.SERIES PME : bureau électronique pour les PME, workflows métier dédiés pour les Avocats, fiduciaires, professions industriels, professions du bâtiment, intégrant un coffre-fort électronique.
  • Doc.SERIES Factures : espace de gestion électronique utilisant un moteur de workflow, un module de reconnaissance des éléments d’une facture, un coffre-fort électronique pour tous les métiers.
  • Doc.SERIES RH : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour archiver les dossiers des collaborateurs et permettre des accès sécurisés aux personnes pour consulter leurs fiches de paie.
  • Doc.SERIES Contrat : système permettant de faire circuler virtuellement des documents entre différentes personnes, entités, service pour une validation et/ou signature électronique.
  • Doc.SERIES Conseil : système permettant de partager en toute sécurité les documents liés à des séances (Conseil d’administration, séances d’entreprise, séances d’association, de fondation ou politiques).
  • Doc.SERIES Commune : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour les organisations publiques.

L’expertise de Doc.SERIES concrétisée par ses offres de dématérialisation déjà disponibles et la connaissance métier dans les domaines de la Finance, de la Fiscalité, de la RH, des organisations publiques et de la gestion opérationnelle vont permettre de bâtir une plateforme complète et intégrée de dématérialisation pour tous nos clients.

La plateforme Doc.SERIES permet la création de nouveaux services Cloud et de nouvelles offres pour le secteur public, les entreprises, et les PME 

Doc.SERIES intègre nativement la traçabilité des échanges ainsi que des modules pour les statistiques, le versionning, l’intégration à MS-Office, la gestion des droits, l’archivage à valeur probant et encore bien d’autres fonctions. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Coffre-fort numérique

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent conserver et distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud de déposer vos documents de manière unitaire ou en masse, d’éventuellement choisir le document que vous souhaitez partager en choisissant par exemple un client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre-fort en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Il répond aux normes et aux lois pour la conservation des documents et permet ainsi la suppression des échanges papiers.

Avantages

  • Coffre-fort en ligne sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents
  • Conforme aux lois et aux normes
  • Conception et société 100% Suisse
  • Hébergement en Suisse dans un datacenter certifié

Le coffre-fort numérique est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier.

 esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Echanges sécurisés entre vous et vos clients

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Doc.Cloud vous permet de transférer des documents en ligne en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud, de choisir le document que vous souhaitez envoyer de choisir votre client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Vous pouvez offrir ce service comme une extension d’une solution en ligne déjà existante ou bien comme un service indépendant proposé à un client.

Avantages

  • Coffre en ligne personnel, sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Lien client fort
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents

La distribution est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier au moment de la livraison de documents importants à vos clients. Chaque client bénéficie d’un dépôt numérique sécurisé pour les documents importants, auquel il est le seul ou la seule à pouvoir accéder.

Solution SaaS

  • Service géré par directement par Doc.SERIES
  • Vous ne vous souciez pas de la gestion de la solution
  • Le service dispose toujours des dernières mises à jour
  • Stockage de fichiers exclusivement sur nos serveurs suisses haute sécurité

Sans titre

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Opportunités pour la digitalisation des fiduciaires

Les fiduciaires sont très fortement touchés par la numérisation de l’économie, premièrement pour leur propre entreprise, mais aussi pour leurs clients qui sont fortement impactés par le passage au numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés ?

 

La numérisation des documents et des factures

La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. Les solutions de numérisation des documents, de gestion électronique des documents et d’échanges de documents via des plateformes deviennent inévitables. Ces solutions permettent un travail collaboratif et des accès simple et rapide aux informations qui sont partagées en temps réel.

http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

 

La gestion de la paie et des ressources humaines

Les solutions modernes doivent permettre les interactions entre les services RH (internes ou externes) et permettre une communication informatique avec les différentes institutions (impôts à la source, caisse AVS, …). Les solutions doivent au-delà de la gestion de la paie (fixe, variable, correction, données périodiques, …), permettre de gérer les données RH des employés telles que les évolutions de carrière, les profils des postes, la gestion des compétences, le suivi des formations et qualifications, CV’s etc… en permettant aux employés d’accéder aux informations utiles de manière confidentielle via un coffre-fort du collaborateur.

http://www.atlon.chhttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

 

La gestion du temps et l’enregistrement du temps de travail

Les fiduciaires sont souvent appelés à conseiller les clients dans la gestion de leurs entreprises. Ils doivent aussi mettre en garde les clients des nouvelles dispositions légales et apporter des solutions pour faciliter la vie de leurs clients. Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, en Suisse, depuis le 1er janvier 2016 quelques adaptations ont eu lieu, et l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige les entreprises de tenir à disposition des autorités les données d’enregistrement du temps de travail de chaque employé, soit la durée quotidienne et hebdomadaire et les horaires de travail effectivement fournis, ainsi que les pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.

Les solutions doivent apporter la réponse à cet élément, mais en plus il semble essentiel pour toutes les entreprises de disposer d’une solution plus évoluée qui permettra la planification précise des tâches et des projets, la gestion et le suivi des activités, l’imputation des heures à des clients et des projets afin de pouvoir analyser l’activité précise des entreprises.

http://www.atlonpmanager.ch – info@atlon.ch

 

La modernisation des systèmes

En Suisse, il existe de multiples petites structures qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. il faut moderniser le processus de travail et proposer à ces fiduciaires et à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité, pour la gestion des documents et des échanges d’informations, mais aussi pour gérer la paies et les fiches salaires des collaborateurs. Il est nécessaire de trouver des prestataires de références pour accompagner l’ensemble des entreprises dans ces approches et dans la modernisation des systèmes.

http://www.ation.chinfo@atlon.ch

 

Choisir la bonne solution

Les prestations de service d’une fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, les logiciels à mettre en œuvre doivent permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations. Dans l’idéal, la fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète.

http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

Echange des dossiers sur solutions mobiles et consultations des indicateurs clés

Pour finir, la fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients. Ce portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration. Il permet aussi d’accéder aux indicateurs clés de l’entreprise (chiffre d’affaire, ventes, charges, le cash-flow, les évolutions des marges, …). Ce portail fiduciaire est disponible depuis un ordinateur et un navigateur Internet, mais aussi depuis des appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance.

http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

 

Conclusion

La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent les entreprises changent fondamentalement nos modèles d’affaires. Avec la bonne solution, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité. Les technologies Cloud et mobiles offrent des avantages essentiels en matière d’innovation, de productivité et d’efficacité.