Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

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Optimisation du processus « factures fournisseurs »

Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte : travailler mieux, plus vite et à moindre coût. Réduction des dépenses et augmentation de la productivité sont au cœur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.

Les systèmes d’information apparaissent comme l’un des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure où ils permettent de gagner en temps et en efficacité via l’automatisation des tâches, tout en garantissant fiabilité et traçabilité des données traitées. Parmi les solutions mises en œuvre, la dématérialisation peut permettre de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients).

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Les motivations qui poussent les entreprises à s’équiper d’une solution de dématérialisation sont nombreuses et souvent liées à la ligne stratégique de l’entreprise. Par exemple : L’amélioration du processus de traitement des factures ; Les gains de temps et de productivité ; L’amélioration de la traçabilité des documents.

Les bénéfices évoqués par les entreprises ayant fait le pas, sont d’ordre quantitatif (réduction des coûts de traitement, raccourcissement des délais) mais aussi qualitatifs (modernisation de la fonction comptable, contrôle interne sécurisé, allocation des ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée).

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 De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes (traitement du courrier, saisie, validation et circulation, paiement, l’archivage, la recherche) est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Doc.SERIES – La gestion électronique de documents pour votre organisation

L’offre Doc.SERIES se décline aujourd’hui en différents produits :

  • Doc.SERIES PME : bureau électronique pour les PME, workflows métier dédiés pour les Avocats, fiduciaires, professions industriels, professions du bâtiment, intégrant un coffre-fort électronique.
  • Doc.SERIES Factures : espace de gestion électronique utilisant un moteur de workflow, un module de reconnaissance des éléments d’une facture, un coffre-fort électronique pour tous les métiers.
  • Doc.SERIES RH : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour archiver les dossiers des collaborateurs et permettre des accès sécurisés aux personnes pour consulter leurs fiches de paie.
  • Doc.SERIES Contrat : système permettant de faire circuler virtuellement des documents entre différentes personnes, entités, service pour une validation et/ou signature électronique.
  • Doc.SERIES Conseil : système permettant de partager en toute sécurité les documents liés à des séances (Conseil d’administration, séances d’entreprise, séances d’association, de fondation ou politiques).
  • Doc.SERIES Commune : espace de gestion électronique utilisant un coffre-fort électronique pour les organisations publiques.

L’expertise de Doc.SERIES concrétisée par ses offres de dématérialisation déjà disponibles et la connaissance métier dans les domaines de la Finance, de la Fiscalité, de la RH, des organisations publiques et de la gestion opérationnelle vont permettre de bâtir une plateforme complète et intégrée de dématérialisation pour tous nos clients.

La plateforme Doc.SERIES permet la création de nouveaux services Cloud et de nouvelles offres pour le secteur public, les entreprises, et les PME 

Doc.SERIES intègre nativement la traçabilité des échanges ainsi que des modules pour les statistiques, le versionning, l’intégration à MS-Office, la gestion des droits, l’archivage à valeur probant et encore bien d’autres fonctions. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Echanges sécurisés entre vous et vos clients

Grâce au service de coffre-fort de Doc.SERIES, les entreprises peuvent distribuer les documents (factures, contrats, relevés, …) en toute sécurité. Doc.Cloud vous permet de transférer des documents en ligne en toute sécurité. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Doc.Cloud, de choisir le document que vous souhaitez envoyer de choisir votre client et il recevra dans son compte en toute sécurité la possibilité de consulter le document et de valider sa lecture.

Doc.Cloud représente un coffre en ligne pratique pour le stockage sécurisé et l’archivage des documents numériques. Vous pouvez offrir ce service comme une extension d’une solution en ligne déjà existante ou bien comme un service indépendant proposé à un client.

Avantages

  • Coffre en ligne personnel, sécurisé pour les documents
  • Echange de documents entre deux parties
  • Lien client fort
  • Fluidification des échanges de documents
  • Confidentialité garantie
  • Archivage à long terme des documents
  • Accès protégé et sécurité de l’information
  • Réduction des coûts de réception et d’envoi de documents

La distribution est une solution rentable pour votre entreprise sans toute la procédure papier au moment de la livraison de documents importants à vos clients. Chaque client bénéficie d’un dépôt numérique sécurisé pour les documents importants, auquel il est le seul ou la seule à pouvoir accéder.

Solution SaaS

  • Service géré par directement par Doc.SERIES
  • Vous ne vous souciez pas de la gestion de la solution
  • Le service dispose toujours des dernières mises à jour
  • Stockage de fichiers exclusivement sur nos serveurs suisses haute sécurité

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Opportunités pour la digitalisation des fiduciaires

Les fiduciaires sont très fortement touchés par la numérisation de l’économie, premièrement pour leur propre entreprise, mais aussi pour leurs clients qui sont fortement impactés par le passage au numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés ?

 

La numérisation des documents et des factures

La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. Les solutions de numérisation des documents, de gestion électronique des documents et d’échanges de documents via des plateformes deviennent inévitables. Ces solutions permettent un travail collaboratif et des accès simple et rapide aux informations qui sont partagées en temps réel.

http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

 

La gestion de la paie et des ressources humaines

Les solutions modernes doivent permettre les interactions entre les services RH (internes ou externes) et permettre une communication informatique avec les différentes institutions (impôts à la source, caisse AVS, …). Les solutions doivent au-delà de la gestion de la paie (fixe, variable, correction, données périodiques, …), permettre de gérer les données RH des employés telles que les évolutions de carrière, les profils des postes, la gestion des compétences, le suivi des formations et qualifications, CV’s etc… en permettant aux employés d’accéder aux informations utiles de manière confidentielle via un coffre-fort du collaborateur.

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La gestion du temps et l’enregistrement du temps de travail

Les fiduciaires sont souvent appelés à conseiller les clients dans la gestion de leurs entreprises. Ils doivent aussi mettre en garde les clients des nouvelles dispositions légales et apporter des solutions pour faciliter la vie de leurs clients. Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, en Suisse, depuis le 1er janvier 2016 quelques adaptations ont eu lieu, et l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige les entreprises de tenir à disposition des autorités les données d’enregistrement du temps de travail de chaque employé, soit la durée quotidienne et hebdomadaire et les horaires de travail effectivement fournis, ainsi que les pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.

Les solutions doivent apporter la réponse à cet élément, mais en plus il semble essentiel pour toutes les entreprises de disposer d’une solution plus évoluée qui permettra la planification précise des tâches et des projets, la gestion et le suivi des activités, l’imputation des heures à des clients et des projets afin de pouvoir analyser l’activité précise des entreprises.

http://www.atlonpmanager.ch – info@atlon.ch

 

La modernisation des systèmes

En Suisse, il existe de multiples petites structures qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. il faut moderniser le processus de travail et proposer à ces fiduciaires et à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité, pour la gestion des documents et des échanges d’informations, mais aussi pour gérer la paies et les fiches salaires des collaborateurs. Il est nécessaire de trouver des prestataires de références pour accompagner l’ensemble des entreprises dans ces approches et dans la modernisation des systèmes.

http://www.ation.chinfo@atlon.ch

 

Choisir la bonne solution

Les prestations de service d’une fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, les logiciels à mettre en œuvre doivent permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations. Dans l’idéal, la fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète.

http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

Echange des dossiers sur solutions mobiles et consultations des indicateurs clés

Pour finir, la fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients. Ce portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration. Il permet aussi d’accéder aux indicateurs clés de l’entreprise (chiffre d’affaire, ventes, charges, le cash-flow, les évolutions des marges, …). Ce portail fiduciaire est disponible depuis un ordinateur et un navigateur Internet, mais aussi depuis des appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance.

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Conclusion

La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent les entreprises changent fondamentalement nos modèles d’affaires. Avec la bonne solution, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité. Les technologies Cloud et mobiles offrent des avantages essentiels en matière d’innovation, de productivité et d’efficacité.

Plateforme factures fournisseurs

Doc.SERIES ouvre un nouveau service de dématérialisation des factures fournisseurs. Baptisée Doc.Factures, cette offre clé en main permet de simplifier et d’automatiser des processus souvent chronophages et sources d’erreurs. Dans un contexte économique tendu, la digitalisation des échanges interentreprises tend de plus en plus à s’imposer et à offrir des gains intéressants pour les PME.

Avec Doc.Factures, les entreprises peuvent ainsi traiter toutes leurs factures entrantes, reçues en format papier ou électroniques sur un portail mis en place par Doc.SERIES, en bénéficiant de différentes fonctions : workflow de validation, export et intégration dans les logiciels comptables ou ERP, archivage sécurisé en ligne pendant 10 ans, ou encore tableaux de bord avec indicateurs de suivi, etc.

La mise en place d’un tel service peut permettre une réduction des coûts de traitement des factures pouvant aller jusqu’à 50 à 60%. Les temps de traitement peuvent également être divisés par plus de trois, passant de 18 à 5 jours en moyenne.

Avec Doc.Facture, quel que soit le format papier ou électronique, les factures clients peuvent être externalisées et les factures fournisseurs peuvent être dématérialisées pour gagner du temps et de l’argent tout en assurant un suivi en temps réel qui permet d’optimiser les processus comptables.

Doc.SERIES est une des leaders dans le marché de la gestion électronique des documents pour les PME.

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Nous travaillons avec vous pour vous fournir l’outil qui vous convient !

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES  est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Doc.SERIES – La solution qui vous permettra d’éliminer le papier

La culture du papier est appelée à disparaître. Doc.SERIES vous accompagne dans l’optimisation de vos processus documentaires.

Les entreprises envoient des millions de documents physiques. Le coût d’un envoi papier et du traitement administratif est de plus de CHF 10.-. La numérisation permet de réduire le coût moyen de l’envoi d’un facteur 10. La plateforme Doc.SERIES permet aux entreprises, de recevoir, d’envoyer, de dématérialiser, de visualiser, de gérer, d’archiver des documents.

Les entreprises et organisations de nombreux secteurs proposent leurs documents par le biais de cette plateforme à leurs clients afin que l’échange soit électronique de bout en bout soit sécurisé et fiable.

La numérisation offre de très nombreux avantages pour les entreprises. La montagne de papier diminue sensiblement et les documents numérisés permettent une plus grande interaction avec le client. Le risque de perte est exclu puisque les factures et les documents sont archivées électroniquement par la plateforme. Les clients peuvent par exemple également recevoir automatiquement un rappel avant l’échéance d’une facture ou d’un contrat. Ce qui réduit la probabilité de non-paiement ou de paiement tardif. De nombreuses options permettent une gestion optimale des flux documentaires.

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L’amélioration des processus métiers – Factures fournisseurs

Les motivations qui poussent les directions financières des entreprises à s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs sont nombreuses et souvent liées à la ligne stratégique de l’entreprise. Quatre motifs se dégagent nettement :

  • L’amélioration du processus de traitement des factures
  • Les gains de temps et de productivité
  • Les gains financiers
  • L’amélioration de la traçabilité des documents.

L’optimisation des effectifs du service comptable et le renforcement du contrôle interne justifie également ce type de projet.

Les applications numérisation, reconnaissance des factures, workflow de validation et l’archivage électronique sont les briques principales. Il est nécessaire d’ajouter l’interface avec l’ERP afin d’avoir un système complet.

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Le traitement de l’ensemble de la chaine pour tous vos documents

La numérisation est la toute première étape de la dématérialisation. Les pages sont transformés en objets numériques et stockés. À partir du scan, il faut stocker le document numérique et en extraire les informations pertinentes. Doc.SERIES a fait de la lecture intelligente des documents un de ses points forts. Sur une facture, par exemple, le logiciel extrait les informations pertinentes (le nom du fournisseur, le N° de TVA, le montant, …).

Les logiciels de Doc.SERIES permettent d’acheminer les documents numériques de manière automatique vers les bons espaces de stockage, et de déclencher les processus pertinents et d’acheminer les documents vers la bonne personne. Aujourd’hui, les solutions Doc.SERIES ont la capacité de traiter tout type de document, exceptés ceux écrits à la main. Ils utilisent des algorithmes d’analyse sémantique afin de reconnaitre de manière globale et intelligente les informations. La lecture de documents et l’extraction des données sont cruciales dans la dématérialisation. Elles servent également à archiver les documents en leur attribuant les bonnes métadonnées, ce qui va favoriser leur classement et leur gestion.

La gestion électronique de documents s’appuie aujourd’hui sur le moteur de recherche qui analyse les contenus des documents. Doc.SERIES travaille tout particulièrement sur la qualité et les performances du moteur de recherche. L’approche classique de la gestion documentaire, qui consiste à classer tous les documents avec une multitude d’index a vécu. Les documents sont trop nombreux, hétérogènes, utilisés par de multiples services. Plus personne n’a le temps de faire ce tri et cette saisie. Il faut classer un peu (avec un nombre d’index limité) et s’appuyer sur les qualités du moteur de recherche.

Certains documents en vertu de la réglementation et des lois, doivent être conservés pendant plusieurs années, tout en étant protégé des risques de falsification. L’archivage à valeur probante peut concerner les factures, les bulletins de paie, les documents comptables, les contrats commerciaux ou encore les e-mails. La valeur probante s’appuie sur les impératifs de pérennité, d’intégrité, de traçabilité et de confidentialité. Il faut notamment s’assurer qu’il n’y a pas eu de modifications, volontaires ou involontaires, des informations au cours du temps. Les services d’archivage électronique répondent à ces problématiques. Doc.SERIES vous propose une solution intégrée à sa suite.

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La dématérialisation facteur d’efficience pour les entreprises et leurs salariés

Face à la numérisation de l’environnement de travail, les entreprises adoptent de plus en plus de nouveaux usages à l’égard des technologies d’information et de communication. Dématérialisation des factures, des échanges avec ses clients, ses fournisseurs, nombreuses entreprises de tous secteurs ont amorcé le virage vers le « tout numérique ».

La dématérialisation peut être envisagée comme un formidable levier de croissance pour les organisations et indéniablement comme un enjeu économique et sociétal. Les entreprises aujourd’hui sont conscientes de l’impact que peuvent avoir ces technologies sur leurs activités et leurs performances. Ce changement ne se borne pas à l’adoption des technologies, de dématérialisation des flux de documents internes ou externes mais engendre un profond changement sur la vie quotidienne de l’entreprise, sur les modes de collaboration et sur l’organisation entière.

Doc.SERIES vous propose des solutions et des méthodes pour répondre aux besoins de capture, de Gestion Electronique de Documents (GED), permettant d’acquérir, de classer, de stocker et d’accéder aux documents de l’entreprise via une interface numérique. Ces solutions s’adaptent et peuvent évoluer en fonction du besoin, de la taille et le secteur de l’entreprise.

La sécurité de ses données est également un aspect primordial auquel l’entreprise doit apporter une attention particulière. Il faut protéger les informations et permettre uniquement aux ayants-droits d’y accéder. De plus Doc.SERIES propose de détruire une grande quantité du papier et ceci en respectant les lois en vigueur afin de garantir l’intégrité des documents.

Les aspects humains, techniques devront simultanément être pris en compte pour assurer sereinement le passage de son entreprise vers la dématérialisation. Les bénéfices sont nombreux pour l’entreprise. Une mise en place progressive et un accompagnement sont des facteurs essentiels pour aborder correctement ce virage.

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