Externalisation des tâches administratives

La nature de l’externalisation est en pleine évolution. Face à l’augmentation des coûts et de la complexité, les entreprises doivent déployer leurs effectifs de manière plus efficace en les délestant des tâches répétitives à forte intensité de main-d’œuvre.

Une entreprise ne peut plus se contenter d’automatiser uniquement certains processus isolés. Il n’est plus à prouver que les processus numériques permettent de simplifier et de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise, sans parler des économies et des gains de productivité induits. Des études récentes portant sur le thème de la digitalisation au travail indique que si le concept de transition numérique attire beaucoup d’entreprises, très peu d’entre elles vont jusqu’au bout de leur démarche. Ce constat montre que l’externalisation a un vrai rôle à jouer.

 

Dans le contexte actuel, que l’entreprise soit petite ou grande, la gestion externalisée des processus administratifs (le courrier, la paie, les RH, la facturation, le recouvrement, la comptabilité, le support/service client, …) peut jouer un rôle clé dans l’amélioration de l’avantage compétitif des entreprises ainsi que dans leur poursuite de la haute performance. L’externalisation peut ainsi contribuer à redéfinir les fonctions de soutien, réduire les coûts et accroître la flexibilité stratégique de l’entreprise tout en simplifiant ces mêmes fonctions. 

M&H Atlon Services dispose de l’expérience, des capacités globales et d’une connaissance approfondie des secteurs d’activités et des processus, nécessaires pour assumer la charge de fonctions multiples, permettant à ses clients d’atteindre la haute performance.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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EXTERNALISATION DE LA GESTION DE CERTAINS PROCESSUS – QUELS SONT LES GAINS

L’externalisation des processus revêt une importance capitale dans l’optimisation de l’organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, nous proposons une prise en main externalisée de vos processus internes. En confiant la gestion de vos documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement.

Différents avantages liés à la gestion des processus internes par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide
  • Reconnaissance et saisies des informations en lien avec le contexte du document (factures, RH, contrats, notes de frais, autres courriers, …)
  • Réduire les délais
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux interlocuteurs habilités
  • Archiver les documents de manière conforme à la loi

Après leur numérisation, la classification et l’indexation, le système distribue le document à la bonne personne de votre organisation via des workflows correspondant parfaitement à vos besoins. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnel, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, mais aussi les traitements liés au processus et recevoir les alertes selon les types de documents.

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. Nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

Nous pouvons vous aider à organiser vos processus ou vous aider à les externaliser en fonction de vos besoins.

Plus d’informations sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents.

Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.

C’est pourquoi Digitech et Doc.SERIES ont conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

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Il est de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité.

Plus d’information : http://www.digitech.swiss http://www.doc-series.chinfo@doc.series.ch

Externaliser la gestion de vos courriers

Les avancées technologiques auraient pu faire mourir le courrier papier, mais au lieu de cela on ne constate pas une diminution significative des courriers papier au sein des entreprises. Ce moyen de communication continue d’occuper une place prépondérante par rapport aux autres types de communication. De nombreuses entreprises prennent conscience que la gestion du courrier devient de plus en plus coûteuse et chronophage. Elles recherchent des moyens alternatifs pour éviter que ces coûts et que la gestion des courriers papiers ne pénalisent la compétitivité.

Les avantages

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. En prenant en charge cette tâche, nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

« L’externalisation de votre courrier entrant permet un gain d’efficacité et une réduction des coûts. »

Les gains importants

Combien dépensez-vous pour votre service courrier ? La plupart des entreprises sont dotées de personnes qui gèrent la réception, le tri, la distribution des courriers, et en fin de processus le classement et l’archivage. Ces tâches logistiques ont un coût élevé et consomment un temps précieux. Les dépenses administratives et imputables au service courrier sont en constante augmentation, alors que la tendance est aux restrictions budgétaires et à l’optimisation. Avec notre solution les entreprises peuvent économiser jusqu’à 50% sur ce poste tout en garantissant un service optimal non dépendant d’une personne absente dans votre entreprise.

Le service en quelques mots

Nous mettons en œuvre pour vous une nouvelle organisation du courrier fondée sur les principes simples suivants :

  • Professionnaliser la réception, le tri des plis, leur numérisation et l’indexation des documents
  • Mettre en œuvre les flux et l’acheminement
  • Prioriser le traitement des courriers recommandés, et distinguer le traitement de documents sensibles
  • Mettre en œuvre des processus respectant l’archivage égal permettant de supprimer le papier de manière conforme à la loi
  • S’engager sur les heures de mise à disposition des courriers numérisés

En conclusion

La réduction des délais de traitement impose une distribution dématérialisée performante du courrier sur les différents sites des entreprises et des administrations. Avec notre hub courrier, nous vous proposons une organisation et des solutions de traitement fiable et rapide pour traiter vos courriers entrants de manière dématérialisée au meilleur prix.

Prenez contact avec nous : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS COURRIERS

Les entreprises et les organisations reçoivent tous les jours une grande quantité de courrier qu’il s’agit de trier et de distribuer aux destinataires. La diversité des envois ajoute à la complexité de la tâche car au-delà de la distribution il faut les classer dans les dossiers respectifs et gérer le suivi (réponse). Si certaines affaires peuvent être réglées séance tenante, d’autres, en revanche, doivent suivre des procédures prédéfinies.

Les documents s’entassent à chaque poste de travail et il arrive régulièrement que des documents demeurent introuvables parce qu’ils ont été classés dans le mauvais dossier, ou que des délais ne soient pas respectés. A cela s’ajoute l’impossibilité d’avoir une vue d’ensemble sur la situation actuelle.

Doc.SERIES propose une solution électronique à ce problème. Le courrier entrant est numérisé à l’aide d’un scanner (ou d’un copieur multifonction). Bien entendu, il est également possible de traiter des e-mails. Les documents ainsi préparés sont automatiquement attribués au dossier du destinataire désigné et placés dans sa boîte aux lettre électronique de réception. Le traitement peut avoir lieu en gérant le statut, les délais de traitement et la réponse apportée. Il peut également être remis à d’autres personnes pour traitement ou pour information.

Avec cette solution vous gagnerez un temps précieux, vous pourrez supprimer la gestion papier des courriers (en les détruisant), vous retrouverez instantanément les informations tout en ayant des outils de suivi.

En complément, si vous souhaitez ne plus gérer le processus logistique de réception, tri et acheminement des papiers, vous pouvez externaliser l’ensemble du processus de gestion du courrier.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La technologie aide le traitement des documents et des courriers

Digitech, société spécialisée dans la gestion électronique de documents et la dématérialisation des documents, propose une série de solution pour les entreprises.

Nos solutions sont faites pour augmenter l’efficacité et la productivité des entreprises, et notamment pour ce qui concerne les tâches de gestion administrative. Elles sont fastidieuses et coûtent cher, comme aller collecter des factures, les archiver, les partager, les rechercher et les classer. Nos solutions automatisent toutes ces tâches.

Le gain de temps réalisé est loin d’être négligeable, si on permet à une personne d’économiser vingt minutes par jour, ça fait deux semaines d’économiser par an !

Pour aller plus loin dans la gestion des documents, Digitech a développé de nouvelles technologies de dématérialisation intelligentes. La solution permet d’extraire les informations pertinentes des documents de manière automatique (N° TVA, Nom d’entreprise, montants, émetteur et destinataire des courriers, adresses mails, etc.). Nos applications en plus de collecter, d’archiver, de sécuriser, de partager, vont encore plus loin, pour traiter les documents automatiquement.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch

Piloter son entreprise par la gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents n’est pas simplement un outil de gestion documentaire. Elle peut remplir des fonctions bien plus larges en tant qu’outil de pilotage d’une entreprise.  Dans un contexte économique de plus en plus compétitif, il devient nécessaire d’avoir des outils d’optimisation des traitements des processus administratifs opérationnels des entreprises.

Dans de nombreuses entreprises, il est parfois difficile de disposer rapidement d’information et de documents concernant l’activité de la société. Il est également difficile d’obtenir des indicateurs sur l’activité des différents services, ou de diagnostiquer les sources de blocage ou de rétention d’information.

Dans ce contexte, les outils tels que la gestion électronique de documents sont devenus des plateformes avancées de collaboration et de pilotage d’activité.

La gestion électronique de documents permet de tracer ou de retracer la manière dont a été géré un dossier, mais aussi de disposer des statistiques sur les temps de traitements et sur les acteurs et collaborateurs qui ont été amenés à le gérer. La GED couplée à un BPM (Business Process Management) adapté devient un véritable tableau de bord vous permettant de suivre et de piloter les performances de l’entreprise. Enfin, les outils de GED sont aussi un moyen de mesurer la qualité du service rendu, en offrant des statistiques sur les temps de traitements des demandes de vos clients.

Bien plus qu’une simple solution informatique, la souplesse et la facilité d’utilisation de votre outil de GED vous permettent de disposer d’un outil du suivi et de gestion de votre entreprise.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

AIRS.Fiduciaire – La solution pour la gestion des documents des fiduciaires

Les fiduciaires sont largement équipées de systèmes comptables, mais aujourd’hui une fiduciaire doit de plus en plus apporter des solutions à ses collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des pièces relatives à un client (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une fiduciaire. Pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé AIRS.Fiduciaire.

Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents

AIRS.Fiduciaire est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les fiduciaires. AIRS.Fiduciaire vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

AIRS.Fiduciaire apporte une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans votre entreprise dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux clients (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

4 bonnes raisons de dématérialiser vos documents

Augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);
  • Temps perdu à la recherche;
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement);

Organisez votre fiduciaire :

  • Difficulté à partager des documents;
  • Classement non structuré (mails, courriers, rapports, documents bureautiques);
  • Plusieurs versions des documents;

Optimisez votre espace :

  • Manque de place (croissance du nombre de documents);
  • Documents à plusieurs endroits;

Sécurisez vos documents:

  • Accès aux documents;
  • Problème de pertes de documents;
  • Confidentialité;
  • Actions limitées sur les documents.

Sans titre

AIRS.Fiduciaire 

Un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Classez et retrouvez vos documents dans un dossier en toute simplicité ;
  • Classez tout type de documents: numérisés, e-mails, bureautiques, etc. ;
  • Intégration complète dans la Suite Office;
  • Affichez directement les documents d’un dossier ou d’un sous-dossier;
  • Recherchez facilement les documents par un moteur de recherche puissant multicritères et plein texte;
  • Protégez l’information de votre fiduciaire;
  • Optimisez vos processus de diffusion;
  • Gérez les délais de traitements et de réponse des documents ;
  • Assurez la traçabilité et l’historisation de l’ensemble des documents;
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

La Gestion de la Relation Citoyens

Le souci de renforcer le dialogue avec la population génère une diversification des sollicitations (forums, courriers des lecteurs, réunions, mails, appels téléphoniques, …), et des difficultés qu’il faut appréhender :

  • Augmentation du volume de courrier
  • Difficultés de hiérarchisation des demandes
  • Difficultés de suivi des opérations

D’autre part, Internet, les nouvelles technologies de communication accélèrent sans cesse la vitesse à laquelle se transmet l’information. L’usager est alors de plus en plus exigeant auprès du service public et souhaite se retrouver toujours plus rapidement dans le dédalle que peuvent représenter pour lui les démarches administratives ou l’accès aux informations « classiques » de sa commune : horaires de piscines, rues en travaux….

Partant de ces constants, Digitech a souhaité proposer AIRS GRC comme une solution originale de la gestion de cette nouvelle relation entre le citoyen et sa collectivité. Les buts recherchés sont ainsi multiples :

1 –   Améliorer le service rendu au citoyen en proposant par exemple un point d’entrée unique à l’ensemble des demandes des citoyens, et ce quel que soit le canal de communication utilisé. L’information véhiculé sera alors plus facilement contrôlé et vérifié pour permette la production d’une réponse rapide et de valeur.

2 –   Améliorer le fonctionnement de la collectivité en essayant de mieux qualifier la demande de l’usager, ce qui permettra de lui répondre plus rapidement, et ainsi retourner une meilleure image de la collectivité.

3 –   Optimiser les coûts de la collectivité, en utilisant les nouveaux média de communication, en participant à cette accélération de l’information, tout en garantissant la qualité du contenu.

4 –   Mieux connaître son environnement, par une qualification plus pertinente de l’ensemble des demandes, et ainsi mettre en œuvre les moyens de la collectivité d’une manière plus ciblée.

La plate-forme AIRS sert de base structurante en assurant le stockage de tous les documents (qui peuvent être de tous types : images, sons, vidéos, documents bureautiques…) et en définissant des droits d’accès en fonction des utilisateurs. Elle gère aussi la prise en compte des demandes de modification, conflit d’accès en écriture sur un même document, … et met à disposition des outils de recherche performants.

Le moteur de workflow met lui à disposition du module AIRS GRC la possibilité de gérer la vie d’un document,.grâce à une gestion procédurale des étapes de traitement ainsi que des visas de grandes qualités.

Ces prochaines années, et en raison de la volonté d’amélioration du service au citoyen, l’application AIRS GRC sera un besoin probablement majeur et qui aura notablement évolué. AIRS GRC fonctionnant en intégralité en mode « full-web » permet aux élus, par exemple, dès aujourd’hui, de consulter, d’intervenir et de suivre le traitement de demandes depuis un simple navigateur, à partir de leur bureau dans les locaux de la collectivité ou à partir de l’extérieur.