Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

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La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour le contrôle des habitants, …, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, documents bureautiques, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.

Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents dans une gestion électronique des documents selon les critères et les thèmes définis.

Les documents entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Avec une GED vous augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes
  • Réduction des délais de traitement des documents

Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :

  • Facilité de partager des documents
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques)
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document

Avec une GED vous sécurisez vos documents :

  • Contrôle d’accès aux documents
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents
  • Confidentialité

Doc.SERIES propose un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Numérisation simple des documents
  • Classement des documents en toute simplicité 
  • Recherches performantes et multiples
  • Intégration complète depuis Word, Excel, Outlook
  • Protection des documents
  • Optimisation des processus de distribution
  • Gestion des délais de traitements et de réponse
  • Traçabilité et historisation de l’ensemble des actions

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Le traitement de l’ensemble de la chaine pour tous vos documents

La numérisation est la toute première étape de la dématérialisation. Les pages sont transformés en objets numériques et stockés. À partir du scan, il faut stocker le document numérique et en extraire les informations pertinentes. Doc.SERIES a fait de la lecture intelligente des documents un de ses points forts. Sur une facture, par exemple, le logiciel extrait les informations pertinentes (le nom du fournisseur, le N° de TVA, le montant, …).

Les logiciels de Doc.SERIES permettent d’acheminer les documents numériques de manière automatique vers les bons espaces de stockage, et de déclencher les processus pertinents et d’acheminer les documents vers la bonne personne. Aujourd’hui, les solutions Doc.SERIES ont la capacité de traiter tout type de document, exceptés ceux écrits à la main. Ils utilisent des algorithmes d’analyse sémantique afin de reconnaitre de manière globale et intelligente les informations. La lecture de documents et l’extraction des données sont cruciales dans la dématérialisation. Elles servent également à archiver les documents en leur attribuant les bonnes métadonnées, ce qui va favoriser leur classement et leur gestion.

La gestion électronique de documents s’appuie aujourd’hui sur le moteur de recherche qui analyse les contenus des documents. Doc.SERIES travaille tout particulièrement sur la qualité et les performances du moteur de recherche. L’approche classique de la gestion documentaire, qui consiste à classer tous les documents avec une multitude d’index a vécu. Les documents sont trop nombreux, hétérogènes, utilisés par de multiples services. Plus personne n’a le temps de faire ce tri et cette saisie. Il faut classer un peu (avec un nombre d’index limité) et s’appuyer sur les qualités du moteur de recherche.

Certains documents en vertu de la réglementation et des lois, doivent être conservés pendant plusieurs années, tout en étant protégé des risques de falsification. L’archivage à valeur probante peut concerner les factures, les bulletins de paie, les documents comptables, les contrats commerciaux ou encore les e-mails. La valeur probante s’appuie sur les impératifs de pérennité, d’intégrité, de traçabilité et de confidentialité. Il faut notamment s’assurer qu’il n’y a pas eu de modifications, volontaires ou involontaires, des informations au cours du temps. Les services d’archivage électronique répondent à ces problématiques. Doc.SERIES vous propose une solution intégrée à sa suite.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Les enjeux de la gestion électronique de documents

Rechercher un document papier est dix fois plus coûteux que de le produire, il est donc primordial de numériser un document et de le traiter que sous sa forme digitale pour réduire les difficultés de recherche et assurer à l’entreprise un système d’information plus performant et plus efficace.

Que la vocation de la GED soit administrative, documentaire, technique, bureautique ou d’archivage, le document dématérialisé devient porteur de connaissances et d’efficacité partagées au sein des équipes de travail. Aussi, des retombées économiques sont également attendues de ce système par la qualité et la rapidité du traitement des demandes des partenaires extérieurs ou collaborateurs de l’entreprise.

Doc.SERIES permet notamment de :

  • Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises.
  • Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus.
  • Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
  • Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information.
  • Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
  • Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.
  • Répondre plus aisément aux exigences des normes de qualité.
  • Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de l’information entièrement paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Comment gagner du temps et de l’argent en gérant mieux ses documents et son information

En moyenne dans une entreprise de 15 salariés, perd chaque jour plus d’une heure à cause de la gestion papier de ses documents. Les technologies et méthodes pour gérer électroniquement vos documents sont parfaitement maitrisées et vous permettraient de nombreuses économies. Avec Doc.SERIES, en plus de gagner du temps avec vos documents, vous gagnerez aussi en efficacité au niveau de votre organisation, vous pourrez suivre et partager l’information de manière simple et intuitive.

Vous pouvez ainsi réduire les coûts de classement, de stockage, de recherche, de diffusion et de gestion, tout en améliorant la sécurité de vos documents.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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La gestion électronique de documents couplée aux factures électroniques comme facteur d’efficience

Les factures papiers représentent une perte  de temps et d’argent et ne répondent plus aux  exigences de notre époque. Heureusement,  il existe une alternative, l’e-facture, économique, au goût du jour et écologique. L’e-facture du côté émetteur et du côté récepteur permet d’économiser un temps précieux et de nombreuses tâches administratives et logistiques couteuses.

Le fait de traiter les factures de manière électronique de bout en bout (sans les imprimer) entraine une grande souplesse et une grande agilité dans les processus. Couplé à un système d’archivage électronique (pour le côté émetteur) et une gestion électronique de documents (côté récepteur) le processus devient complétement informatisé. Il sera donc possible d’archiver électroniquement les documents en conformité avec la loi, de faire circuler électroniquement (Workflow) lors de la réception les factures pour validation, imputation, visas. L’ensemble de la chaine devient agile et ne nécessite plus aucune saisie les gains sont très importants et le retour sur investissement immédiat tout en étant parfaitement en règle avec la loi.

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La dématérialisation des factures dès CHF 88.-/mois, ça existe

Pour booster votre efficacité comptable et vos processus documentaires, Une solution simple, rapide, économique vous permettra d’atteindre vos objectifs à un coût attractif.

La solution proposée vous permet de traiter vos documents sur notre Cloud en Suisse. La performance de nos technologies associées à une extrême simplicité de mise en œuvre et d’utilisation vous permettra, de Multipliez par 2 la productivité du traitement de vos factures, de démarrer votre projet en quelques heures, de pilotez électroniquement vos dépenses fournisseurs, de supprimez 100% le papier dans votre entreprise et donc plus de risques de pertes de documents.

En numérisant les factures fournisseurs, vous les transformerez en données exploitables par votre système d’information avec pour résultats de réduire les saisies manuelles, d’éviter la circulation du papier, d’éliminer les longues recherches dans les classeurs tout en accélérant les traitements et améliorant la qualité du traitement.

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Economisez du temps dans le traitement des documents et de l’information

Aujourd’hui le volume des données et la multiplication des sources et des formats accentuent augmentent le temps de traitement de l’information. Vous traitez des mails, des courriers papiers, des documents électroniques. Le stockage se fait à différents endroits et sur différents supports (papier, électronique). Vous êtes confrontés à un traitement non uniforme, souvent lent et des recherches peut performantes ?

Alors simplifiez votre gestion documentaire grâce à Doc.SERIES !

  • Une capture simple et performante des documents papiers
  • Une recherche ultra-rapide
  • Un mode de classement simple et unique
  • La possibilité de partager l’information
  • Une intégration complète à la messagerie
  • Une intégration complète aux outils de bureautique
  • Une gestion des droits qui permet à tous vos employés d’accéder uniquement à l’information dont ils ont droit
  • Un référentiel documentaire unique
  • Un archivage conforme à la loi Suisse permettant de supprimer les documents papiers
  • Des processus de gestion et des worklow pour distribuer vos documents
  • Des outils pour les statistiques
  • Une facilité d’utilisation
  • Un modèle économique avantageux pour toutes les tailles de sociétés
  • Un accès en déplacement
  • Une possibilité d’utilisation en mode Cloud
  • Et encore de nombreuses fonctionnalités à découvrir…

Nous travaillons avec vous, pour vous fournir l’outil qui vous convient !

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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