La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

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Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

Comment numériser et sécuriser ses documents – Archivage à valeur probante

Le numérique fait aujourd’hui partie de notre quotidien. Il simplifie les échanges des courriers, favorise une meilleure communication, optimise la gestion administrative des documents. Mais il nécessite de mettre en œuvre les bonnes démarches afin de respecter les normes et surtout les lois pour conserver ses documents qui sont une partie du patrimoine de l’entreprise.

Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses documents a une grande importance en terme d’organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts administratifs. Qu’il s’agisse de contrats, de factures, ou de documents RH, les entreprises ont évidemment un grand nombre de documents importants en leur possession.

Numériser ses documents permet de les conserver en toute sécurité et confidentialité. Stocker et protéger vos documents importants est possible, même pour les PME, grâce à des espaces de stockage sécurisés au sein d’un système d’archivage de données électroniques probant. L’accès y est facilité et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d’accès. Il convient donc de numériser tous les documents papier qui possèdent une valeur juridique, avant de procéder à l’archivage numérique. Des options possibles permettent de distribuer, de partager, de rechercher les documents.

Avec ces solutions, les démarches administratives internes deviennent plus faciles et prennent moins de temps. Les documents numérisés déposés dans le système sont conformes aux originaux et la date de dépôt fait office de preuve en cas de litige.

La numérisation se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord il y a une phase de préparation puis vient la numérisation, avant que les documents soient classés automatiquement ou de manière semi-automatique. Enfin, les documents sont archivés, disponibles à la consultation, à la recherche, à la distribution et pourront être restituées quand vous le souhaitez, tout en offrant la garantie de leur intégrité. Les documents électroniques (mail, courriers bureautiques, …) doivent aussi bénéficier de ce type de service.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch / info@doc-series.ch

Solution sécurisée de partage de fichiers dédiée aux comités de direction et conseils d’administration

L’organisation de séances traitant de sujets sensibles, nécessite la mise en place d’outils de gestion spécifiques qui garantissent la confidentialité des échanges. Les participants à une séance doivent disposer d’un accès simple et sécurisé aux documents relatifs à l’ordre du jour, sous contrôle de l’organisateur.

La page d’accueil permet aux participants d’accéder à leurs réunions, de suivre les mises à jour des documents associés. Pour des raisons de sécurité, le viewer est intégré à l’application. Il est essentiel qu’aucun document ne soit ouvert sur une application tierce. Les utilisateurs parcourent facilement les documents. Le système de notification informe les utilisateurs des nouveaux documents à traiter. La plateforme permet de définir des droits spécifiques à chaque membre du Conseil afin de contrôler l’accès aux documents. La consultation des différents documents et les actions sont tracées.

Le système proposé est simple de prise en main, il est disponible en 6 langues et peut-être accédé via les principaux navigateurs (Windows, Apple, mobile iOS et Android). Le système est sécurisé (sécurité des accès : Chiffrement des mots de passe, sécurité des transferts : Chiffrement SSL sur tous les transferts de fichiers, sécurité des fichiers stockés : Stockage sécurisé des fichiers par le chiffrement des fichiers, signature électronique et horodatage : Mise en place d’une signature des documents afin de certifier la conformité du document depuis son dépôt, certification ISO 27 001 : Un hébergement certifiés ISO 27 001 en Suisse, Authentification forte).

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Record Management pour pérenniser vos documents

L’archivage de documents pour entreprise est un module de gestion électronique de documents muni d’un moteur de règles permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos systèmes permettent de rapatrier les documents provenant de différentes sources afin de les archiver.

Grâce à notre technologie et nos connecteurs, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères prédéfinis préalablement.  Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de documents numériques à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble des fichiers sans que le système soit autonome.

Notre solution permet notamment :

  • La détection de la dernière version d’un document
  • Le typage en fonction de critères
  • L’application de la règle de conservation au document et de sa durée
  • L’archivage à valeur probante (protection contre la suppression, audit/traçabilité, horodatage) et la conservation dans un format pérenne
  • L’archivage conforme aux lois Suisses et Européennes
  • La suppression des documents à la fin du cycle de vie

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain temps et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

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Avocats : La dématérialisation et la gestion électronique de vos documents et dossiers

La numérisation des documents des cabinets d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation qui complétée par des solutions de gestion électronique de documents (Capture, Workflow et archivage) assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.

Aujourd’hui, la plupart des cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus.

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que la majorité des cabinets d’avocats ne sont pas équipés d’un système permettant de gérer l’ensemble du dossier de manière électronique. Alors, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED) spécialisée dans le métier.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour des documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker.

Des solutions de numérisation existent, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions, dont les cabinets sont largement équipés. Ces solutions s’interfacent avec les solutions de gestion électronique de documents, dont certaines offres des paramétrages spécifiques pour les avocats (Doc.SERIES). Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite consulter et envoyer aux parties concernées.

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Des bonnes raisons de dématérialiser vos documents avec Doc.SERIES

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Archivage électronique légal en Suisse

La conservation électronique des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance. Cependant, une simple sauvegarde des documents, respectivement des données, ne suffit pas pour remplir les exigences légales. Le suivi et les procédures de la documentation doivent aussi être consignés.

L’archivage Doc.SERIES et ses vastes possibilités de classement électronique proposent des fonctions en conséquence, permettant de reproduire à tout moment des documents commerciaux en respectant les exigences légales.

Le classement de documents commerciaux est fixé dans l’art.957 al. 5 du CO et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En principe, tous les documents peuvent être conservés de manière électronique, à l’exception du compte d’exploitation et du bilan avec signature manuscrite.

Un délai de conservation de dix ans est généralement valable pour les livres comptables, les documents comptables et la correspondance commerciale. Le début du délai de conservation commence « à la fin de l’exercice comptable dans lequel les documents ont été insérés. Une conservation à plus long terme, en particulier de données personnel représente un risque aux sens de la loi sur la protection des données.

La question se pose pour l’entreprise : les documents originaux peuvent-ils, sans hésitation, être détruits ? En sachant qu’aujourd’hui une grande partie des documents commerciaux est déjà conçue sous forme électronique et en tenant compte des exigences légales citées, comme par exemple l’utilisation de la signature électronique et d’autres mécanismes (afin de garantir que le document n’a pas été modifié durant sa période de conservation et à valeur d’un originale), nous pouvons clairement y répondre par Oui. L’administration fédérale des contributions le confirme également sur demande.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch