Solution sécurisée de partage de fichiers dédiée aux comités de direction et conseils d’administration

L’organisation de séances traitant de sujets sensibles, nécessite la mise en place d’outils de gestion spécifiques qui garantissent la confidentialité des échanges. Les participants à une séance doivent disposer d’un accès simple et sécurisé aux documents relatifs à l’ordre du jour, sous contrôle de l’organisateur.

La page d’accueil permet aux participants d’accéder à leurs réunions, de suivre les mises à jour des documents associés. Pour des raisons de sécurité, le viewer est intégré à l’application. Il est essentiel qu’aucun document ne soit ouvert sur une application tierce. Les utilisateurs parcourent facilement les documents. Le système de notification informe les utilisateurs des nouveaux documents à traiter. La plateforme permet de définir des droits spécifiques à chaque membre du Conseil afin de contrôler l’accès aux documents. La consultation des différents documents et les actions sont tracées.

Le système proposé est simple de prise en main, il est disponible en 6 langues et peut-être accédé via les principaux navigateurs (Windows, Apple, mobile iOS et Android). Le système est sécurisé (sécurité des accès : Chiffrement des mots de passe, sécurité des transferts : Chiffrement SSL sur tous les transferts de fichiers, sécurité des fichiers stockés : Stockage sécurisé des fichiers par le chiffrement des fichiers, signature électronique et horodatage : Mise en place d’une signature des documents afin de certifier la conformité du document depuis son dépôt, certification ISO 27 001 : Un hébergement certifiés ISO 27 001 en Suisse, Authentification forte).

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

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Record Management pour pérenniser vos documents

L’archivage de documents pour entreprise est un module de gestion électronique de documents muni d’un moteur de règles permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos systèmes permettent de rapatrier les documents provenant de différentes sources afin de les archiver.

Grâce à notre technologie et nos connecteurs, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères prédéfinis préalablement.  Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de documents numériques à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble des fichiers sans que le système soit autonome.

Notre solution permet notamment :

  • La détection de la dernière version d’un document
  • Le typage en fonction de critères
  • L’application de la règle de conservation au document et de sa durée
  • L’archivage à valeur probante (protection contre la suppression, audit/traçabilité, horodatage) et la conservation dans un format pérenne
  • L’archivage conforme aux lois Suisses et Européennes
  • La suppression des documents à la fin du cycle de vie

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain temps et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

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Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Avocats : La dématérialisation et la gestion électronique de vos documents et dossiers

La numérisation des documents des cabinets d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation qui complétée par des solutions de gestion électronique de documents (Capture, Workflow et archivage) assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.

Aujourd’hui, la plupart des cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus.

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que la majorité des cabinets d’avocats ne sont pas équipés d’un système permettant de gérer l’ensemble du dossier de manière électronique. Alors, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED) spécialisée dans le métier.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour des documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker.

Des solutions de numérisation existent, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions, dont les cabinets sont largement équipés. Ces solutions s’interfacent avec les solutions de gestion électronique de documents, dont certaines offres des paramétrages spécifiques pour les avocats (Doc.SERIES). Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite consulter et envoyer aux parties concernées.

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Des bonnes raisons de dématérialiser vos documents avec Doc.SERIES

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Archivage électronique légal en Suisse

La conservation électronique des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance. Cependant, une simple sauvegarde des documents, respectivement des données, ne suffit pas pour remplir les exigences légales. Le suivi et les procédures de la documentation doivent aussi être consignés.

L’archivage Doc.SERIES et ses vastes possibilités de classement électronique proposent des fonctions en conséquence, permettant de reproduire à tout moment des documents commerciaux en respectant les exigences légales.

Le classement de documents commerciaux est fixé dans l’art.957 al. 5 du CO et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En principe, tous les documents peuvent être conservés de manière électronique, à l’exception du compte d’exploitation et du bilan avec signature manuscrite.

Un délai de conservation de dix ans est généralement valable pour les livres comptables, les documents comptables et la correspondance commerciale. Le début du délai de conservation commence « à la fin de l’exercice comptable dans lequel les documents ont été insérés. Une conservation à plus long terme, en particulier de données personnel représente un risque aux sens de la loi sur la protection des données.

La question se pose pour l’entreprise : les documents originaux peuvent-ils, sans hésitation, être détruits ? En sachant qu’aujourd’hui une grande partie des documents commerciaux est déjà conçue sous forme électronique et en tenant compte des exigences légales citées, comme par exemple l’utilisation de la signature électronique et d’autres mécanismes (afin de garantir que le document n’a pas été modifié durant sa période de conservation et à valeur d’un originale), nous pouvons clairement y répondre par Oui. L’administration fédérale des contributions le confirme également sur demande.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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La dématérialisation et la GED pour les avocats

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, des processus liés aux documents et l’archivage des documents afin de traiter les dossiers de manière électronique de manière efficace.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une grande quantité de documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, de les distribuer, de les assembler et de les stocker.

Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions. Elles s’interfacent simplement avec les solutions GED, par exemple Doc.SERIES. Grâce à la numérisation et aux solutions Doc.SERIES, la dématérialisation est un atout dans l’organisation des avocats. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics, la circulation des documents se fait simplement et en finalité c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite conserver sous forme électronique.  

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch et http://www.digitech.swiss

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Le traitement des documents au sein des entreprises

Toute entreprise a l’obligation légale de conserver certains documents pendant une durée minimale. Une mesure qui se révèle indispensable en cas de contentieux : l’entreprise doit en effet être capable de faire valoir ses droits en produisant ses archives.

L’avènement du numérique a entraîné une modification des comportements. Les échanges de documents électroniques (contrats, factures…) se sont multipliés. Les entreprises doivent faire face à des exigences réglementaires pour la conservation et l’archivage des documents.

Il est d’abord essentiel de rappeler que les documents numériques peuvent avoir deux natures : il peut s’agir de documents originaux papiers et scannés, ou de documents nativement numériques (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, bulletins de salaire, …).

Ils mettent en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour l’entreprise, et posent la question de la conservation « conforme » de ces documents. En plus de faire face aux obligations de conservation pour les durées légales, il faut en assurer l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité, pour des durées pouvant être très longues. De plus, elle doit être capable de produire, en cas de contentieux, de litige ou de contrôle des documents recevables comme preuves.

La GED est un outil logiciel permettant la gestion quotidienne de documents de type bureautique. Ces « archives courantes » restent « vivantes » et peuvent évoluer avec le temps. Si la GED permet de stocker, modifier, valider ou encore partager des documents électroniques, elle ne remplit pas forcement une fonction d’archivage. En effet, elle n’assure ni une protection contre les modifications, ni un horodatage fiable, ni l’intégrité du document, ni sa valeur probatoire de base.

La finalité principale d’un document archivé étant de conserver son authenticité et son intégrité, elle implique un certain nombre de contraintes techniques, légales et règlementaires, qui sont assurées par un module complémentaire d’archivage électronique. En complément des fonctionnalités permises par la GED, l’archivage électronique à pour but de préservation des documents électroniques (au sens strict du terme). Au moment de leur versement, et après authentification, le système contrôle la cohérence des documents déposés par rapport à un référentiel propre à l’entreprise (format, taille, type et valeur des métadonnées, etc.). Après leur avoir appliqué un horodatage, le système d’archivage électronique effectue un traitement (signature électronique). Ce calcul permet d’assurer de la non-modification/altération des documents pendant leur conservation, gage de leur intégrité.

Chaque évènement intervenant sur les archives pendant leur durée de conservation (versement, modification de durée de conservation, restitution, destruction), tout comme l’organisation des données (plan de classement), sont enregistrés dans des journaux auditables. La destruction elle-même est contrôlée et encadrée, pour éviter tout risque de suppression accidentelle.

Pour être conforme à la réglementation, l’idéal est de combiner les deux solutions, certain éditeur comme Doc.SERIES propose une gamme complète. L’interface doit en effet être perçue comme un « guichet unique », qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des documents numériques de l’entreprise dont il a l’autorisation.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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La solution permettant de traiter les factures fournisseurs de manière optimale

Une fois numérisées, les factures fournisseurs font l’objet d’une reconnaissance et lecture automatique (LAD / RAD) puis sont présentées aux personnes chargées de la comptabilité fournisseur pour vérification et compléter la reconnaissance. Ces factures sont ensuite soumises automatiquement à validation afin d’obtenir les visas des personnes devant approuver les factures en fonction des règles interne pour la validation. Les personnes devant donner leur autorisation peuvent être notifiées par e-mail. A la fin du processus, la mise en paiement de la facture se fait dans les délais impartis.

 

La solution apporte des bénéfices :

  • Réduction du coût pour le traitement
  • La diminution des appels des fournisseurs et des rappels
  • Suivi efficace des factures que vous recevez
  • Gain de temps sur la saisie et le traitement manuels des factures fournisseurs
  • Plus de factures perdues ou manquantes
  • L’assurance que les contrôles des montants par les bonnes personnes sont effectués
  • Approbation et règlement des factures dans les délais
  • Raccourcissement des délais de réponse aux requêtes sur les statuts de règlements
  • Enregistrement précis et rapide de toutes vos factures fournisseurs
  • Possibilité de suivre et d’analyser l’efficacité du traitement de vos factures
  • Diminution du nombre d’erreurs de saisie.
  • Accès immédiat aux documents pour faciliter la résolution des litiges fournisseurs.
  • Accès aux factures à distance et à tout moment par les utilisateurs autorisés.

 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Nous vous proposons de venir vous rencontrer pour vous présenter nos solutions, vous faire une démonstration et vous démontrer en quelques minutes les gains importants que vous pouvez tirer de nos solutions.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Digitech SA

Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse

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