Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

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Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Solution sécurisée de partage de fichiers dédiée aux comités de direction et conseils d’administration

L’organisation de séances traitant de sujets sensibles, nécessite la mise en place d’outils de gestion spécifiques qui garantissent la confidentialité des échanges. Les participants à une séance doivent disposer d’un accès simple et sécurisé aux documents relatifs à l’ordre du jour, sous contrôle de l’organisateur.

La page d’accueil permet aux participants d’accéder à leurs réunions, de suivre les mises à jour des documents associés. Pour des raisons de sécurité, le viewer est intégré à l’application. Il est essentiel qu’aucun document ne soit ouvert sur une application tierce. Les utilisateurs parcourent facilement les documents. Le système de notification informe les utilisateurs des nouveaux documents à traiter. La plateforme permet de définir des droits spécifiques à chaque membre du Conseil afin de contrôler l’accès aux documents. La consultation des différents documents et les actions sont tracées.

Le système proposé est simple de prise en main, il est disponible en 6 langues et peut-être accédé via les principaux navigateurs (Windows, Apple, mobile iOS et Android). Le système est sécurisé (sécurité des accès : Chiffrement des mots de passe, sécurité des transferts : Chiffrement SSL sur tous les transferts de fichiers, sécurité des fichiers stockés : Stockage sécurisé des fichiers par le chiffrement des fichiers, signature électronique et horodatage : Mise en place d’une signature des documents afin de certifier la conformité du document depuis son dépôt, certification ISO 27 001 : Un hébergement certifiés ISO 27 001 en Suisse, Authentification forte).

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

 

Record Management pour pérenniser vos documents

L’archivage de documents pour entreprise est un module de gestion électronique de documents muni d’un moteur de règles permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos systèmes permettent de rapatrier les documents provenant de différentes sources afin de les archiver.

Grâce à notre technologie et nos connecteurs, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères prédéfinis préalablement.  Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de documents numériques à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble des fichiers sans que le système soit autonome.

Notre solution permet notamment :

  • La détection de la dernière version d’un document
  • Le typage en fonction de critères
  • L’application de la règle de conservation au document et de sa durée
  • L’archivage à valeur probante (protection contre la suppression, audit/traçabilité, horodatage) et la conservation dans un format pérenne
  • L’archivage conforme aux lois Suisses et Européennes
  • La suppression des documents à la fin du cycle de vie

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain temps et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

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Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Avocats : La dématérialisation et la gestion électronique de vos documents et dossiers

La numérisation des documents des cabinets d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation qui complétée par des solutions de gestion électronique de documents (Capture, Workflow et archivage) assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.

Aujourd’hui, la plupart des cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus.

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que la majorité des cabinets d’avocats ne sont pas équipés d’un système permettant de gérer l’ensemble du dossier de manière électronique. Alors, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED) spécialisée dans le métier.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour des documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker.

Des solutions de numérisation existent, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions, dont les cabinets sont largement équipés. Ces solutions s’interfacent avec les solutions de gestion électronique de documents, dont certaines offres des paramétrages spécifiques pour les avocats (Doc.SERIES). Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite consulter et envoyer aux parties concernées.

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Des bonnes raisons de dématérialiser vos documents avec Doc.SERIES

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

Archivage électronique légal en Suisse

La conservation électronique des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance. Cependant, une simple sauvegarde des documents, respectivement des données, ne suffit pas pour remplir les exigences légales. Le suivi et les procédures de la documentation doivent aussi être consignés.

L’archivage Doc.SERIES et ses vastes possibilités de classement électronique proposent des fonctions en conséquence, permettant de reproduire à tout moment des documents commerciaux en respectant les exigences légales.

Le classement de documents commerciaux est fixé dans l’art.957 al. 5 du CO et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En principe, tous les documents peuvent être conservés de manière électronique, à l’exception du compte d’exploitation et du bilan avec signature manuscrite.

Un délai de conservation de dix ans est généralement valable pour les livres comptables, les documents comptables et la correspondance commerciale. Le début du délai de conservation commence « à la fin de l’exercice comptable dans lequel les documents ont été insérés. Une conservation à plus long terme, en particulier de données personnel représente un risque aux sens de la loi sur la protection des données.

La question se pose pour l’entreprise : les documents originaux peuvent-ils, sans hésitation, être détruits ? En sachant qu’aujourd’hui une grande partie des documents commerciaux est déjà conçue sous forme électronique et en tenant compte des exigences légales citées, comme par exemple l’utilisation de la signature électronique et d’autres mécanismes (afin de garantir que le document n’a pas été modifié durant sa période de conservation et à valeur d’un originale), nous pouvons clairement y répondre par Oui. L’administration fédérale des contributions le confirme également sur demande.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

La dématérialisation et la GED pour les avocats

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, des processus liés aux documents et l’archivage des documents afin de traiter les dossiers de manière électronique de manière efficace.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une grande quantité de documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, de les distribuer, de les assembler et de les stocker.

Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions. Elles s’interfacent simplement avec les solutions GED, par exemple Doc.SERIES. Grâce à la numérisation et aux solutions Doc.SERIES, la dématérialisation est un atout dans l’organisation des avocats. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics, la circulation des documents se fait simplement et en finalité c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite conserver sous forme électronique.  

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch et http://www.digitech.swiss

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Digitalisation de la paie et du dossier RH

Transformation digitale, RH 2.0, bulletin de paie dématérialisé, dossier RH électronique, … Autant de thématiques qui touchent directement au sujet sensible de la relation « employé/employeur ».

Si cette tendance forte à la digitalisation des RH et de la paie peut impacter directement les processus internes et externes au sein de l’entreprise, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation en s’appuyer sur les outils logiciels et permettre une large optimisation et modernisation des organisations.

Simplification, sécurisation, clarification

Le domaine de la paie, de la gestion du temps et des activités, mais aussi la conservation des dossiers complets des collaborateurs tout en permettant un accès restreint à certaines informations est perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels, une réelle expertise afin d’apporter une solution digitale porteuse de progrès et d’optimisation.

Les avantages de la digitalisation sont nombreux (simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous). Dans cette évolution, le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le service RH et au final avec son employeur.

Heureusement, les technologies sont là pour permettre aux « ressources humaines » de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance. Les éditeurs de logiciels, participent activement aux évolutions majeures. Ils proposent des outils et des services d’externalisation, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs processus et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données, afin d’offrir aux RH toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Chaque année, ce type d’activité imprime, signe et met sous pli plusieurs milliers/millions de documents, la dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.

Pour mener à bien cet ambitieux projet, les spécialistes de la dématérialisation, de la gestion électronique de document pourront vous guider afin de vous proposer une solution à la hauteur de vos attentes.

L’activité Ressources Humaines entraine la production, le traitement et la gestion de multiples documents de toutes natures: contrats de travail, déclarations auprès des administrations, bulletins de salaire, arrêts de travail…

Notre solution apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents intervenants et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Le coffre-fort employeur hautement sécurisé assure la discrétion absolue qu’exige ce domaine si particulier. esquema-transp

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Les aspects fonctionnels d’un système SAE

Le Système d’archivage électronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). La nouvelle norme ISO 14641-1 issue de la norme française (AFNOR NF Z 42-013) est aussi à considérer comme norme de référence.

Un SAE doit intégrer les concepts suivants :

Transversalité

  • Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l’entreprise. Pour ce faire, un SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d’import, Web Service, SOA, …).

Description d’un versement électronique

  • Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé (auteur, date, type, service, …).

Création d’un « Record »

  • De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management.

Plan de classement d’entreprise

  • Le plan de classement permet d’organiser les documents dans le SAE. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d’une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées.

Préservation de l’intégrité

    • Dans le cadre de la mise en place d’un SAE, on doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps. Il est donc nécessaire de mettre en place un mécanisme de calcul d’empreinte (par exemple signature électronique) et d’une journalisation avancée. Pour assurer une sécurité complémentaire, l’archivage du document dans le SAE, pourra être muni d’un horodatage.

Cycle de vie du document

  • Un document versé possède une durée d’utilité administrative avant laquelle il ne doit pas être détruit. Passée cette durée, il peut (dans certain cas doit) être éliminé. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le « record » qui permet d’identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE. La durée de vie est une métadonnée. Le sort final après sa durée de vie (la destruction) doit être tracée dans un journal concevant la trace que le document a existé (date de création, date de destruction, descriptif sommaire (résumé de quelques métadonnées)). Ce journal peut contenir la destruction de l’ensemble des documents d’une année par exemple.

Réversibilité d’un SAE

  • Comme la durée de conservation des documents versés dans un SAE peut dépasser la durée de vie du SAE et des technologies qu’il utilise, il est indispensable de s’assurer, dès la mise en place du SAE, des possibilités de réversibilité des contenus en toute autonomie. Il doit être possible de sortir du SAE l’ensemble des documents et des éléments de preuve associés (empreintes, éléments de traces, …). Idéalement, il doit être possible de parcourir aussi facilement que possible, l’ensemble des documents et d’en extraire les documents, les métadonnées associés, l’historique d’utilisation lié au cycle de vie des documents (y compris exportation de masse). Du fait de cette contrainte forte de réversibilité, un SAE ne doit pas exposer ses données d’une manière propriétaire. Il doit tout particulièrement recourir à des technologies d’écriture et de lecture des documents sur support d’archivage permettant d’exploiter les contenus en lecture d’une manière indépendante de la technologie utilisée pour l’écriture.

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Le traitement des documents au sein des entreprises

Toute entreprise a l’obligation légale de conserver certains documents pendant une durée minimale. Une mesure qui se révèle indispensable en cas de contentieux : l’entreprise doit en effet être capable de faire valoir ses droits en produisant ses archives.

L’avènement du numérique a entraîné une modification des comportements. Les échanges de documents électroniques (contrats, factures…) se sont multipliés. Les entreprises doivent faire face à des exigences réglementaires pour la conservation et l’archivage des documents.

Il est d’abord essentiel de rappeler que les documents numériques peuvent avoir deux natures : il peut s’agir de documents originaux papiers et scannés, ou de documents nativement numériques (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, bulletins de salaire, …).

Ils mettent en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour l’entreprise, et posent la question de la conservation « conforme » de ces documents. En plus de faire face aux obligations de conservation pour les durées légales, il faut en assurer l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité, pour des durées pouvant être très longues. De plus, elle doit être capable de produire, en cas de contentieux, de litige ou de contrôle des documents recevables comme preuves.

La GED est un outil logiciel permettant la gestion quotidienne de documents de type bureautique. Ces « archives courantes » restent « vivantes » et peuvent évoluer avec le temps. Si la GED permet de stocker, modifier, valider ou encore partager des documents électroniques, elle ne remplit pas forcement une fonction d’archivage. En effet, elle n’assure ni une protection contre les modifications, ni un horodatage fiable, ni l’intégrité du document, ni sa valeur probatoire de base.

La finalité principale d’un document archivé étant de conserver son authenticité et son intégrité, elle implique un certain nombre de contraintes techniques, légales et règlementaires, qui sont assurées par un module complémentaire d’archivage électronique. En complément des fonctionnalités permises par la GED, l’archivage électronique à pour but de préservation des documents électroniques (au sens strict du terme). Au moment de leur versement, et après authentification, le système contrôle la cohérence des documents déposés par rapport à un référentiel propre à l’entreprise (format, taille, type et valeur des métadonnées, etc.). Après leur avoir appliqué un horodatage, le système d’archivage électronique effectue un traitement (signature électronique). Ce calcul permet d’assurer de la non-modification/altération des documents pendant leur conservation, gage de leur intégrité.

Chaque évènement intervenant sur les archives pendant leur durée de conservation (versement, modification de durée de conservation, restitution, destruction), tout comme l’organisation des données (plan de classement), sont enregistrés dans des journaux auditables. La destruction elle-même est contrôlée et encadrée, pour éviter tout risque de suppression accidentelle.

Pour être conforme à la réglementation, l’idéal est de combiner les deux solutions, certain éditeur comme Doc.SERIES propose une gamme complète. L’interface doit en effet être perçue comme un « guichet unique », qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des documents numériques de l’entreprise dont il a l’autorisation.

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