Record Management pour pérenniser vos documents

L’archivage de documents pour entreprise est un module de gestion électronique de documents muni d’un moteur de règles permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos systèmes permettent de rapatrier les documents provenant de différentes sources afin de les archiver.

Grâce à notre technologie et nos connecteurs, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères prédéfinis préalablement.  Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de documents numériques à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble des fichiers sans que le système soit autonome.

Notre solution permet notamment :

  • La détection de la dernière version d’un document
  • Le typage en fonction de critères
  • L’application de la règle de conservation au document et de sa durée
  • L’archivage à valeur probante (protection contre la suppression, audit/traçabilité, horodatage) et la conservation dans un format pérenne
  • L’archivage conforme aux lois Suisses et Européennes
  • La suppression des documents à la fin du cycle de vie

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain temps et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

 Schéma_Cloud

 

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

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Marre des tonnes de papiers et de la bureaucratie dans votre entreprise ?

Vous avez des problèmes pour retrouver vos documents ? Vous avez des problèmes pour traiter dans des délais impartis vos documents ?

Doc.SERIES organise et optimise pour vous tout le processus de réception de documents d’une entreprise via différents canaux. Doc.SERIES traite de manière centralisée tous les documents, qu’ils soient reçus au format papier ou électronique (emails, importations de fichiers, etc.). Si les informations sont livrées au format papier, elles sont d’abord numérisées. Durant ce processus, les collaborateurs trient et numérisent les documents à traiter. Si les informations arrivent au format électronique, Elles sont intégrées au processus de traitement.

Les solutions Doc.SERIES permettent de gagner du temps, d’améliorer la qualité, de tracer les différentes actions, de gagner de la place et d’optimiser tout le fonctionnement de l’entreprise.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Le rôle de la gestion électronique de documents dans la transformation numérique de l’entreprise

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de simplement faire de l’archivage électronique, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de faire circuler, d’accéder en mobilité et de sécuriser des informations, des données et des documents qui viennent de sources multiples et qui se présentent dans de multiples formats. La transition a déjà débuté. Les organisations les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances supérieures aux autres.

Selon certaines études américaines, CHF 200.-, est le coût moyen pour l’entreprise d’un document perdu qu’il faut remplacer. Un document mal classé revient à environ CHF 100.- Les salariés, eux, passent en moyenne 15% de leur temps à lire des informations relatives à leur cœur de métier, et plus de 30% de leur temps à rechercher lesdites informations. Un document est photocopié, en moyenne plus de 10 fois dans une entreprise. La question de la gestion documentaire est donc loin d’être dépassée.

Certaines entreprises accusent un retard important en matière de transformation numérique à l’interne de l’entreprise qui se joue sur plusieurs vecteurs notamment : Le niveau d’équipements en terminaux mobiles connectés, L’adaptation de l’organisation et les usages.

Il est d’abord, essentiel de simplifier les échanges. Pour illustre ceci, prenons simplement le cas des factures. Chaque entreprise possède son propre système de production et de gestion des factures, et il n’y a pas toujours de communication native entre les systèmes des acheteurs et ceux des fournisseurs. La solution de Doc.SERIES consiste en une plateforme capable d’absorber tous les types de documents et de formats existants d’en extraire les données et de les mettre à disposition tout en garantissant l’archivage conforme à la loi Suisse mais aussi aux normes internationales et aux lois des autres pays. La solution vise à mettre à la disposition des PME un mode de dématérialisation accessible, qui ne demande pas de compétence ou de logiciels particuliers, mais qui respecte tout de même la piste d’audit. Le zéro papier pourrait donc bientôt être une réalité.

L’évolution du format des documents illustre les différentes étapes de la dématérialisation. Le document ne se limite plus au papier. Les acteurs de l’entreprise passent aujourd’hui de l’ordinateur au smartphone, puis à la tablette, pour revenir sur l’ordinateur. L’entreprise doit être capable de capturer tous ces supports de communication et d’établir le lien entre eux.

Vient ensuite la question du stockage d’informations de format et de nature très différents. Les outils classiques sont souvent dépassés lorsqu’il s’agit d’accumuler des documents qui ne se rassemblent pas. Les solutions qui apparaissent aujourd’hui sont les technologies et outils qui permettent de stocker des informations hétérogènes et non structurées.

Des informations qu’il faut tout de même indexer. Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des milliers ou des millions de documents. Les phases de stockage et d’indexation doivent donc être automatisées. Doc.SERIES a beaucoup investi pour améliorer la classification automatique, pour permettre au système de reconnaître le document et d’identifier sa place dans la GED, ainsi que sur les services qui peuvent en avoir l’utilité. Les algorithmes basés sur une technologie d’analyse sémantique pour repérer immédiatement par exemple : le type de documents, le numéro d’assuré ou le nom du fournisseur. Ces technologies permettent de diminuer de manière importante tout le travail logistique lié au papier.

Enfin, ces données doivent être sécurisées. La sécurité apportée par le numérique dépasse largement celle du papier. Une gestion électronique de documents bien configurée ajoute une couche de sécurité, puisqu’il est possible de gérer les accès et les autorisations. La plateforme sera même capable, le cas échéant, de signaler toute modification du document, voire de récupérer des versions antérieures.

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La dernière étape et pas la moindre, c’est de faire adopter ces nouveaux usages et ces nouveaux outils aux collaborateurs. Les nouvelles technologies doivent faciliter le fonctionnement de l’entreprise et la vie des collaborateurs. 

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch 

Les solutions Doc.SERIES

Doc.SERIES vous propose des solutions adaptées à l’ensemble des besoins d’une organisation pour vous affranchir du traitement papier de vos documents. Les solutions Doc.Series offre une sécurité accrue de l’information, une amélioration de la productivité et s’avère être le moyen efficace pour réduire les coûts de traitement des documents. http://www.doc-series.ch/brochures/Doc%20Series%20Generale.pdf

 

 Doc_Capture

Doc.Capture automatise et accélère les processus de numérisation. La solution permet de séparer les documents, de reconnaître les champs automatiquement et d’exporter les documents en PDF avec la recherche à l’intérieur des documents. La solution se couple à différentes solutions du marché.

La fiche du produit :

http://www.doc-series.ch/brochures/Doc.Capture_2016.pdf

 Doc_ECM

Doc.ECM permet une gestion parfaite de l’ensemble de vos documents. La solution vous permet d’optimiser vos processus documentaires, de gérer la distribution ainsi que le cycle de vie du document tout en traitant l’ensemble des aspects collaboratifs de l’information et en gérant de manière précise les droits d’accès et la confidentialité.

La fiche du produit :

http://www.doc-series.ch/brochures/Doc.ECM_2016.pdf

 Doc_Office

Doc.Office permet depuis vos applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) de se connecter en quelques clics à toutes vos applications, que ce soit Doc.ECM, SharePoint, AIRS, Alfresco, DropBox, One Drive, ou encore à de nombreuses autres. La solution permet de convertir les fichiers en PDF et PDF/A ou de les laisser dans leur format natif.

La fiche du produit :

http://www.doc-series.ch/brochures/Doc.Office_2016.pdf

 Depuis 1993, l’équipe Doc.SERIES SA est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Système d’archivage électronique

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux données enregistrées sous forme électronique revêt de plus en plus d’importance. Les entreprises se doivent de tenir leurs archives électroniques conformément aux prescriptions légales et normatives.

Les entreprises qui n’observent pas les prescriptions légales et normatives en matière de conservation des données ne peuvent pas être en mesure d’apporter toutes les preuves, ce qui affaiblit d’autant leur position. Ceci peut dans le cadre d’une action en justice avoir des conséquences très onéreuses pour l’entreprise. Du point de vue de la gestion d’entreprise, une base d’information incomplète augmente le risque de prise de décisions erronées. De plus, un archivage non adapté au déroulement des affaires d’une entreprise peut mener à des redondances et des surcoûts liés à l’infrastructure.

Le Code des obligations (CO) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) exigent la conservation des documents de manière conforme. Le CO et l’Olico autorisent la tenue et la conservation des livres de comptes, des pièces justificatives et de la correspondance par écrit, sous forme électronique ou par un moyen comparable, pour autant que les dispositions légales soient respectées. Les informations doivent être inventoriées systématiquement et doivent pouvoir être consultées et vérifiées dans un délai raisonnable. Cela exige, en cas d’archivage électronique la mise à disposition d’outils, de logiciels de recherche et au minimum une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat issu d’un fournisseur reconnu. La durée de conservation de la documentation commerciale est de dix ans et plus dans certain cas. Par conséquent, il est indispensable de développer des stratégies concernant la protection à long terme de la disponibilité des données électroniques.

Nous vous aidons volontiers dans la mise en place de votre système d’archivage. Nous vous proposons des solutions dans les domaines suivants :

  • Conseil – Nous évaluons la conformité de vos procédures actuelles d’archivage. Nous vous informons et nous vous conseillons sur les exigences requises dans le domaine de l’archivage en Suisse comme à l’étranger. Nous vous assistons dans l’élaboration de directives concernant l’archivage.
  • Analyse de la procédure – Nous analysons vos procédures actuelles et l’impact attendu par la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Les conflits et risques seront identifiés à temps et ils seront éliminés.
  • Project – Nous vous assistons dans l’appréciation et la vérification du projet d’archivage, existant ou planifié, à la lumière des directives en vigueur et par rapport aux exigences techniques. Nous vous indiquons les éventuels problèmes qui peuvent surgir et nous vous proposons des solutions appropriées. Nous vous assistons volontiers dans l’introduction d’un système et dans son implémentation.
  • Stratégie et architecture d’archivage – Nous vous aidons dans l’élaboration d’une stratégie globale d’archivage des données conforme à la loi et les normes. Nos services incluent l’étude d’un système approprié qui est conforme aux règles de sécurité et qui s’insère au mieux avec votre système actuel et vos procédures.

Nos spécialistes vous aideront dans la conception et la mise en œuvre d’un système global d’archivage.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

Conseil en gestion électronique de documents

Vous avez un projet d’archivage électronique ou/et de gestion électronique de documents ou vous souhaitez que nous vous aidions à optimiser la gestion de vos processus documentaires existants ? Nous vous proposons de bénéficier de notre expertise pour un premier rendez-vous sans engagement, qui nous permettra d’établir :

  • Une analyse de vos besoins et attentes : points forts, points faibles, points critiques
  • Une cartographie de vos principaux processus
  • Un diagnostic juridique et un diagnostic sur la sécurité de votre archivage
  • Un conseil personnalisé

Notre équipe d’experts dans les processus documentaires, vous apportera le conseil nécessaire afin d’optimiser les systèmes en place ou pour vous accompagner dans la mise en place d’un système de gestion électronique de documents ou un système d’archivage électronique.

Pour plus de précisions sur notre expertise et pour prendre rendez-vous, n’hésitez pas à nous contacter : info@digitech-sa.ch

Depuis sa création en 1993, l’équipe Digitech SA est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Digitech SA
Place Numa-Droz 2 – 2000 neuchâtel – Suisse

Doc.Archiv, vous permet de conserver vos documents dans le respect de la loi

Doc.SERIES annonce son tout nouveau module : Doc.Archiv, solution ayant pour objectif d’être la plus exhaustive sur les aspects métiers et réglementaires de l’archivage électronique à valeur probante.

Doc.Archiv signe et archive tous vos documents commerciaux en conformité aux dispositions légales suisses (Olico, Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, et l’OeIDI, Ordonnance concernant les données et informations électroniques).

Doc.Archiv protège vos documents archivés pour les décennies à venir. La fonction de recherche permet de retrouver les documents souhaités dans les secteurs d’archives en quelques clics. La liaison et l’intégration dans tout système (ERP, CRM, etc.) se font très facilement et de manière non intrusive. Doc.Archiv répond parfaitement aux exigences d’entreprises modernes à un prix avantageux dans le plus grand respect des normes et lois suisses. Solution moderne et flexible.

Les avantages

  • Interface avec les ERP
  • Performant
  • Conforme aux dispositions légales (OelDI, CO, LTVA, OLICO)
  • Solution ergonomique
  • Solution Suisse
  • Signature des documents avec vérification de sa valeur
  • Mise en place simple et rapide
  • Prix avantageux

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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Archivage d’émail

Sans le courrier électronique, une entreprise ne pourrait pas survivre. Non seulement il augmente l’efficacité des employés et de l’entreprise, mais il s’agit également du moyen de communication le plus rentable. Dans l’environnement professionnel d’aujourd’hui, la récupération des e-mails revêt donc une importance cruciale pour l’existence d’une entreprise. Ces emails ne doivent pas être conservés dans les boîtes mails ni même simplement sauvegardés, mais bien archivés dans une solution globale.

La solution Suisse, Doc.Mail permet aux entreprises de toutes tailles et aux particuliers de bénéficier des avantages légaux, techniques et économiques d’un archivage d’e-mails moderne et sûr. Une copie exacte de tous les e-mails est créée dans une archive centrale afin d’en garantir la sécurité et la disponibilité pour les années à venir. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs e-mails archivés simplement par un Web Access et y faire des recherches très rapidement.

Intégré avec Outlook, vous pouvez donc archivés à partir d’Outlook par un simple clic une série de mails. Doc.Mail permet aux utilisateurs d’accéder à leurs emails de n’importe où dans le monde en utilisant un navigateur. Un stockage central d’email permet aux utilisateurs de rechercher facilement (comme sur votre moteur de recherche préféré sur Internet) un email ou un fichier joint. Vous pourrez aussi faire des recherches sur l’émetteur, le destinataire, le sujet ou la date par exemple. Différentes options existent du serveur centralisé dans l’entreprise jusqu’à la solution « cloud » hébergée sur des serveurs en Suisse.

N’attendez-plus, demandez un rendez-vous et une démonstration, vous serez conquis. Grâce aux différentes offres, vous aurez la solution qui correspond à votre besoin et votre budget.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch