La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

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La digitalisation n’est pas un choix

Le digital est un levier facilitant et accélérant la transformation des modèles économiques et des usages pour s’adapter rapidement aux nouvelles exigences des clients.

Le digital peut aussi être une menace pour les entreprises qui ne sont pas prêtes à s’y intéresser, car les consommateurs et les usagers ont radicalement changé leurs habitudes et sont devenus plus exigeants en matière de délais et de qualité de service.

Une entreprise n’ayant pas fait de démarche de transformation pour s’adapter au monde du digital sera très rapidement distancée par des concurrents qui eux utilisent les technologies numériques et les processus innovants en créant ainsi de l’avantage concurrentiel plus rapidement.

Les entreprises et leurs collaborateurs doivent s’adapter pour éviter d’être éjectés hors du marché.  Et il ne suffit pas d’investir aveuglément dans le digital pour être dans le coup : encore faut-il que la transformation soit pérenne et s’effectue à tous les niveaux de l’organisation.

 

Prenons l’exemple d’Amazon qui a optimisé ces processus comme aucune autre avec une forte dépendance des données (clients finaux, chaine logistique, …). Cette société fait preuve d’une envie d’expérimenter des choses sans pareille avec la prise de risque nécessaire à ce genre d’aventure. Dans le monde de l’innovation, la perfection n’existe pas, mais encore faut-il l’accepter. Les nouvelles idées peuvent émerger n’importe où dans l’entreprise et par n’importe quel moyen.

Les licornes (Airbnb, Uber, Slack, Spotify, …) sont nés il y a moins de 10 ans pour servir les nouveaux usages, mais ils couvrent in-fine les besoins de tout le monde. Ainsi, l’innovation se propage dans le monde entier y compris en Chine qui l’intègre avec force et rapidité.

 

Toutes les entreprises (PME et grandes sociétés) doivent innover, pour cela il faut mettre en place les bonnes stratégies et la bonne démarche pour prendre le chemin du changement avec le succès au bout de la route !

Plus d’informations : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch

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Services d’externalisation du traitement des documents

Coûts élevés des services chargés de la livraison, de la distribution et de la logistique interne pour le traitement des documents papiers. Les charges de travail variables entre les périodes pleines et creuses peuvent être coûteuses à gérer. L’organisation des tâches peut prendre beaucoup de temps et est incompressible. Ceci n’est qu’un extrait pour toutes les entreprises des inconvénients générés par une gestion des courriers entrants en internes.

 

La solution est d’externaliser cette tâche. Ceci permet de ne plus se soucier de cette opération logistique et de bénéficier d’une solution optimisée où l’on paie que ce qui est consommé. Le service garanti une distribution rapide des courriers aux bonnes personnes, un archivage des documents de manière conforme à la lois, une consultation et les validations facilitées des documents. L’externalisation de cette tâche est la solution pour traiter tous les volumes de documents pour les secteurs industriels, de l’assurance, des services financiers, des services de santé, du secteur public ou d’autres métiers. De plus, il est possible d’avoir des données précises exploitables depuis des tableaux de bord personnalisés et d’obtenir des informations et un suivi en temps réel.

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La gestion et le suivi des courriers sont des enjeux prioritaires au sein de toute entreprise ou organisme. Automatiser la circulation des documents avec vos collaborateurs et vos tiers permet de gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Optimisez votre productivité et votre qualité tout en réduisant le temps et le coût du traitement de vos courriers dans le respect des normes qualité et de la loi.

Plus d’information : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

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Externaliser la gestion de vos courriers

Les avancées technologiques auraient pu faire mourir le courrier papier, mais au lieu de cela on ne constate pas une diminution significative des courriers papier au sein des entreprises. Ce moyen de communication continue d’occuper une place prépondérante par rapport aux autres types de communication. De nombreuses entreprises prennent conscience que la gestion du courrier devient de plus en plus coûteuse et chronophage. Elles recherchent des moyens alternatifs pour éviter que ces coûts et que la gestion des courriers papiers ne pénalisent la compétitivité.

Les avantages

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. En prenant en charge cette tâche, nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

« L’externalisation de votre courrier entrant permet un gain d’efficacité et une réduction des coûts. »

Les gains importants

Combien dépensez-vous pour votre service courrier ? La plupart des entreprises sont dotées de personnes qui gèrent la réception, le tri, la distribution des courriers, et en fin de processus le classement et l’archivage. Ces tâches logistiques ont un coût élevé et consomment un temps précieux. Les dépenses administratives et imputables au service courrier sont en constante augmentation, alors que la tendance est aux restrictions budgétaires et à l’optimisation. Avec notre solution les entreprises peuvent économiser jusqu’à 50% sur ce poste tout en garantissant un service optimal non dépendant d’une personne absente dans votre entreprise.

Le service en quelques mots

Nous mettons en œuvre pour vous une nouvelle organisation du courrier fondée sur les principes simples suivants :

  • Professionnaliser la réception, le tri des plis, leur numérisation et l’indexation des documents
  • Mettre en œuvre les flux et l’acheminement
  • Prioriser le traitement des courriers recommandés, et distinguer le traitement de documents sensibles
  • Mettre en œuvre des processus respectant l’archivage égal permettant de supprimer le papier de manière conforme à la loi
  • S’engager sur les heures de mise à disposition des courriers numérisés

En conclusion

La réduction des délais de traitement impose une distribution dématérialisée performante du courrier sur les différents sites des entreprises et des administrations. Avec notre hub courrier, nous vous proposons une organisation et des solutions de traitement fiable et rapide pour traiter vos courriers entrants de manière dématérialisée au meilleur prix.

Prenez contact avec nous : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

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Digitaliser son entreprise

Aujourd’hui, le numérique est employé pour combler toutes les déficiences de l’entreprise, mais aussi pour transformer l’entreprise. On lui en demande toujours plus dans toutes les directions : développer le travail collaboratif, simplifier les outils, utiliser moins de plateformes différentes, séduire les jeunes collaborateurs, incorporer les méthodes du digital dans des métiers traditionnels, faciliter l’apprentissage, contrôler des machines, être en relation direct avec ses clients, automatiser les échanges, détecter les signaux faibles, …

Dans cette optique, la digitalisation de votre entreprise doit apporter des améliorations sur tous les plans et plus particulièrement :

  • Dans l’organisation du travail : en utilisant les méthodes de travail et les outils digitaux pour améliorer l’efficience de l’entreprise en termes de productivité et de performance commerciale.
  • Sur le plan marketing : en développant des solutions intelligentes permettant d’acquérir une meilleure connaissance de vos clients et de vos utilisateurs, tout en simplifiant les échanges en interne. Tout cela dans le but de valoriser votre offre avec des actions digitales spécifiques à chaque cas de figure.
  • Sur le plan humain : en fluidifiant l’organisation interne de l’entreprise, à travers le management et le mode de gouvernance, en misant sur la flexibilité, l’agilité, le travail collaboratif, tout en valorisant le partage des informations. Les recrutements de vos futurs collaborateurs passent également par le digital.

En complément à des outils ou solutions informatiques, la transformation digitale nécessite une réflexion, une approche spécifique, une organisation afin que les travaux se transforment en réussite. Découvrez notre approche unique à 360° qui vous guidera vers le succès.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

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Comment mener mon entreprise à travers la transformation digitale

Nous sommes spécialisés en accélération de business sur l’ensemble du cycle de vie du processus de digitalisation. Nos équipes conseillent nos partenaires sur des projets à forte valeur ajoutée dans tous les secteurs d’activités. M&H Atlon est le spécialiste dans le conseil en innovation digitale et soutient vos projets de la naissance de l’élaboration de la stratégie jusqu’à sa mise en place. En devenant partenaires vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure où nos consultants travaillent afin de répondre au mieux à vos besoins. Nos équipes R&D réalisent également les solutions digitales qui vous permettront de mettre en application votre stratégie d’innovation. Notre programme « accélérateur » accompagne les entrepreneurs dans le développement de leur business.

« L’innovation est l’instrument spécifique de l’entrepreneuriat »

La transformation digitale n’est pas que l’affaire des grands groupes internationaux, car elle a été initiée par les consommateurs et des citoyens. C’est parce qu’ils ont changé leurs habitudes et réflexes d’achat que les entreprises doivent évoluer, toutes les entreprises.

En plaçant l’expérience client au centre de son fonctionnement, la transformation digitale impose une approche omnicanal des entreprises, où chaque canal participe de la connaissance client au même titre. Le fonctionnement encore vertical des entreprises les empêcher effectivement d’effectuer un changement général au niveau des départements comme recueillir et valoriser la data à hauteur de son potentiel. Ce point montre que pour réussir une transformation digitale, il faut travailler sur le business model, sur l’organisation de l’entreprise et sur les outils à mettre en œuvre.

Retrouvez toute les informations sur http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

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Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

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