La gestion électronique de documents au centre de la transition numérique

Les projets de dématérialisation et de gestion électronique documentaire (GED) gagnent du terrain dans les entreprises. Une mutation aux enjeux forts, synonymes de productivité, de souplesse accrue, mais aussi de valorisation de la donnée numérique.

Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée, pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d’un tel système et dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L’intérêt de gérer électroniquement l’ensemble de ses documents ne fait plus de doute. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s’agit bel et bien d’un enjeu de valorisation des documents et de la donnée.

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Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. De nombreux projets vont plus loin que la simple gestion des documents, par exemple : Garantir la disponibilité de la bonne information technique à des opérateurs techniciens sur le terrain et d’assurer une mise à jour régulière de la documentation ou centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, avec des règles de sécurité avancées.

En 2017, plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d’objectifs dans la réorganisation de son entreprise.

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Doc.SERIES : l’alliance parfaite du Cloud et de la gestion électronique de documents – N’attendez plus et lancez-vous !

Parmi les nombreux logiciels de Gestion Electronique de Documents disponibles aujourd’hui sur le marché en mode SaaS, la solution de Doc.SERIES est très novatrice, elle est à la hauteur des attentes et enjeux actuels des entreprises soumises à de fortes contraintes de gestion et d’optimisation des processus. Avec la solution de Doc.SERIES, la Gestion Documentaire devient enfin SIMPLE ET EFFICACE. La solution permet aux organisations de disposer très rapidement d’une plateforme collaborative et documentaire sans nécessiter d’investir dans une infrastructure ni de recourir à des services informatiques dédiés. Le logiciel apporte aux organisations les avantages d’une solution de Gestion Documentaire hautement performante alliée à la puissance et à la solidité d’une plateforme Cloud Suisse.

« Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) permettent aux entreprises de gérer avec méthode leurs documents sous forme électronique. Grâce aux technologies modernes de GED, il est possible de suivre les documents de leur création à leur destruction. Grâce aux moteurs de recherche puissants vous trouvez vos documents instantanément.»

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 Des modèles de réalisation flexibles

La solution est fournie via les centres de données Suisse que Doc.SERIES manage et vous payez uniquement le service de manière mensuelle en fonction de la consommation. Pas besoin d’installation spécifique, il suffit de souscrire et vous bénéficiez d’un service de gestion électronique de documents performant, simple basé sur des nouvelles technologies qui vous feront gagner un temps précieux. Le retour sur investissement est immédiat.

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La révolution digitale pour toutes les entreprises

Le digital, source de bien des enjeux, n’est plus aujourd’hui une option pour les entreprises grandes u petites, elles sont toutes concernées. Pour autant, bien que nécessaire, cette intégration du numérique se doit d’être effectuée par paliers afin d’être assimilée par l’ensemble des acteurs afin de réussir la transformation digitale

La transformation digitale nécessite un investissement humain. Cette mutation impacte non seulement les ressources humaines, mais également l’organisation de l’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement, ses pratiques managériales et son modèle d’affaire. Pour être considéré comme un atout et jouer pleinement son rôle, le digital doit être intégré à chaque élément de l’organisation, du plus simple au plus complexe. La transformation digitale impacte de fait, l’ensemble des métiers et pas seulement le service informatique ou marketing. Toutes les fonctions de l’entreprise se doivent d’être concernées et impliquées pour que l’organisation puisse mener à bien son parcours vers une véritable digitalisation.

D’après une étude du Roland Berger Institute, sur les 185 métiers que l’on trouve aujourd’hui dans l’industrie, environ 50 % auront une probabilité très forte d’être automatisés dans les 20 ans à venir. Dans le même temps, d’autres qualifications vont se développer comme statisticien de maintenance prédictive, formateur de robots, cyber-testeurs ou « paramétreurs » de systèmes de contrôles. Ce constat est entrain de se vérifier dans l’industrie, mais dans le service, les métiers vont également se transformer avec l’intelligence artificielle et les métiers de comptable, de juriste, de médecin vont également évoluer dans les prochaines années. 

La révolution digitale constitue un puissant levier pour trouver une compétitivité forte. Les entreprises fortement numérisées ont une croissance de leur chiffre d’affaires plus élevée que celles qui sont en retard, et elles sont 25% plus profitables que les autres entreprises de leur secteur (Etudes Roland Berger et Cap Gemini).

Ubérisation, location à la place d’acquisition, développement de modèles freemium…le marché est aujourd’hui totalement désintermédié et implique une réflexion en profondeur de la conduite du changement. Révolution rapide et définitive, la transformation digitale impose aux entreprises n’ayant pas acté cette mutation, de se réinventer sous peine d’être dépassées et exclues de leurs propres marchés

Plus d’informations : http://www.atlon.chfrederic.matthey@atlon.ch

Gestion des documents et des informations dans les communes

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver les documents le plus souvent sans être dans les locaux de l’administration.

1)   Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Nous avons conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

2)   La solution de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d’amélioration de vos processus internes. Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, transport et transmission à de multiples personnes pour la validation. Avec nos solutions, nous proposons d’optimiser ce processus :

  • La réception et le tri des documents
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflows de validation et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des factures conformément à la loi, ce qui permet de détruire les documents papiers. La solution est simple à prendre en œuvre compatible avec les terminaux mobiles, ce qui permet d’avoir une solution performante facilitant la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus « factures fournisseurs ».

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3)   La solution de gestion des séances de la Municipalité/Commune

La plate-forme permet de planifier, organiser et assurer le suivi des séances de la Commune. Elle est principalement utilisée par les personnes contribuant à l’élaboration de l’ordre du jour des séances (Chancellerie, Greffe, chefs de services, …) et les participants aux séances (élus, greffe, chancelier, …). Avec nos solutions, nous proposons :

  • Des modèles de documents bureautiques (ordre du jour, PV, décisions, …), ils seront adaptés à vos documents
  • Une planification des séances
  • La mise en place d’annexes
  • La possibilité d’élaborer l’ordre du jour
  • D’avertir les élus de la disponibilité des documents
  • De consulter de manière sécurisée les documents depuis partout
  • D’avoir des alertes et des avertissements pour un bon suivi
  • De défini des décisions (tâches)
  • D’appliquer des workflows pour le suivi des décisions et des tâches
  • D’avoir des outils de suivi et de reporting

La solution vous permet également de retrouver toutes les informations et sujets traités de manière très simple comme vous le feriez lors d’une recherche d’information sur Internet. Le système est hautement sécurisé et offre une gestion stricte des droits pour que les personnes accèdent uniquement aux documents dont ils ont les droits.

Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

La gestion électronique des documents et de l’information un pilier essentiel à la digitalisation

La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, l’entreprise doit se numériser. Il faut numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise avec des outils de gestion des documents et de l’information.

Il est important de couvrir l’ensemble de la chaine en prenant en compte les sources papiers qui faudra transformer et les sources électroniques. Il faudra pouvoir acheminer l’information é l’aide de workflows, tracer l’ensemble des actions, gérer les droits d’accès, diffuser l’information, accéder depuis tous les terminaux (ordinateurs, tablettes, smartphone), tout en gérant le cycle de vie des documents. Ce challenge se couple à l’automatisation de la reconnaissance et des règles de gestion afin d’optimiser les processus administratifs. De plus il faudra que la solution soit dotée d’un puissant moteur de recherche afin d’apporter de la connaissance à l’entreprise et offrir un outil de gestion optimal aux utilisateurs.

La capture

L’entreprise reçoit des factures en provenance de nombreux fournisseurs. Auparavant il fallait tout ressaisir à la main dans l’ERP. La saisie manuelle était fastidieuse, chronophage et susceptible d’occasionner des erreurs. Avec des outils comme Doc.Capture, les données des factures sont capturées automatiquement et imputées en comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’organisation a ajouté des fonctions d’archivage et de workflow pour fiabiliser et améliorer la visibilité sur les processus de paiement des factures.

Pour automatiser la capture des données inscrites sur certains documents (formulaires), les solutions proposent de la reconnaissance automatique afin d’éviter de nombreuses saisies. Les solutions modernes proposent également l’extractions des informations dans les courriers. L’ensemble de ces actions ne nécessitent plus de longs paramétrables et sont largement accessibles aux PME.

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L’archivage

Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité. On peut aussi imaginer donner des accès spécifiques à des clients ou fournisseurs afin de fluidifier et optimiser les échanges d’informations.

Les workflows

Faire circuler manuellement les documents entre les collaborateurs est consommateur de temps et de papier. Les solutions modernes organisent les circuits de validation de vos documents électroniques en toute sécurité et permet de les enrichir, de les valider, de les signer ou de déclencher d’autres actions. Qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants, organisez leur validation de manière dématérialisée. Les participants peuvent être internes ou faire partie de vos partenaires. Envoyez une alerte email à chaque étape du processus pour faire connaître l’état d’avancement et réduire les délais de validation. A chaque étape du processus, choisissez les intervenants et les actions à réaliser.

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Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Les systèmes de gestion pour les PME doivent être innovants

Dématérialisation, application mobile, Cloud, tels sont les principaux défis que les PME doivent appréhender dans la digitalisation des processus administratifs. Combiner ses besoins de développement à la technologie numérique, relève d’un choix stratégique. Les dirigeants des PME se situent au tournant de la transformation de leurs activités où ils sont les principaux acteurs du dispositif de digitalisation.

Les solutions comptables doivent couvrir tous les besoins selon la législation suisse, y compris les normes de transfert des fichiers bancaires. La gestion des salaires doit avoir les transferts automatiques avec les différents partenaires. La gestion des stocks doit être automatisée. Le pilotage doit pouvoir se faire en mobilité tout en offrant aux clients des places de marchés multiples (e-commerce, App’s, magasin avec gestion des caisses, …). La conduite d’une PME doit pouvoir se faire sans papier. Les modules spécifiques aux métiers doivent se connecter aux systèmes de base.

La vitesse de traitement des opérations financières doit être considérablement augmentée grâce aux solutions de saisie automatique et à l’optimisation des processus amont. C’est le travail quotidien de M&H Atlon Services.

Les solutions sont conçues par nos équipes et nos partenaires, Elles sont mises en place par nos consultants et experts. Grâce à nos partenaires en suisses, nous pouvons vous proposer une solution intégrée comprenant à la fois la mise en place de votre solution de gestion d’entreprise, mais aussi la gestion comptable et administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur d’activité. La customisation permet de répondre précisément aux besoins de chaque entreprise.

Renseignements : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Les objectifs de l’automatisation des factures fournisseurs

Augmentation de la vitesse : Le suivi et les rapports permettent d’identifier les goulots d’étranglement. Cela permet à l’organisation de saisir toutes les remises pour paiement anticipé et de payer toutes les factures à temps.

Augmenter la qualité des données : Automatiser la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données de facturation fournisseur réduit de 95 % les erreurs de capture des données. L’automatisation valide les factures avec les données de l’entreprise. Ces données de haute qualité permettent d’améliorer l’efficacité du processus. Les taux d’erreurs de facturation diminuent de manière significative.

Visibilité et suivi : Les factures deviennent visibles dans les heures qui suivent leur réception. Le suivi est assuré par le flux du travail et les requêtes sur demande fournissent le statut du processus en temps réel.

Un meilleur contrôle : Les contrôles, les politiques, les procédures et les règles opérationnelles sont intégrés dans le processus et en assurent un respect strict des approbations. La conformité est ainsi assurée.

Réduction des coûts : – Moins de ressources sont nécessaires pour la réception des factures, leur capture, la saisie, le classement, la distribution et la conservation. Les coûts sont réduits de manière significative pouvant aller de CHF 5.- à CHF 10.- par facture.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

La gestion électronique des documents au-delà de l’archivage

La quantité d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, la digitalisation permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment.

Dans les entreprises, le papier reste dominant. Les volumes de données sont en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation. Les entreprises continuant de se reposer sur documents et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence, il y a là un grand potentiel d’optimisation avec la digitalisation en général et la gestion électronique de documents en particulier.

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Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

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Les solutions modernes servent également d’interface pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

Aujourd’hui, les coûts d’un système restent raisonnables et permet aussi aux PME de s’équiper de ce type de solutions qui est indispensable et qui offre de nombreux avantages.

Vous trouverez plus d’informations : http://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

Les PME doivent miser sur l’innovation

L’exploitation fructueuse de nouvelles idées est cruciale pour qu’une entreprise soit capable d’améliorer ses processus, d’apporter de nouveaux produits et services améliorés sur le marché, d’augmenter son efficacité et, ce qui est le plus important, d’améliorer son rendement. Le numérique est partout et les collaborateurs sont déjà généralement équipés de smartphones, tablettes, notebook pour travailler et communiquer. Il est temps de passer à la vitesse supérieure et d’intégrer le numérique à tous vos process. Pour renforcer leur compétitivité et assurer leur pérennité, les PME ne peuvent plus faire l’économie d’une transformation digitale en profondeur.

 Réussir sa digitalisation ne signifie pas simplement proposer un site internet et être présent sur les réseaux sociaux. Le véritable gain de compétitivité se trouve dans l’intégration numérique au cœur des process depuis le management jusqu’à la commercialisation en passant par la production.

Véritable stratégie, la transformation digitale d’une PME doit se faire étape par étape par des actions concrètes. Il s’agit d’équiper son entreprise d’outils digitaux de productivité pour faciliter les processus quotidiens (Gestion RH, productivité, finance, stockage de documents, …). Il faut une entreprise 100% connectée afin de maximiser les opportunités digitales grâce à une stratégie « omnicanal ». Le parcours client est complétement intégré et connecté aux services internes et à la chaine logistique, le CRM, la digitalisation qui permettent la connexion entre le client et tous les maillons de la chaîne et vos services internes. Il est également nécessaire de réfléchir à des propositions de services personnalisés par exemple sur le principe du Big Data, la PME est en mesure de recueillir des informations précises sur ses prospects et clients et elle peut les traiter avec les outils digitaux qu’elle a mis en place en interne. Après traitement, elle peut concevoir une offre de produits et services personnalisés.

Ne creusez plus le fossé avec vos clients et prospects et lancez-vous dans une stratégie de digitalisation pour votre entreprise. Si celle-ci est menée comme il faut, vous verrez votre chiffre d’affaire décoller, vos conditions de travail s’améliorer, vos clients fidéliser et votre compétitivité croître durablement. N’hésitez pas à vous faire accompagner. http://www.atlon.ch et info@atlon.ch

 

 

Le collaboratif au service des entreprises

La notion de travail collaboratif est à la mode depuis plusieurs années, elle n’est à ce jour pas une réalité dans le monde des PME. Une majorité des professionnels affirment que leurs collègues oublient régulièrement de partager avec eux des informations ou des documents importants. Pour mettre en place une collaboration efficace, les professionnels doivent disposer d’un environnement de travail adéquat et des meilleurs outils technologiques. M&H Atlon Services s’est fixé l’objectif d’améliorer les processus des entreprises grâce à des technologies avancées et à des standards d’innovation et de qualité.

Nos solutions innovantes permettent de partager des documents en quelques secondes avec les collaborateurs du monde entier via le Cloud. Cette solution destinée à la gestion de documents et la collaboration dans les petites et moyennes entreprises est un espace d’archivage structuré et actualisé pour tous les documents d’entreprise qu’ils aient été créés numériquement (bureautique, mail) ou numérisés (via un système de reconnaissance intelligente). La solution Doc.SERIES permet donc de consulter, de déposer, de partager des documents depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de travailler comme bon leur semble avec des alertes, de la distribution, des statistiques, etc. Ils pourront gérer l’ensemble des documents depuis leur système informatique et les retrouver via un moteur de recherche de type « Google ».

Nos solutions permettent aussi le travail en itinérance, avec une solution vous permettant de gérer vos clients, vos projets et vos tâches. Ces informations sont reliées au système informatique de l’entreprise afin d’assurer le suivi et le pilotage de l’ensemble, de la planification à la facturation de l’ensemble des tâches de l’entreprise et ceci de manière 100% numérique.

De nombreuses sociétés ayant faits le pas de la digitalisation ont construit l’organisation de l’entreprise et l’optimisation des processus en se basant sur les solutions et les services proposées par M&H Atlon Services.

Pour vous convaincre des avantages qu’offrent les solutions de M&H Atlon Services, nous vous proposons de tester notre technologie innovante dans le cadre d’une présentation pour entreprise.

Prenez contact : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch