Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

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AtlonXpense, la solution de dématérialisation des notes de frais

M&H Atlon Services, déploie son application qui numérise les notes de frais auprès de nombreuses entreprises suisses et étrangères. Cette solution permet d’améliorer la productivité des services financiers et de réduire les coûts de traitements.

 

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

D’après les calculs AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch  

Gérer les notes de frais avec AtlonXpense

Lorsque qu’une entreprise s’agrandit, la gestion administrative devient plus complexe, la gestion des notes de frais peut être optimisée.

Les déplacements professionnels sont la norme pour tous les secteurs d’activité. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients, rencontrer des prestataires et des fournisseurs.

Pour que ces déplacements restent rentables, les chefs d’entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais. Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec la comptabilité est facilité.

Nous constatons avec AtlonXpense :

  • Un gain de temps important, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux
  • Plus d’échanges de documents papiers pour ce processus
  • Réduction des erreurs
  • La transmission entre les différents services est extrêmement simple et efficace
  • L’accès aux notes de frais en mobilité est garanti
  • Un contrôle et un suivi optimal des dépenses

AtlonXpense permet d’avoir une vision globale, synthétique et précise des budgets de frais des collaborateurs.

Découvrez la solution qui vous permettra de gagner en efficacité, de gérer vos notes de frais depuis votre téléphone et de fluidifier ce processus : http://www.atlonxpense.ch

Plus d’informations : info@atlon.ch

Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Gestion et optimisation des notes de frais

Les règles liées aux notes de frais apparaissent assez floues et surtout le processus n’est pas optimisé. La gestion et l’optimisation des notes de frais serait donc une source importante d’économies d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions performantes. En effet, peu d’entreprises peuvent aujourd’hui se targuer d’avoir une gestion optimale de leurs notes de frais. Seules 11% sont équipées d’un outil et d’après une récente enquête, 73% des répondants saisissent encore leurs notes de frais via Excel.

Entre manque de visibilité, faible contrôle, réconciliation chronophage, absence de reporting, abus potentiel, récupération de TVA et coût de traitement, il est grand temps de mettre en place une solution qui permette à la fois un meilleur contrôle et plus de facilité dans la gestion des notes de frais.

Il existe des solutions performantes sur le marché permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du process évitant les saisies manuelles et limitant les risques d’erreurs. La possibilité pour le collaborateur de prendre en photo le ticket, le reçu la facture, directement dans le module sur son smartphone, d’imputer le montant à un compte, de valider en fonction des montants, et de comptabiliser automatiquement dans le système comptable. Des fonctionnalités apportant donc un gain de temps considérable aux collaborateurs, aux validateurs (manager) et aux comptables tout en permettant un contrôle plus strict de la dépense via le paramétrage de l’outil. De plus, la facilité d’utilisation couplée à un remboursement plus rapide contribuera à une forte adhésion.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

Externalisation des tâches administratives

La nature de l’externalisation est en pleine évolution. Face à l’augmentation des coûts et de la complexité, les entreprises doivent déployer leurs effectifs de manière plus efficace en les délestant des tâches répétitives à forte intensité de main-d’œuvre.

Une entreprise ne peut plus se contenter d’automatiser uniquement certains processus isolés. Il n’est plus à prouver que les processus numériques permettent de simplifier et de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise, sans parler des économies et des gains de productivité induits. Des études récentes portant sur le thème de la digitalisation au travail indique que si le concept de transition numérique attire beaucoup d’entreprises, très peu d’entre elles vont jusqu’au bout de leur démarche. Ce constat montre que l’externalisation a un vrai rôle à jouer.

 

Dans le contexte actuel, que l’entreprise soit petite ou grande, la gestion externalisée des processus administratifs (le courrier, la paie, les RH, la facturation, le recouvrement, la comptabilité, le support/service client, …) peut jouer un rôle clé dans l’amélioration de l’avantage compétitif des entreprises ainsi que dans leur poursuite de la haute performance. L’externalisation peut ainsi contribuer à redéfinir les fonctions de soutien, réduire les coûts et accroître la flexibilité stratégique de l’entreprise tout en simplifiant ces mêmes fonctions. 

M&H Atlon Services dispose de l’expérience, des capacités globales et d’une connaissance approfondie des secteurs d’activités et des processus, nécessaires pour assumer la charge de fonctions multiples, permettant à ses clients d’atteindre la haute performance.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Le logiciel pour un suivi précis et une traçabilité sans faille de toutes vos interventions

Gérez tous les types d’interventions : atelier, sur site, hotline, sous contrat, hors contrat, garantie, échange, avoir, remboursement, devis, retour, litige, etc…

Vous visualisez toutes les étapes du processus, de la demande jusqu’à la facturation en passant par l’intervention.

Améliorez la productivité de vos collaborateurs sur le terrain grâce à l’optimisation de la planification, de l’acheminement de l’information, du transfert électronique des données et du workflow. Un seul et unique processus intégré de gestion des interventions, du contrôle de flux d’informations, du premier appel à la résolution finale, en éliminant les cycles non productifs et en réduisant les délais, tout en évitant les saisies inutiles d’informations. Assurez la satisfaction de vos clients en honorant vos engagements rapidement et efficacement dès la première intervention avec une solution 100% adaptée à vos besoins.

  • Les techniciens sont avertis en temps réel des visites à réaliser
  • Depuis sa tablette ou son smartphone, le technicien édite chez son client son rapport d’intervention qui est transmis en temps réel à l’entreprise. La facturation est immédiate
  • Le rapport d’intervention et la facture sont archivés et disponible Online pour le client
  • Le technicien peut faire des rapports vocaux, prise de photos, formulaires pré-paramétrés, … Vos collaborateurs mobiles se focalisent seulement sur ses interventions
  • Le Back-office offre la possibilité de récupérer les informations des interventions mais aussi d’extraire des données de reporting
  • Le suivi GPS peut être activé afin d’optimiser l’opération de planification des travaux

Nos logiciels apportent une solution puissante et conviviale à toutes les organisations qui gèrent des interventions. Avec la solution, vous gérez vos collaborateurs, vos prestations, établissez vos devis, gérez vos plannings, vous élaborez vos fiches d’interventions, vous facturez vos interventions, vous analysez votre activité, etc… Vous allez gagner en efficacité à tous les niveaux de votre organisation.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com