Gérer les notes de frais avec AtlonXpense

Lorsque qu’une entreprise s’agrandit, la gestion administrative devient plus complexe, la gestion des notes de frais peut être optimisée.

Les déplacements professionnels sont la norme pour tous les secteurs d’activité. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients, rencontrer des prestataires et des fournisseurs.

Pour que ces déplacements restent rentables, les chefs d’entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais. Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec la comptabilité est facilité.

Nous constatons avec AtlonXpense :

  • Un gain de temps important, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux
  • Plus d’échanges de documents papiers pour ce processus
  • Réduction des erreurs
  • La transmission entre les différents services est extrêmement simple et efficace
  • L’accès aux notes de frais en mobilité est garanti
  • Un contrôle et un suivi optimal des dépenses

AtlonXpense permet d’avoir une vision globale, synthétique et précise des budgets de frais des collaborateurs.

Découvrez la solution qui vous permettra de gagner en efficacité, de gérer vos notes de frais depuis votre téléphone et de fluidifier ce processus : http://www.atlonxpense.ch

Plus d’informations : info@atlon.ch

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Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Externalisation des tâches administratives

La nature de l’externalisation est en pleine évolution. Face à l’augmentation des coûts et de la complexité, les entreprises doivent déployer leurs effectifs de manière plus efficace en les délestant des tâches répétitives à forte intensité de main-d’œuvre.

Une entreprise ne peut plus se contenter d’automatiser uniquement certains processus isolés. Il n’est plus à prouver que les processus numériques permettent de simplifier et de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise, sans parler des économies et des gains de productivité induits. Des études récentes portant sur le thème de la digitalisation au travail indique que si le concept de transition numérique attire beaucoup d’entreprises, très peu d’entre elles vont jusqu’au bout de leur démarche. Ce constat montre que l’externalisation a un vrai rôle à jouer.

 

Dans le contexte actuel, que l’entreprise soit petite ou grande, la gestion externalisée des processus administratifs (le courrier, la paie, les RH, la facturation, le recouvrement, la comptabilité, le support/service client, …) peut jouer un rôle clé dans l’amélioration de l’avantage compétitif des entreprises ainsi que dans leur poursuite de la haute performance. L’externalisation peut ainsi contribuer à redéfinir les fonctions de soutien, réduire les coûts et accroître la flexibilité stratégique de l’entreprise tout en simplifiant ces mêmes fonctions. 

M&H Atlon Services dispose de l’expérience, des capacités globales et d’une connaissance approfondie des secteurs d’activités et des processus, nécessaires pour assumer la charge de fonctions multiples, permettant à ses clients d’atteindre la haute performance.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

L’externalisation des tâches administratives, une source de création de valeur

L’externalisation des tâches administratives d’une entreprise revient à sous-traiter auprès d’un tiers l’exécution de tout ou une partie des opérations de gestion administrative. Parmi les tâches les plus souvent confiées, on trouve la tenue de la comptabilité générale et analytique, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, la gestion des encaissements et des contentieux, la mise en place d’indicateurs pour le pilotage de l’entreprise. Nous trouvons aussi des tâches comme la gestion des courriers entrants, la gestion des notes de frais.

Les entreprises ne peuvent souvent pas se doter du personnel spécialisé pour effectuer ces travaux, car ils n’ont pas assez de substance pour avoir des spécialistes à 100% pour chacune de ces activités. De plus les sociétés doivent se focaliser sur le cœur de leur activité et se dégager des nombreuses tâches administratives. L’externalisation permet aussi de se décharger de certaines responsabilités, d’être certain que les tâches seront faites selon un cadre contractuel, de gagner en tranquillité afin de mettre son énergie sur ses affaires.

Ces tâches administratives peuvent être faites de manière traditionnelle, c’est-à-dire manuellement et avec un flux de documents papiers importants, ou par des prestataires utilisant des outils technologiques, moderne afin de gagner en efficacité. Ces nouveaux outils permettent de communiquer sans devoir transmettre les documents papiers, ils permettent d’automatiser la saisie, d’accéder de manière simple et transparente aux informations, de réduire le temps de traitement, donc de réduire les coûts afin de proposer du conseil et des services permettant aux entreprises de se développer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Le logiciel pour un suivi précis et une traçabilité sans faille de toutes vos interventions

Gérez tous les types d’interventions : atelier, sur site, hotline, sous contrat, hors contrat, garantie, échange, avoir, remboursement, devis, retour, litige, etc…

Vous visualisez toutes les étapes du processus, de la demande jusqu’à la facturation en passant par l’intervention.

Améliorez la productivité de vos collaborateurs sur le terrain grâce à l’optimisation de la planification, de l’acheminement de l’information, du transfert électronique des données et du workflow. Un seul et unique processus intégré de gestion des interventions, du contrôle de flux d’informations, du premier appel à la résolution finale, en éliminant les cycles non productifs et en réduisant les délais, tout en évitant les saisies inutiles d’informations. Assurez la satisfaction de vos clients en honorant vos engagements rapidement et efficacement dès la première intervention avec une solution 100% adaptée à vos besoins.

  • Les techniciens sont avertis en temps réel des visites à réaliser
  • Depuis sa tablette ou son smartphone, le technicien édite chez son client son rapport d’intervention qui est transmis en temps réel à l’entreprise. La facturation est immédiate
  • Le rapport d’intervention et la facture sont archivés et disponible Online pour le client
  • Le technicien peut faire des rapports vocaux, prise de photos, formulaires pré-paramétrés, … Vos collaborateurs mobiles se focalisent seulement sur ses interventions
  • Le Back-office offre la possibilité de récupérer les informations des interventions mais aussi d’extraire des données de reporting
  • Le suivi GPS peut être activé afin d’optimiser l’opération de planification des travaux

Nos logiciels apportent une solution puissante et conviviale à toutes les organisations qui gèrent des interventions. Avec la solution, vous gérez vos collaborateurs, vos prestations, établissez vos devis, gérez vos plannings, vous élaborez vos fiches d’interventions, vous facturez vos interventions, vous analysez votre activité, etc… Vous allez gagner en efficacité à tous les niveaux de votre organisation.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

EXTERNALISATION DE LA GESTION DE CERTAINS PROCESSUS – QUELS SONT LES GAINS

L’externalisation des processus revêt une importance capitale dans l’optimisation de l’organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, nous proposons une prise en main externalisée de vos processus internes. En confiant la gestion de vos documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement.

Différents avantages liés à la gestion des processus internes par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide
  • Reconnaissance et saisies des informations en lien avec le contexte du document (factures, RH, contrats, notes de frais, autres courriers, …)
  • Réduire les délais
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux interlocuteurs habilités
  • Archiver les documents de manière conforme à la loi

Après leur numérisation, la classification et l’indexation, le système distribue le document à la bonne personne de votre organisation via des workflows correspondant parfaitement à vos besoins. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnel, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, mais aussi les traitements liés au processus et recevoir les alertes selon les types de documents.

En externalisant votre courrier entrant, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. Nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez-nous la gestion efficace de votre salle courrier.

Nous pouvons vous aider à organiser vos processus ou vous aider à les externaliser en fonction de vos besoins.

Plus d’informations sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

Une nouvelle offre de digitalisation des processus de traitement documentaire

Digitech Suisse SA et Doc.SERIES SA propose une offre complète et modulable adressant l’ensemble des problématiques liées à la digitalisation des processus de traitement documentaire des organisations.

L’intégration du digital dans la stratégie des organisations ne se résume plus à proposer un magasin en ligne ou à adopter un outil pour les factures et la comptabilité. La digitalisation est un ensemble bien plus profond qui impacte le fonctionnement global de l’organisation, modifie ses habitudes de travail et bouleverse ses méthodes de gestion. A la clé, des gains palpables en efficacité, en productivité, en conformité et des économies importantes.

C’est tout l’intérêt de cette offre. Celle-ci s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des organisations et permet d’offrir une offre complète de gestion de processus administratifs : archivage de documents, capture de documents papier, capture de note de frais via smartphone, le traitement et la gestion des documents électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante des documents papier et électronique durant toute la durée légale.

L’atelier de numérisation permet de réaliser une numérisation fiable de documents papier, afin d’alimenter les outils de gestion de processus et d’archivage de Doc.SERIES. Cet éléments inclut la préparation des documents avant numérisation, leur scanning, leur indexation, l’enrichissement avec des métadonnées, etc. Cette prestation est réalisée directement par nos équipes ou sur site client.

La plateforme Doc.SERIES qui assure la capture de tous les documents (papiers, mails, bureautiques, smartphone) intègre tous les composants nécessaires pour modéliser, gérer, piloter et superviser les processus clés de l’organisation. Elle facilite ainsi la gestion des documents. A la fin du processus le système d’archivage électronique garantit une conservation pérenne et sécurisée des documents traités. Ce système d’archivage conforme à la loi permet de détruire le papier et de piloter les durées de conservation.

Avec cette offre, nous souhaitons vous aider et vous offrir les composants indispensables pour réussir votre transition digitale. 

Plus d’informations :info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

M&H Atlon Services soulagent la pénurie en spécialistes en informatique

Facteur essentiel de leur succès, les PME suisses peinent à recruter la main d’œuvre spécialisée nécessaire à leur activité. Pour répondre à la pénurie de main d’œuvre, près de 80% des PME suisses misent sur la formation de leurs collaborateurs, selon une enquête de Crédit Suisse menée au printemps auprès de quelques 1900 PME. Dans le commerce, l’informatique et l’industrie de pointe, beaucoup de PME cherchent aussi à réduire leur besoin de spécialistes via la numérisation et l’automatisation. Toutes branches confondues, la numérisation provoque un besoin accru en informaticiens. Au niveau suisse, les PME doivent faire appel à des spécialistes externes pour combler son manque de personnel qualifié.

M&H Atlon Services proposent de manière souple du personnel en développement informatique à la carte. Nos spécialistes et experts viennent vous accompagner et vous renforcer selon vos besoins. De nombreuses sociétés font appel à nous pour des besoins temporaires ou fixe afin d’avoir à disposition des experts dans la digitalisation et le développement informatique.

Les besoins de personnels qualifiés dans le domaine de l’informatique est particulièrement fort : plus de 60% travaillant dans la branche ont un diplôme académique. Selon une étude, le secteur cherchant surtout des connaissances et de l’expertise en développement informatique.

M&H Atlon Services propose d’offrir les meilleures prestations au meilleur prix et un service, unique en Suisse, d’externalisation de développements informatiques. Nos outils permettent au client un suivi au jour le jour de l’évolution des prestations, des délais, des livrables, des tests. Avec cette solution, un gain important est réalisé sur la vitesse de réalisation, donc sur le prix, mais également sur la qualité afin que les livrables correspondent précisément à la commande. En comparaison, nos coûts sur les projets et la maintenance applicative sont la plupart du temps inférieur d’au moins 20% à 30% à nos concurrents.

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

La gestion électronique de documents au centre de la transition numérique

Les projets de dématérialisation et de gestion électronique documentaire (GED) gagnent du terrain dans les entreprises. Une mutation aux enjeux forts, synonymes de productivité, de souplesse accrue, mais aussi de valorisation de la donnée numérique.

Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée, pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d’un tel système et dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L’intérêt de gérer électroniquement l’ensemble de ses documents ne fait plus de doute. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s’agit bel et bien d’un enjeu de valorisation des documents et de la donnée.

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Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. De nombreux projets vont plus loin que la simple gestion des documents, par exemple : Garantir la disponibilité de la bonne information technique à des opérateurs techniciens sur le terrain et d’assurer une mise à jour régulière de la documentation ou centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, avec des règles de sécurité avancées.

En 2017, plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d’objectifs dans la réorganisation de son entreprise.

Essayez Doc.SERIES

Jugez par vous-même l’étonnante efficacité et flexibilité de la gestion documentaire Doc.SERIES, n’hésitez pas à nous contacter pour vous conseiller dans votre démarche projet. Que vous soyez 5 ou 1’000 dans l’entreprise, le système améliora notablement les performances de votre gestion administrative

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

 

Doc.SERIES : l’alliance parfaite du Cloud et de la gestion électronique de documents – N’attendez plus et lancez-vous !

Parmi les nombreux logiciels de Gestion Electronique de Documents disponibles aujourd’hui sur le marché en mode SaaS, la solution de Doc.SERIES est très novatrice, elle est à la hauteur des attentes et enjeux actuels des entreprises soumises à de fortes contraintes de gestion et d’optimisation des processus. Avec la solution de Doc.SERIES, la Gestion Documentaire devient enfin SIMPLE ET EFFICACE. La solution permet aux organisations de disposer très rapidement d’une plateforme collaborative et documentaire sans nécessiter d’investir dans une infrastructure ni de recourir à des services informatiques dédiés. Le logiciel apporte aux organisations les avantages d’une solution de Gestion Documentaire hautement performante alliée à la puissance et à la solidité d’une plateforme Cloud Suisse.

« Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) permettent aux entreprises de gérer avec méthode leurs documents sous forme électronique. Grâce aux technologies modernes de GED, il est possible de suivre les documents de leur création à leur destruction. Grâce aux moteurs de recherche puissants vous trouvez vos documents instantanément.»

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 Des modèles de réalisation flexibles

La solution est fournie via les centres de données Suisse que Doc.SERIES manage et vous payez uniquement le service de manière mensuelle en fonction de la consommation. Pas besoin d’installation spécifique, il suffit de souscrire et vous bénéficiez d’un service de gestion électronique de documents performant, simple basé sur des nouvelles technologies qui vous feront gagner un temps précieux. Le retour sur investissement est immédiat.

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