AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

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Outsourcing local, la solution pour les PME et les startups

De nombreuses PME choisissent d’externaliser et de sous-traiter certaines activités. Ce choix permet de se concentrer sur ses activités, de se développer et d’améliorer la compétitivité de son entreprise. Les personnes clés des PME ont parfois la frustration de devoir passer plus de temps qu’ils ne le voudraient sur les tâches qui ne génèrent aucun revenu et qui ne sont pas au cœur de leur activité. La réponse pour de plus en plus de sociétés est d’externaliser ces fonctions.

Il est essentiel de bien coordonner ce processus et de choisir un ou plusieurs partenaires pouvant délivrer les services demandés mais aussi pouvant apporter des expertises nécessaires sur des sujets pointus. Ainsi, il peut être compliqué de déléguer certaines tâches de gestion à quelqu’un d’autre. Dans la quête des partenaires idéaux, plusieurs critères rentrent en ligne de compte. Le sous-traitant doit tout d’abord se profiler comme un partenaire de confiance. Que ce soit dans les tâches exécutées et dans la discrétion qui doit entourer la collaboration. Ainsi, des prestataires sérieux sauront garantir une confidentialité totale. Le deuxième critère est la durabilité. Sur le long terme, les relations de travail les plus profitables se tissent et commence à rimer avec prospérité.

 Une raison également d’externaliser certaines tâches est la réduction des coûts. A juste titre, car engager une ou plusieurs personnes peut revenir à des montants importants chaque année, sans parler des dépenses liées (recrutement, logiciels, formation, suppléance, gestion, …). On estime à plus de 30% l’économie réalisée en externalisant les tâches administratives non stratégiques plutôt que de recruter et d’internaliser les ressources. 

Externaliser sa comptabilité, la gestion des salaires, le suivi des ressources humaines, la gestion de l’informatique, le suivi des assurances, les aspects juridiques et contractuels, les achats non stratégiques, le secrétariat et les tâches administratives comme la gestion du courrier, permet de focaliser les forces à l’interne sur son métier de base et ses projets d’innovation. Dans toutes les phases de croissance ou de stabilité, cette option présente donc des avantages certains.

 Aujourd’hui, les solutions proposées sont bien évidement des compétences humaines, mais aussi des solutions technologiques sous forme de plateforme afin que les entreprises puissent collaborer facilement avec leurs partenaires et puissent interagir agilement. L’accès aux informations se fait en temps réel 24/24 et permet également de mettre les bons documents aux bonnes personnes afin de digitaliser et d’optimiser également ces tâches externalisées.

 Les solutions technologiques de M&H Atlon Services sont simples d’utilisation. Elles vous aideront à relever les défis auxquels vous faites face quotidiennement, telles les exigences croissantes et les besoins en conformité légale de plus en plus complexes par exemple. Nous nous chargeons aussi de trouver vos partenaires qui exploiteront les plateformes et qui vous permettront de vous concentrer sur votre cœur d’activité et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch frederic.matthey.doret@gmail.com

La fiduciaire digitale

Sous l’impulsion des nouveaux usages et des nouveaux comportements créés par le digital, la fiduciaire connectée se met en place. Et au cœur de cette digitalisation, c’est la création d’une nouvelle expérience client qui se prépare. La métamorphose digitale de la fiduciaire passe par la migration de son service financier dans le cloud afin de permettre aux clients d’accéder en temps réel à leur situation financière et à une série d’outils.

 

Afin de proposer une gestion en temps réel, elle doit pouvoir regrouper toutes les données financières de son client : assurances, déclaration d’impôt, TVA, factures fournisseurs, factures clients, …. Au-delà d’une application comptable, la fiduciaire digitale propose une véritable plateforme à ses clients pour gérer les processus et les documents via des outils pour simplifier la vie des entreprises.

Quelques exemples pour avancer dans la digitalisation :

1)    La dématérialisation des factures fournisseurs : La solution permet de numériser les factures, de reconnaître les champs importants, d’archiver électroniquement la pièce afin de détruire le papier et d’envoyer aux systèmes comptables (Winbiz, Cresus, Bexio, Sage, …) pour une comptabilisation automatique. Ceci permet d’automatiser un certain nombre de tâches manuelles et d’apporter une vraie valeur ajoutée à vos clients. http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

 2)    La gestion des notes de frais : La solution permet à vos clients de prendre une photo via leur smartphone et d’indiquer les rubriques de manière très simple. La fiduciaire reçoit les différentes dépenses sur une plateforme et peut les exporter pour les comptabiliser de manière automatique dans le logiciel comptable (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonxpense.ch

 3)    La gestion des offres/interventions/factures sur tablette : La solution permet à vos clients de gérer en itinérance l’activité commerciale et de faire valider les travaux par une signature sur la tablette. La fiduciaire reçoit les écritures comptables directement dans le logiciel pour valider les comptabilisations de manière automatique dans le logiciel (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonmintervention.ch/

4)    La gestion des heures et des mandats : La solution vous permet d’imputer précisément toutes les tâches pour vos différents mandats et d’avoir un suivi précis pour vos axes d’analyse. Vous pouvez aussi proposer ce système à vos clients et devenir nos partenaires. http://www.atlonpmanager.ch

 Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Du nouveau pour la digitalisation des communes en Suisse

AIRS Délib : La solution leader en Europe de la gestion dématérialisée des séances des élus

Vous souhaitez instituer un processus collaboratif de gestion des décisions et de préparation des séances (conseil, assemblée, commissions, …) au sein de votre commune tant pour les administratifs que pour les élus (convocations, ordre du jour, PV, décisions, …).

La solution permet de produire des décisions de les suivre, d’optimiser les circuits de validation de façon sécurisée de retrouver facilement l’ensemble des documents et des sujets traités.

La solution intègre un moteur de workflow, un moteur de GED et un moteur éditique afin de produire les documents. La solution propose le travail via son navigateur Internet ou directement depuis une tablette. Vous pouvez en fonction des droits consulter l’état d’avancement des projets, toutes les actions sont tracées et respectes les processus et les procédures en vigueur. Avec AIRS Délib vous gagnez en rapidité de traitement (circulation, validation, respect des délais, alertes…), vous bénéficiez d’un confort et d’une simplicité d’utilisation (ergonomie du navigateur, application métier…).

Le système est adapté à toutes les organisations et toutes les communes. La solution permet de simplifier la vie des élus et permet de digitaliser une activité importante dans les communes.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech.swisshttp://www.digitech.fr

 

 

La solution de gestion des visiteurs simple et intuitive

Notre application permet à vos visiteurs de s’enregistrer sur une tablette pour que vous puissiez vous concentrer sur leur accueil.

Faites que votre processus d’enregistrement reflète l’identité de votre marque. Choisissez les couleurs, ajoutez un logo, un fond d’écran et personnalisez le texte sur l’écran.

Le paramétrage permet d’adapter les écrans d’enregistrement en fonction de vos besoins et vos métiers. Les visiteurs peuvent se prendre en photo directement depuis la tablette. La photo est sauvegardée dans votre carnet d’adresses. Vos visiteurs peuvent signer le registre directement sur la tablette.

 

 

Le système enregistre tous les visiteurs et trace l’ensemble des entrées et des sorties. Vous pourrez avoir des statistiques et des rapports les personnes venant vous visitez

Plus d’informations : info@atlon.chwww.atlonmvisit.ch

Les échanges d’informations au sein des conseils d’administration

Avec ce grand nombre de documents nécessaires pour la tenue des réunions du conseil, l’utilisation de supports papier est un processus long et pas pratique. Ces multiples papiers très confidentiels ne sont pas sécurisés. Un document peut tomber ou être oublié dans un lieu public.

Certaines organisations ont choisi de communiquer par email pour éliminer le papier. Cependant, avec l’utilisation de services de messagerie, les données qui y transitent ne sont pas chiffrées. Des manipulations ou des erreurs peuvent provoquer des transferts d’informations à des personnes ne devant pas accéder à des données confidentielles.

Le conseil d’administration doit montrer l’exemple en matière de gestion des risques. Cependant ces entités utilisent parfois des outils archaïques, des supports papier et des emails non sécurisés ; ce qui présentent des risques majeurs pour les informations les plus confidentielles. Les outils de dématérialisation proposent aujourd’hui une sécurité satisfaisante, néanmoins certains administrateurs refusent leur utilisation par simple résistance au changement, mettant ainsi en péril les données sensibles de l’organisation.

Équiper le conseil d’administration d’un portail dématérialisé permet de mettre à disposition des administrateurs et du conseil, une plateforme simple et pratique pour optimiser la gestion, introduire les nouvelles technologies avec des fonctionnalités efficaces et des outils pratiques tout en renforçant la sécurité des données.

Un portail digitalisé pour le conseil d’administration permet de regrouper toutes les opérations de gestion, les réunions et les documents dans un espace sécurisé. Toute communication se déroule à l’intérieur de la plateforme sécurisée, ainsi le risque de perte ou de vol d’un papier confidentiel est éliminé.

Un conseil digitalisé permet d’assurer un suivi de l’information et d’en contrôler l’accès offrant donc une meilleure sécurité des données du conseil à l’interne comme à l’externe.

 

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swiss

 

AtlonXpense, la solution de dématérialisation des notes de frais

M&H Atlon Services, déploie son application qui numérise les notes de frais auprès de nombreuses entreprises suisses et étrangères. Cette solution permet d’améliorer la productivité des services financiers et de réduire les coûts de traitements.

 

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

D’après les calculs AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch