Gestion et optimisation des notes de frais

Les règles liées aux notes de frais apparaissent assez floues et surtout le processus n’est pas optimisé. La gestion et l’optimisation des notes de frais serait donc une source importante d’économies d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions performantes. En effet, peu d’entreprises peuvent aujourd’hui se targuer d’avoir une gestion optimale de leurs notes de frais. Seules 11% sont équipées d’un outil et d’après une récente enquête, 73% des répondants saisissent encore leurs notes de frais via Excel.

Entre manque de visibilité, faible contrôle, réconciliation chronophage, absence de reporting, abus potentiel, récupération de TVA et coût de traitement, il est grand temps de mettre en place une solution qui permette à la fois un meilleur contrôle et plus de facilité dans la gestion des notes de frais.

Il existe des solutions performantes sur le marché permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du process évitant les saisies manuelles et limitant les risques d’erreurs. La possibilité pour le collaborateur de prendre en photo le ticket, le reçu la facture, directement dans le module sur son smartphone, d’imputer le montant à un compte, de valider en fonction des montants, et de comptabiliser automatiquement dans le système comptable. Des fonctionnalités apportant donc un gain de temps considérable aux collaborateurs, aux validateurs (manager) et aux comptables tout en permettant un contrôle plus strict de la dépense via le paramétrage de l’outil. De plus, la facilité d’utilisation couplée à un remboursement plus rapide contribuera à une forte adhésion.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

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Externalisation des tâches administratives

La nature de l’externalisation est en pleine évolution. Face à l’augmentation des coûts et de la complexité, les entreprises doivent déployer leurs effectifs de manière plus efficace en les délestant des tâches répétitives à forte intensité de main-d’œuvre.

Une entreprise ne peut plus se contenter d’automatiser uniquement certains processus isolés. Il n’est plus à prouver que les processus numériques permettent de simplifier et de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise, sans parler des économies et des gains de productivité induits. Des études récentes portant sur le thème de la digitalisation au travail indique que si le concept de transition numérique attire beaucoup d’entreprises, très peu d’entre elles vont jusqu’au bout de leur démarche. Ce constat montre que l’externalisation a un vrai rôle à jouer.

 

Dans le contexte actuel, que l’entreprise soit petite ou grande, la gestion externalisée des processus administratifs (le courrier, la paie, les RH, la facturation, le recouvrement, la comptabilité, le support/service client, …) peut jouer un rôle clé dans l’amélioration de l’avantage compétitif des entreprises ainsi que dans leur poursuite de la haute performance. L’externalisation peut ainsi contribuer à redéfinir les fonctions de soutien, réduire les coûts et accroître la flexibilité stratégique de l’entreprise tout en simplifiant ces mêmes fonctions. 

M&H Atlon Services dispose de l’expérience, des capacités globales et d’une connaissance approfondie des secteurs d’activités et des processus, nécessaires pour assumer la charge de fonctions multiples, permettant à ses clients d’atteindre la haute performance.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

L’externalisation des tâches administratives, une source de création de valeur

L’externalisation des tâches administratives d’une entreprise revient à sous-traiter auprès d’un tiers l’exécution de tout ou une partie des opérations de gestion administrative. Parmi les tâches les plus souvent confiées, on trouve la tenue de la comptabilité générale et analytique, la gestion de la paie, les déclarations fiscales, la gestion des encaissements et des contentieux, la mise en place d’indicateurs pour le pilotage de l’entreprise. Nous trouvons aussi des tâches comme la gestion des courriers entrants, la gestion des notes de frais.

Les entreprises ne peuvent souvent pas se doter du personnel spécialisé pour effectuer ces travaux, car ils n’ont pas assez de substance pour avoir des spécialistes à 100% pour chacune de ces activités. De plus les sociétés doivent se focaliser sur le cœur de leur activité et se dégager des nombreuses tâches administratives. L’externalisation permet aussi de se décharger de certaines responsabilités, d’être certain que les tâches seront faites selon un cadre contractuel, de gagner en tranquillité afin de mettre son énergie sur ses affaires.

Ces tâches administratives peuvent être faites de manière traditionnelle, c’est-à-dire manuellement et avec un flux de documents papiers importants, ou par des prestataires utilisant des outils technologiques, moderne afin de gagner en efficacité. Ces nouveaux outils permettent de communiquer sans devoir transmettre les documents papiers, ils permettent d’automatiser la saisie, d’accéder de manière simple et transparente aux informations, de réduire le temps de traitement, donc de réduire les coûts afin de proposer du conseil et des services permettant aux entreprises de se développer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

Le logiciel pour un suivi précis et une traçabilité sans faille de toutes vos interventions

Gérez tous les types d’interventions : atelier, sur site, hotline, sous contrat, hors contrat, garantie, échange, avoir, remboursement, devis, retour, litige, etc…

Vous visualisez toutes les étapes du processus, de la demande jusqu’à la facturation en passant par l’intervention.

Améliorez la productivité de vos collaborateurs sur le terrain grâce à l’optimisation de la planification, de l’acheminement de l’information, du transfert électronique des données et du workflow. Un seul et unique processus intégré de gestion des interventions, du contrôle de flux d’informations, du premier appel à la résolution finale, en éliminant les cycles non productifs et en réduisant les délais, tout en évitant les saisies inutiles d’informations. Assurez la satisfaction de vos clients en honorant vos engagements rapidement et efficacement dès la première intervention avec une solution 100% adaptée à vos besoins.

  • Les techniciens sont avertis en temps réel des visites à réaliser
  • Depuis sa tablette ou son smartphone, le technicien édite chez son client son rapport d’intervention qui est transmis en temps réel à l’entreprise. La facturation est immédiate
  • Le rapport d’intervention et la facture sont archivés et disponible Online pour le client
  • Le technicien peut faire des rapports vocaux, prise de photos, formulaires pré-paramétrés, … Vos collaborateurs mobiles se focalisent seulement sur ses interventions
  • Le Back-office offre la possibilité de récupérer les informations des interventions mais aussi d’extraire des données de reporting
  • Le suivi GPS peut être activé afin d’optimiser l’opération de planification des travaux

Nos logiciels apportent une solution puissante et conviviale à toutes les organisations qui gèrent des interventions. Avec la solution, vous gérez vos collaborateurs, vos prestations, établissez vos devis, gérez vos plannings, vous élaborez vos fiches d’interventions, vous facturez vos interventions, vous analysez votre activité, etc… Vous allez gagner en efficacité à tous les niveaux de votre organisation.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

M&H Atlon Services soulagent la pénurie en spécialistes en informatique

Facteur essentiel de leur succès, les PME suisses peinent à recruter la main d’œuvre spécialisée nécessaire à leur activité. Pour répondre à la pénurie de main d’œuvre, près de 80% des PME suisses misent sur la formation de leurs collaborateurs, selon une enquête de Crédit Suisse menée au printemps auprès de quelques 1900 PME. Dans le commerce, l’informatique et l’industrie de pointe, beaucoup de PME cherchent aussi à réduire leur besoin de spécialistes via la numérisation et l’automatisation. Toutes branches confondues, la numérisation provoque un besoin accru en informaticiens. Au niveau suisse, les PME doivent faire appel à des spécialistes externes pour combler son manque de personnel qualifié.

M&H Atlon Services proposent de manière souple du personnel en développement informatique à la carte. Nos spécialistes et experts viennent vous accompagner et vous renforcer selon vos besoins. De nombreuses sociétés font appel à nous pour des besoins temporaires ou fixe afin d’avoir à disposition des experts dans la digitalisation et le développement informatique.

Les besoins de personnels qualifiés dans le domaine de l’informatique est particulièrement fort : plus de 60% travaillant dans la branche ont un diplôme académique. Selon une étude, le secteur cherchant surtout des connaissances et de l’expertise en développement informatique.

M&H Atlon Services propose d’offrir les meilleures prestations au meilleur prix et un service, unique en Suisse, d’externalisation de développements informatiques. Nos outils permettent au client un suivi au jour le jour de l’évolution des prestations, des délais, des livrables, des tests. Avec cette solution, un gain important est réalisé sur la vitesse de réalisation, donc sur le prix, mais également sur la qualité afin que les livrables correspondent précisément à la commande. En comparaison, nos coûts sur les projets et la maintenance applicative sont la plupart du temps inférieur d’au moins 20% à 30% à nos concurrents.

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

La révolution digitale pour toutes les entreprises

Le digital, source de bien des enjeux, n’est plus aujourd’hui une option pour les entreprises grandes u petites, elles sont toutes concernées. Pour autant, bien que nécessaire, cette intégration du numérique se doit d’être effectuée par paliers afin d’être assimilée par l’ensemble des acteurs afin de réussir la transformation digitale

La transformation digitale nécessite un investissement humain. Cette mutation impacte non seulement les ressources humaines, mais également l’organisation de l’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement, ses pratiques managériales et son modèle d’affaire. Pour être considéré comme un atout et jouer pleinement son rôle, le digital doit être intégré à chaque élément de l’organisation, du plus simple au plus complexe. La transformation digitale impacte de fait, l’ensemble des métiers et pas seulement le service informatique ou marketing. Toutes les fonctions de l’entreprise se doivent d’être concernées et impliquées pour que l’organisation puisse mener à bien son parcours vers une véritable digitalisation.

D’après une étude du Roland Berger Institute, sur les 185 métiers que l’on trouve aujourd’hui dans l’industrie, environ 50 % auront une probabilité très forte d’être automatisés dans les 20 ans à venir. Dans le même temps, d’autres qualifications vont se développer comme statisticien de maintenance prédictive, formateur de robots, cyber-testeurs ou « paramétreurs » de systèmes de contrôles. Ce constat est entrain de se vérifier dans l’industrie, mais dans le service, les métiers vont également se transformer avec l’intelligence artificielle et les métiers de comptable, de juriste, de médecin vont également évoluer dans les prochaines années. 

La révolution digitale constitue un puissant levier pour trouver une compétitivité forte. Les entreprises fortement numérisées ont une croissance de leur chiffre d’affaires plus élevée que celles qui sont en retard, et elles sont 25% plus profitables que les autres entreprises de leur secteur (Etudes Roland Berger et Cap Gemini).

Ubérisation, location à la place d’acquisition, développement de modèles freemium…le marché est aujourd’hui totalement désintermédié et implique une réflexion en profondeur de la conduite du changement. Révolution rapide et définitive, la transformation digitale impose aux entreprises n’ayant pas acté cette mutation, de se réinventer sous peine d’être dépassées et exclues de leurs propres marchés

Plus d’informations : http://www.atlon.chfrederic.matthey@atlon.ch

La gestion électronique des documents et de l’information un pilier essentiel à la digitalisation

La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, l’entreprise doit se numériser. Il faut numériser les flux entrants et les flux sortants de l’entreprise avec des outils de gestion des documents et de l’information.

Il est important de couvrir l’ensemble de la chaine en prenant en compte les sources papiers qui faudra transformer et les sources électroniques. Il faudra pouvoir acheminer l’information é l’aide de workflows, tracer l’ensemble des actions, gérer les droits d’accès, diffuser l’information, accéder depuis tous les terminaux (ordinateurs, tablettes, smartphone), tout en gérant le cycle de vie des documents. Ce challenge se couple à l’automatisation de la reconnaissance et des règles de gestion afin d’optimiser les processus administratifs. De plus il faudra que la solution soit dotée d’un puissant moteur de recherche afin d’apporter de la connaissance à l’entreprise et offrir un outil de gestion optimal aux utilisateurs.

La capture

L’entreprise reçoit des factures en provenance de nombreux fournisseurs. Auparavant il fallait tout ressaisir à la main dans l’ERP. La saisie manuelle était fastidieuse, chronophage et susceptible d’occasionner des erreurs. Avec des outils comme Doc.Capture, les données des factures sont capturées automatiquement et imputées en comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’organisation a ajouté des fonctions d’archivage et de workflow pour fiabiliser et améliorer la visibilité sur les processus de paiement des factures.

Pour automatiser la capture des données inscrites sur certains documents (formulaires), les solutions proposent de la reconnaissance automatique afin d’éviter de nombreuses saisies. Les solutions modernes proposent également l’extractions des informations dans les courriers. L’ensemble de ces actions ne nécessitent plus de longs paramétrables et sont largement accessibles aux PME.

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L’archivage

Les solutions GED/DMS (gestion électronique de documents) modernes sont basées sur un concept global. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents en interaction avec d’autres systèmes (ERP, CRM, Bureautique, etc.). Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet, un fournisseur, un service. De plus, le système protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité. On peut aussi imaginer donner des accès spécifiques à des clients ou fournisseurs afin de fluidifier et optimiser les échanges d’informations.

Les workflows

Faire circuler manuellement les documents entre les collaborateurs est consommateur de temps et de papier. Les solutions modernes organisent les circuits de validation de vos documents électroniques en toute sécurité et permet de les enrichir, de les valider, de les signer ou de déclencher d’autres actions. Qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants, organisez leur validation de manière dématérialisée. Les participants peuvent être internes ou faire partie de vos partenaires. Envoyez une alerte email à chaque étape du processus pour faire connaître l’état d’avancement et réduire les délais de validation. A chaque étape du processus, choisissez les intervenants et les actions à réaliser.

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Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.chhttp://www.digitech-sa.ch

 

Les systèmes de gestion pour les PME doivent être innovants

Dématérialisation, application mobile, Cloud, tels sont les principaux défis que les PME doivent appréhender dans la digitalisation des processus administratifs. Combiner ses besoins de développement à la technologie numérique, relève d’un choix stratégique. Les dirigeants des PME se situent au tournant de la transformation de leurs activités où ils sont les principaux acteurs du dispositif de digitalisation.

Les solutions comptables doivent couvrir tous les besoins selon la législation suisse, y compris les normes de transfert des fichiers bancaires. La gestion des salaires doit avoir les transferts automatiques avec les différents partenaires. La gestion des stocks doit être automatisée. Le pilotage doit pouvoir se faire en mobilité tout en offrant aux clients des places de marchés multiples (e-commerce, App’s, magasin avec gestion des caisses, …). La conduite d’une PME doit pouvoir se faire sans papier. Les modules spécifiques aux métiers doivent se connecter aux systèmes de base.

La vitesse de traitement des opérations financières doit être considérablement augmentée grâce aux solutions de saisie automatique et à l’optimisation des processus amont. C’est le travail quotidien de M&H Atlon Services.

Les solutions sont conçues par nos équipes et nos partenaires, Elles sont mises en place par nos consultants et experts. Grâce à nos partenaires en suisses, nous pouvons vous proposer une solution intégrée comprenant à la fois la mise en place de votre solution de gestion d’entreprise, mais aussi la gestion comptable et administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur d’activité. La customisation permet de répondre précisément aux besoins de chaque entreprise.

Renseignements : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Les PME doivent miser sur l’innovation

L’exploitation fructueuse de nouvelles idées est cruciale pour qu’une entreprise soit capable d’améliorer ses processus, d’apporter de nouveaux produits et services améliorés sur le marché, d’augmenter son efficacité et, ce qui est le plus important, d’améliorer son rendement. Le numérique est partout et les collaborateurs sont déjà généralement équipés de smartphones, tablettes, notebook pour travailler et communiquer. Il est temps de passer à la vitesse supérieure et d’intégrer le numérique à tous vos process. Pour renforcer leur compétitivité et assurer leur pérennité, les PME ne peuvent plus faire l’économie d’une transformation digitale en profondeur.

 Réussir sa digitalisation ne signifie pas simplement proposer un site internet et être présent sur les réseaux sociaux. Le véritable gain de compétitivité se trouve dans l’intégration numérique au cœur des process depuis le management jusqu’à la commercialisation en passant par la production.

Véritable stratégie, la transformation digitale d’une PME doit se faire étape par étape par des actions concrètes. Il s’agit d’équiper son entreprise d’outils digitaux de productivité pour faciliter les processus quotidiens (Gestion RH, productivité, finance, stockage de documents, …). Il faut une entreprise 100% connectée afin de maximiser les opportunités digitales grâce à une stratégie « omnicanal ». Le parcours client est complétement intégré et connecté aux services internes et à la chaine logistique, le CRM, la digitalisation qui permettent la connexion entre le client et tous les maillons de la chaîne et vos services internes. Il est également nécessaire de réfléchir à des propositions de services personnalisés par exemple sur le principe du Big Data, la PME est en mesure de recueillir des informations précises sur ses prospects et clients et elle peut les traiter avec les outils digitaux qu’elle a mis en place en interne. Après traitement, elle peut concevoir une offre de produits et services personnalisés.

Ne creusez plus le fossé avec vos clients et prospects et lancez-vous dans une stratégie de digitalisation pour votre entreprise. Si celle-ci est menée comme il faut, vous verrez votre chiffre d’affaire décoller, vos conditions de travail s’améliorer, vos clients fidéliser et votre compétitivité croître durablement. N’hésitez pas à vous faire accompagner. http://www.atlon.ch et info@atlon.ch

 

 

Le collaboratif au service des entreprises

La notion de travail collaboratif est à la mode depuis plusieurs années, elle n’est à ce jour pas une réalité dans le monde des PME. Une majorité des professionnels affirment que leurs collègues oublient régulièrement de partager avec eux des informations ou des documents importants. Pour mettre en place une collaboration efficace, les professionnels doivent disposer d’un environnement de travail adéquat et des meilleurs outils technologiques. M&H Atlon Services s’est fixé l’objectif d’améliorer les processus des entreprises grâce à des technologies avancées et à des standards d’innovation et de qualité.

Nos solutions innovantes permettent de partager des documents en quelques secondes avec les collaborateurs du monde entier via le Cloud. Cette solution destinée à la gestion de documents et la collaboration dans les petites et moyennes entreprises est un espace d’archivage structuré et actualisé pour tous les documents d’entreprise qu’ils aient été créés numériquement (bureautique, mail) ou numérisés (via un système de reconnaissance intelligente). La solution Doc.SERIES permet donc de consulter, de déposer, de partager des documents depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de travailler comme bon leur semble avec des alertes, de la distribution, des statistiques, etc. Ils pourront gérer l’ensemble des documents depuis leur système informatique et les retrouver via un moteur de recherche de type « Google ».

Nos solutions permettent aussi le travail en itinérance, avec une solution vous permettant de gérer vos clients, vos projets et vos tâches. Ces informations sont reliées au système informatique de l’entreprise afin d’assurer le suivi et le pilotage de l’ensemble, de la planification à la facturation de l’ensemble des tâches de l’entreprise et ceci de manière 100% numérique.

De nombreuses sociétés ayant faits le pas de la digitalisation ont construit l’organisation de l’entreprise et l’optimisation des processus en se basant sur les solutions et les services proposées par M&H Atlon Services.

Pour vous convaincre des avantages qu’offrent les solutions de M&H Atlon Services, nous vous proposons de tester notre technologie innovante dans le cadre d’une présentation pour entreprise.

Prenez contact : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch