Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

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Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch

Comment numériser et sécuriser ses documents – Archivage à valeur probante

Le numérique fait aujourd’hui partie de notre quotidien. Il simplifie les échanges des courriers, favorise une meilleure communication, optimise la gestion administrative des documents. Mais il nécessite de mettre en œuvre les bonnes démarches afin de respecter les normes et surtout les lois pour conserver ses documents qui sont une partie du patrimoine de l’entreprise.

Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses documents a une grande importance en terme d’organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts administratifs. Qu’il s’agisse de contrats, de factures, ou de documents RH, les entreprises ont évidemment un grand nombre de documents importants en leur possession.

Numériser ses documents permet de les conserver en toute sécurité et confidentialité. Stocker et protéger vos documents importants est possible, même pour les PME, grâce à des espaces de stockage sécurisés au sein d’un système d’archivage de données électroniques probant. L’accès y est facilité et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d’accès. Il convient donc de numériser tous les documents papier qui possèdent une valeur juridique, avant de procéder à l’archivage numérique. Des options possibles permettent de distribuer, de partager, de rechercher les documents.

Avec ces solutions, les démarches administratives internes deviennent plus faciles et prennent moins de temps. Les documents numérisés déposés dans le système sont conformes aux originaux et la date de dépôt fait office de preuve en cas de litige.

La numérisation se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord il y a une phase de préparation puis vient la numérisation, avant que les documents soient classés automatiquement ou de manière semi-automatique. Enfin, les documents sont archivés, disponibles à la consultation, à la recherche, à la distribution et pourront être restituées quand vous le souhaitez, tout en offrant la garantie de leur intégrité. Les documents électroniques (mail, courriers bureautiques, …) doivent aussi bénéficier de ce type de service.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch / info@doc-series.ch

Trouver la meilleure solution de gestion électronique de documents pour votre besoin

Vous avez un projet de gestion électronique de documents ou vous êtes intéressés à ce sujet et souhaitez connaître la solution répondant à un besoin spécifique, alors n’hésitez pas à remplir ce questionnaire afin d’avoir le résultat de l’outil correspondant à un besoin précis. La base d’analyse se base sur la connaissance de plusieurs dizaines de solutions. Vous aurez le résultat de l’analyse sous 48 heures. Ceci ne vous engage en rien.

Une analyse plus précise dans une phase 2 peut avoir lieu avec un calcul de retour sur investissement.

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Rendez-vous sur le formulaire à remplir : https://goo.gl/forms/Tjdfs24rghV8ca2G3

Renseignement complémentaire : frederic.matthey.doret@gmail.com