La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

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Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

Du nouveau pour la digitalisation des communes en Suisse

AIRS Délib : La solution leader en Europe de la gestion dématérialisée des séances des élus

Vous souhaitez instituer un processus collaboratif de gestion des décisions et de préparation des séances (conseil, assemblée, commissions, …) au sein de votre commune tant pour les administratifs que pour les élus (convocations, ordre du jour, PV, décisions, …).

La solution permet de produire des décisions de les suivre, d’optimiser les circuits de validation de façon sécurisée de retrouver facilement l’ensemble des documents et des sujets traités.

La solution intègre un moteur de workflow, un moteur de GED et un moteur éditique afin de produire les documents. La solution propose le travail via son navigateur Internet ou directement depuis une tablette. Vous pouvez en fonction des droits consulter l’état d’avancement des projets, toutes les actions sont tracées et respectes les processus et les procédures en vigueur. Avec AIRS Délib vous gagnez en rapidité de traitement (circulation, validation, respect des délais, alertes…), vous bénéficiez d’un confort et d’une simplicité d’utilisation (ergonomie du navigateur, application métier…).

Le système est adapté à toutes les organisations et toutes les communes. La solution permet de simplifier la vie des élus et permet de digitaliser une activité importante dans les communes.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech.swisshttp://www.digitech.fr

 

 

Factures fournisseurs : bien mener son projet d’optimisation

Un projet de dématérialisation de factures fournisseurs nécessite d’aborder et d’intégrer des technologies et des fonctionnalités comme la numérisation, la Lad/Rad, la Ged, les workflows, les portails documentaires, l’archivage légal, … Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments doivent être clairement définis afin d’apporter la satisfaction des utilisateurs et le retour sur investissement que les entreprises attendent. Les projets ne sont pas réservés aux grandes entreprises, les PME peuvent bénéficier de ces fonctionnalités à des prix compétitifs pour des retour sur investissement très rapide.

Les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions. Le prérequis à toute démarche de dématérialisation est l’identification des flux. Il est primordial de se concentrer sur des flux simples et homogènes.

Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, il n’y a plus de volumétries minimales. Les solutions permettent aujourd’hui d’aborder des projets même avec 1’000 factures fournisseurs par an. Bien évidemment, les technologies et les fonctionnalités évoluent avec des volumes plus importants.

Vous bénéficiez de nombreux avantages en optant pour notre offre complète et personnalisée. Vous pourrez ainsi :

  • Gagner du temps en réduisant le temps consacré aux traitements des factures
  • Faire des économies en réduisant vos frais logistiques
  • Simplifier la vie de vos fournisseurs
  • Simplifier la vie de vos collaborateurs
  • Optimiser durablement votre processus de facturation
  • Piloter le délai de paiement des factures
  • Bénéficiez d’indicateur sur le processus
  • Bénéficiez d’une traçabilité complète
  • Bénéficier d’un retour sur investissement rapide

Plus d’information : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.ch