La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

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Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch

Le dossier électronique de l’immeuble

Beaucoup d’entreprises opèrent une mutation en profondeur avec l’ère du digital. Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique également et ceci de manière rapide et profonde afin d’anticiper des disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, investisseurs, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome.

Vous êtes une régie immobilière

Vous avez besoin de classement des documents importants et que toutes les informations des immeubles, des propriétaires et des locataires soient structurés au sein d’une même plateforme et facilement accessibles. Par exemple, les baux, les fiches descriptives des immeubles, les factures, les décomptes, la comptabilité d’un immeuble, des photos, des courriers, … En plus de classer les documents, vous devez pouvoir définir les processus pour certaines actions (validation d’un locataire pour un appartement, validation d’une offre, validation d’une facture fournisseur) et avoir un tableau de bord pour piloter l’ensemble des documents. Des partenaires comme des fournisseurs, peuvent directement déposer les documents sur la plateforme afin d’avoir des flux électroniques de bout en bout afin d’optimiser ce processus et bien d’autres et que toutes les décisions puissent se faire sur des workflows intégrés à la plateforme. Plus de circulation papier, plus de recherche de documents qui fait perdre du temps, plus de classements dans des classeurs qui ne sont pas efficace et qui font perdre le la place. La régie doit aussi pouvoir donner des informations aux propriétaires selon les demandes et restituer le dossier en cas de changement de gérance. Ces tâches grâce à une plateforme sont 100% automatisés.

Vous êtes un(e) propriétaire

Lorsqu’un propriétaire doit trouver un locataire, il demande de constituer un dossier permettant de s’assurer d’une certaine sécurité. Il a donc le droit de demander un certain nombre de documents. Ces pièces sont retrouvées dans le dossier locataire. Il retrouvera aussi l’ensemble des échanges avec le locataire.

Le propriétaire doit également constituer un dossier pour son immeuble. Il contiendra les actes, les plans, les factures des travaux réalisés, les contrôles (OIBT, …), ….

Vous êtes un(e) locataire

Avez-vous déjà constitué un dossier de location en Suisse pour un appartement à louer auprès d’une gérance ? Si oui, vous savez comme cela peut être long et compliqué. Beaucoup d’informations et de documents sont demandés :

  • Données de Contact : nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, etc.
  • Statut en Suisse : nationalité, permis de séjour, état civil, logement actuel
  • Vos finances : profession, employeur, salaire, existence de poursuites
  • Famille : enfants (et animaux)
  • Références : personnes qui vous recommandent

En complément, vous devez transmettre une multitude de documents :

  • Extrait de l’Office des Poursuites.
  • Copie de votre pièce d’identité
  • Copie de votre permis de résidence pour étranger
  • Fiches de salaire des 3 derniers mois

Ceci constitue un dossier que la gérance conservera si vous avez l’appartement. Des documents complémentaires formeront le dossier du locataire avec le bail à loyer, les états des lieux, des correspondances que vous pourrez échanger durant la période de location. A la fin de la relation contractuel et selon les durées de conservation, les données devront être détruites ou restituées afin de respecter la loi sur la protection des données.

Le dossier électronique de l’immeuble

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complétement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Les contrats d’entretien seront gérés et les échéances pilotées. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur et renommés suivant les critères de l’utilisateur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !Schéma_Cloud

Les coûts seront moins importants dû aux envois numérique et non postaux des différents dossiers propriétaires/locataires. Les relances se feront plus rapidement, les processus de validation, d’échange seront fluidifiés. Les documents seront trouvés rapidement et la gestion sera améliorée. Chaque acteur pourra accéder rapidement de manière autonome aux informations dont il aura besoin. Une telle plateforme permet aux différents acteurs de gagner un temps précieux pour se concentrer sur d’autres tâches.

schéma_global Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissfrederic.matthey.doret@gmail.com 

 

 

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

La fiduciaire digitale

Sous l’impulsion des nouveaux usages et des nouveaux comportements créés par le digital, la fiduciaire connectée se met en place. Et au cœur de cette digitalisation, c’est la création d’une nouvelle expérience client qui se prépare. La métamorphose digitale de la fiduciaire passe par la migration de son service financier dans le cloud afin de permettre aux clients d’accéder en temps réel à leur situation financière et à une série d’outils.

 

Afin de proposer une gestion en temps réel, elle doit pouvoir regrouper toutes les données financières de son client : assurances, déclaration d’impôt, TVA, factures fournisseurs, factures clients, …. Au-delà d’une application comptable, la fiduciaire digitale propose une véritable plateforme à ses clients pour gérer les processus et les documents via des outils pour simplifier la vie des entreprises.

Quelques exemples pour avancer dans la digitalisation :

1)    La dématérialisation des factures fournisseurs : La solution permet de numériser les factures, de reconnaître les champs importants, d’archiver électroniquement la pièce afin de détruire le papier et d’envoyer aux systèmes comptables (Winbiz, Cresus, Bexio, Sage, …) pour une comptabilisation automatique. Ceci permet d’automatiser un certain nombre de tâches manuelles et d’apporter une vraie valeur ajoutée à vos clients. http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

 2)    La gestion des notes de frais : La solution permet à vos clients de prendre une photo via leur smartphone et d’indiquer les rubriques de manière très simple. La fiduciaire reçoit les différentes dépenses sur une plateforme et peut les exporter pour les comptabiliser de manière automatique dans le logiciel comptable (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonxpense.ch

 3)    La gestion des offres/interventions/factures sur tablette : La solution permet à vos clients de gérer en itinérance l’activité commerciale et de faire valider les travaux par une signature sur la tablette. La fiduciaire reçoit les écritures comptables directement dans le logiciel pour valider les comptabilisations de manière automatique dans le logiciel (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonmintervention.ch/

4)    La gestion des heures et des mandats : La solution vous permet d’imputer précisément toutes les tâches pour vos différents mandats et d’avoir un suivi précis pour vos axes d’analyse. Vous pouvez aussi proposer ce système à vos clients et devenir nos partenaires. http://www.atlonpmanager.ch

 Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch