AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

Publicités

L’innovation est aussi une question de méthodologie

De plus en plus d’organisations, petites et grandes et de tous secteurs sont amenés à « faire plus avec moins ». Beaucoup d’entre elles évoluent dans un contexte de plus en plus complexe rendant la réalisation du « bon produit » sans cesse plus difficile.

Afin d’éviter la douche froide, il est nécessaire de vérifier au plus tôt les hypothèses de croissance associées des produits réalisés. Intérêt pour le produit, comportement des utilisateurs, canaux de distribution, etc. Il faut valider ces points le plus rapidement possible. Il faut désormais s’assurer du succès du produit avant d’investir plus avant. De plus en plus d’entreprises ont compris l’intérêt de cette approche pour limiter les risques sur leurs produits innovants et mettent en œuvre une organisation et une démarche permettant d’apprendre le plus tôt et le plus fréquemment possible. Les bénéfices apportés par ce type d’approche sont tels qu’on peut s’attendre à ce qu’il devienne difficile de se lancer dans la création d’une startup ou d’un nouveau produit sans un minimum de méthodologie et d’organisation. Si je devais moi-même investir dans une Startup, je ferais du respect de cette approche un prérequis essentiel.

Cassons le mythe « la méthodologie menace l’innovation » : Un entrepreneur se lançant dans l’aventure de la création d’une startup peut se dire que la méthodologie et l’organisation font obstacle à l’innovation qui elle-même est un fondement de la startup. Au contraire, certaines méthodologies (par exemple le lean Startup, les approches agiles, le design thinking, les approches « business model », …) vont canaliser l’innovation pour décupler son impact dans le développement de la startup ou du nouveau produit.

Cassons l’idée « Les gens vont adorer mon produit » : Deux croyances peuvent nous mener droit à la douche froide. L’excès de confiance en son instinct ou idée « les gens vont adorer mon produit et y mettre le prix » ou la peur de l’échec qui peut nous pousser à consommer énormément d’énergie et d’argent à mettre au point un produit de A à Z avant le mettre sur le marché.

Finalement avant de se lancer, vous devez connaître votre environnement, ainsi vous gagnerez du temps en développant un produit adapté au marché. Plus de business model à l’ancienne basé sur des hypothèses d’hypothèses…

Avant de se lancer dans le développement d’une idée il faut :

  • Définir le problème que vous voulez résoudre avec votre produit 
  • Identifier votre cible, votre marché : qui rencontre ce problème
  • Savoir comment résoudre ce problème : le produit à développer
  • Définir vos métriques : sur quoi vous vous appuyez pour dire que votre produit est viable, qu’il répond aux besoins du marché et que vous avez réussi à atteindre votre cible

Vous connaissez maintenant votre marché et ses attentes. Il faut débuter le cycle d’apprentissage dès que possible en testant l’hypothèse fondamentale de votre business, soit : la solution du problème auquel vous répondez. Vous devez vous confronter au public afin de vous permettre de recueillir vos premiers retours le plus rapidement possible en investissant le moins possible. C’est là que démarre vraiment la vie du projet. Durant cette vie, il faut oser à tout moment « pivoter » afin de s’orienter différemment, ajuster les choix ou même oser arrêter si le marché ne veut pas du produit. Il faut aussi oser aller le plus vite possible sur le marché et commercialisé une version « minimale » afin d’avoir des retours les plus concrets possibles. Chaque action doit être mesurer afin de pouvoir apprendre, corriger et améliorer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Le dossier électronique de l’immeuble

Beaucoup d’entreprises opèrent une mutation en profondeur avec l’ère du digital. Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique également et ceci de manière rapide et profonde afin d’anticiper des disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, investisseurs, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome.

Vous êtes une régie immobilière

Vous avez besoin de classement des documents importants et que toutes les informations des immeubles, des propriétaires et des locataires soient structurés au sein d’une même plateforme et facilement accessibles. Par exemple, les baux, les fiches descriptives des immeubles, les factures, les décomptes, la comptabilité d’un immeuble, des photos, des courriers, … En plus de classer les documents, vous devez pouvoir définir les processus pour certaines actions (validation d’un locataire pour un appartement, validation d’une offre, validation d’une facture fournisseur) et avoir un tableau de bord pour piloter l’ensemble des documents. Des partenaires comme des fournisseurs, peuvent directement déposer les documents sur la plateforme afin d’avoir des flux électroniques de bout en bout afin d’optimiser ce processus et bien d’autres et que toutes les décisions puissent se faire sur des workflows intégrés à la plateforme. Plus de circulation papier, plus de recherche de documents qui fait perdre du temps, plus de classements dans des classeurs qui ne sont pas efficace et qui font perdre le la place. La régie doit aussi pouvoir donner des informations aux propriétaires selon les demandes et restituer le dossier en cas de changement de gérance. Ces tâches grâce à une plateforme sont 100% automatisés.

Vous êtes un(e) propriétaire

Lorsqu’un propriétaire doit trouver un locataire, il demande de constituer un dossier permettant de s’assurer d’une certaine sécurité. Il a donc le droit de demander un certain nombre de documents. Ces pièces sont retrouvées dans le dossier locataire. Il retrouvera aussi l’ensemble des échanges avec le locataire.

Le propriétaire doit également constituer un dossier pour son immeuble. Il contiendra les actes, les plans, les factures des travaux réalisés, les contrôles (OIBT, …), ….

Vous êtes un(e) locataire

Avez-vous déjà constitué un dossier de location en Suisse pour un appartement à louer auprès d’une gérance ? Si oui, vous savez comme cela peut être long et compliqué. Beaucoup d’informations et de documents sont demandés :

  • Données de Contact : nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, etc.
  • Statut en Suisse : nationalité, permis de séjour, état civil, logement actuel
  • Vos finances : profession, employeur, salaire, existence de poursuites
  • Famille : enfants (et animaux)
  • Références : personnes qui vous recommandent

En complément, vous devez transmettre une multitude de documents :

  • Extrait de l’Office des Poursuites.
  • Copie de votre pièce d’identité
  • Copie de votre permis de résidence pour étranger
  • Fiches de salaire des 3 derniers mois

Ceci constitue un dossier que la gérance conservera si vous avez l’appartement. Des documents complémentaires formeront le dossier du locataire avec le bail à loyer, les états des lieux, des correspondances que vous pourrez échanger durant la période de location. A la fin de la relation contractuel et selon les durées de conservation, les données devront être détruites ou restituées afin de respecter la loi sur la protection des données.

Le dossier électronique de l’immeuble

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complétement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Les contrats d’entretien seront gérés et les échéances pilotées. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur et renommés suivant les critères de l’utilisateur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !Schéma_Cloud

Les coûts seront moins importants dû aux envois numérique et non postaux des différents dossiers propriétaires/locataires. Les relances se feront plus rapidement, les processus de validation, d’échange seront fluidifiés. Les documents seront trouvés rapidement et la gestion sera améliorée. Chaque acteur pourra accéder rapidement de manière autonome aux informations dont il aura besoin. Une telle plateforme permet aux différents acteurs de gagner un temps précieux pour se concentrer sur d’autres tâches.

schéma_global Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissfrederic.matthey.doret@gmail.com 

 

 

La fiduciaire digitale

Sous l’impulsion des nouveaux usages et des nouveaux comportements créés par le digital, la fiduciaire connectée se met en place. Et au cœur de cette digitalisation, c’est la création d’une nouvelle expérience client qui se prépare. La métamorphose digitale de la fiduciaire passe par la migration de son service financier dans le cloud afin de permettre aux clients d’accéder en temps réel à leur situation financière et à une série d’outils.

 

Afin de proposer une gestion en temps réel, elle doit pouvoir regrouper toutes les données financières de son client : assurances, déclaration d’impôt, TVA, factures fournisseurs, factures clients, …. Au-delà d’une application comptable, la fiduciaire digitale propose une véritable plateforme à ses clients pour gérer les processus et les documents via des outils pour simplifier la vie des entreprises.

Quelques exemples pour avancer dans la digitalisation :

1)    La dématérialisation des factures fournisseurs : La solution permet de numériser les factures, de reconnaître les champs importants, d’archiver électroniquement la pièce afin de détruire le papier et d’envoyer aux systèmes comptables (Winbiz, Cresus, Bexio, Sage, …) pour une comptabilisation automatique. Ceci permet d’automatiser un certain nombre de tâches manuelles et d’apporter une vraie valeur ajoutée à vos clients. http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

 2)    La gestion des notes de frais : La solution permet à vos clients de prendre une photo via leur smartphone et d’indiquer les rubriques de manière très simple. La fiduciaire reçoit les différentes dépenses sur une plateforme et peut les exporter pour les comptabiliser de manière automatique dans le logiciel comptable (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonxpense.ch

 3)    La gestion des offres/interventions/factures sur tablette : La solution permet à vos clients de gérer en itinérance l’activité commerciale et de faire valider les travaux par une signature sur la tablette. La fiduciaire reçoit les écritures comptables directement dans le logiciel pour valider les comptabilisations de manière automatique dans le logiciel (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonmintervention.ch/

4)    La gestion des heures et des mandats : La solution vous permet d’imputer précisément toutes les tâches pour vos différents mandats et d’avoir un suivi précis pour vos axes d’analyse. Vous pouvez aussi proposer ce système à vos clients et devenir nos partenaires. http://www.atlonpmanager.ch

 Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

La solution de gestion des visiteurs simple et intuitive

Notre application permet à vos visiteurs de s’enregistrer sur une tablette pour que vous puissiez vous concentrer sur leur accueil.

Faites que votre processus d’enregistrement reflète l’identité de votre marque. Choisissez les couleurs, ajoutez un logo, un fond d’écran et personnalisez le texte sur l’écran.

Le paramétrage permet d’adapter les écrans d’enregistrement en fonction de vos besoins et vos métiers. Les visiteurs peuvent se prendre en photo directement depuis la tablette. La photo est sauvegardée dans votre carnet d’adresses. Vos visiteurs peuvent signer le registre directement sur la tablette.

 

 

Le système enregistre tous les visiteurs et trace l’ensemble des entrées et des sorties. Vous pourrez avoir des statistiques et des rapports les personnes venant vous visitez

Plus d’informations : info@atlon.chwww.atlonmvisit.ch

Avec AtlonXpense, fini la corvée des notes de frais

Des solutions peuvent désormais faciliter la vie des collaborateurs et des entreprises pour récupérer les justificatifs et traiter les dépenses.

Avec cette solution, la seule action qui doit être effectuée est prendre une photo du ticket avec son smartphone. Grâce à la technologie, l’aide à la saisie permet de saisir les informations essentielles en quelques secondes (montant, TVA, etc.). Pratique et presque ludique, comparé à la corvée de la saisie manuelle, le système optimise de manière significative le processus.

Il est possible avec la solution de récupérer également les justificatifs digitaux (factures d’hôtel, billets de train ou d’avion, …). Fini les factures et les justificatifs qui disparaissent, fini la TVA non récupérée pour cause de fiche mal renseignée.

La dématérialisation avance à grands pas, plus besoin de garder les justificatifs papier avec un système d’archivage à valeur légale qui respecte le droit et permet de détruire les documents papiers. Tout le monde gagne du temps et de l’argent : les collaborateurs se concentrent sur leur cœur de métier au lieu de rester des heures le nez dans la paperasse, la calculette ou les tableaux Excel, tentant parfois de retrouver des justificatifs à jamais perdus.

Grâce à cette solution, nous faisons gagner en moyenne à nos clients 30 % du coût global du processus. Cette solution est adaptée de 5 à plusieurs centaines d’utilisateurs dans une entreprise.

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.ch

Digitaliser votre PME

La numérisation est sur toutes les lèvres. Il s’agit maintenant de passer des intentions aux actes dans les PME. La digitalisation n’est pas simplement la mise en place d’une solution standard pour gérer les processus administratifs, cela va bien au-delà.

 Avant de vous lancer dans une démarche de digitalisation, il est important que vous preniez le temps pour faire un état des lieux. La connaissance de vos procédures internes ainsi que de votre degré de maturité digitale actuelle est la base de toutes les étapes ultérieures. Il faut identifier les optimisations et les opportunités dans votre chaîne de valeur, et ensuite déterminer comment les technologies digitales pourraient permettre de répondre à ces besoins.

La transformation numérique n’est pas seulement une affaire de technologie. Le changement des processus de production entraîne un changement dans la manière dont le travail est effectué. Ce changement touche l’ensemble de l’entreprise. Une stratégie de numérisation doit forcément passer à travers toute l’entreprise. Les nouvelles technologies doivent être avant tout pratiques et faciles à utiliser.

La digitalisation ne touche pas uniquement l’interne de votre entreprise, mais aussi les relations avec l’extérieur. Il est important de prendre en compte que le client aujourd’hui est adapté à la numérisation. Il s’attend à un accès en ligne 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et peut comparer rapidement les produits et services. De ce fait, veillez à ce que votre entreprise propose des outils modernes, en ligne à vos clients pour qu’il puisse bénéficier d’un expérience client unique

Les entreprises qui souhaitent se lancer dans la digitalisation ou accélérer la démarche peuvent contacter les conseillers : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch