La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

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La digitalisation est un sujet prioritaire pour les Conseils d’administration

Le Conseil d’administration est une équipe solidaire et responsable. Son projet est construit autour d’un modèle d’affaires et d’une stratégie claire assurant la pérennité de l’entreprise. Les exigences légales, réglementaires et la bonne gestion des risques poussent souvent les administrateurs à rechercher la stabilité et à éviter des évolutions trop rapides ou incertaines. Pourtant, dans l’environnement actuel, il est indispensable de prendre en considération les profondes mutations économiques qu’apportent les technologiques et la digitalisation. L’ouverture au changement et son acceptation qui ne sont généralement pas les principales qualités d’un conseil d’administration doivent maintenant être pris en considération afin de faire évoluer les entreprises et prendre le virage du digital. En 2018, les grandes sociétés ont pris ce virage, mais les PME ont encore de la peine à se projeter et à accepter le changement. Ceci est nécessaire à court ou moyen terme afin de pérenniser la société en se posant les bonnes questions et en mettant en œuvre une stratégie digitale dans l’entreprise. Pour ceci, il est nécessaire que les Conseils d’administration des PME aient dans leurs membres des compétences sur ces sujets. Il ne s’agit pas uniquement de comprendre la technologie, mais aussi de savoir comment l’appliquer dans le fonctionnement de l’entreprise, pour optimiser les processus, mais aussi, pour soutenir ou modifier le business model afin de conserver ou de capteur de la valeur ajoutée.

La digitalisation porteuse de progrès permet le remplacement ou l’amélioration de processus physiques par des logiciels. Ces sujets doivent être traités par les Conseils d’administration selon les axes suivant :

  • Les modèles d’affaires à affiner, à modifier ou à changer
  • La relation avec les clients et les tiers externes agissant sur la chaine de valeurs
  • L’efficacité des processus internes (y compris en lien avec les ressources humaines et les formes de travail)

Ces sujets d’importances capitales doivent permettre de positionner l’entreprise dans le monde actuel et futur et lui permettre de relever les défis qui sont les siens afin de garantir la durabilité de ses revenus et sa responsabilité envers la société.

Aujourd’hui encore, trop peu d’entreprises disposent des compétences digitales et il devient nécessaire et urgent de recruter un expert du sujet pour siéger au conseil d’administration. Ainsi, ce membre du « board » pourra conseiller le directeur général et les autres membres du Conseil d’administration, mais surtout initier et suivre les objectifs stratégiques en matière numérique, définir et encadrer les investissements relatifs à ce sujet. S’il n’est pas dans les responsabilités d’un membre du Conseil d’administration de suivre au jour le jour les projets numériques de l’entreprise, ce membre peut apporter un nouvel éclairage et des ressources à même de les concrétiser. 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

Outsourcing local, la solution pour les PME et les startups

De nombreuses PME choisissent d’externaliser et de sous-traiter certaines activités. Ce choix permet de se concentrer sur ses activités, de se développer et d’améliorer la compétitivité de son entreprise. Les personnes clés des PME ont parfois la frustration de devoir passer plus de temps qu’ils ne le voudraient sur les tâches qui ne génèrent aucun revenu et qui ne sont pas au cœur de leur activité. La réponse pour de plus en plus de sociétés est d’externaliser ces fonctions.

Il est essentiel de bien coordonner ce processus et de choisir un ou plusieurs partenaires pouvant délivrer les services demandés mais aussi pouvant apporter des expertises nécessaires sur des sujets pointus. Ainsi, il peut être compliqué de déléguer certaines tâches de gestion à quelqu’un d’autre. Dans la quête des partenaires idéaux, plusieurs critères rentrent en ligne de compte. Le sous-traitant doit tout d’abord se profiler comme un partenaire de confiance. Que ce soit dans les tâches exécutées et dans la discrétion qui doit entourer la collaboration. Ainsi, des prestataires sérieux sauront garantir une confidentialité totale. Le deuxième critère est la durabilité. Sur le long terme, les relations de travail les plus profitables se tissent et commence à rimer avec prospérité.

 Une raison également d’externaliser certaines tâches est la réduction des coûts. A juste titre, car engager une ou plusieurs personnes peut revenir à des montants importants chaque année, sans parler des dépenses liées (recrutement, logiciels, formation, suppléance, gestion, …). On estime à plus de 30% l’économie réalisée en externalisant les tâches administratives non stratégiques plutôt que de recruter et d’internaliser les ressources. 

Externaliser sa comptabilité, la gestion des salaires, le suivi des ressources humaines, la gestion de l’informatique, le suivi des assurances, les aspects juridiques et contractuels, les achats non stratégiques, le secrétariat et les tâches administratives comme la gestion du courrier, permet de focaliser les forces à l’interne sur son métier de base et ses projets d’innovation. Dans toutes les phases de croissance ou de stabilité, cette option présente donc des avantages certains.

 Aujourd’hui, les solutions proposées sont bien évidement des compétences humaines, mais aussi des solutions technologiques sous forme de plateforme afin que les entreprises puissent collaborer facilement avec leurs partenaires et puissent interagir agilement. L’accès aux informations se fait en temps réel 24/24 et permet également de mettre les bons documents aux bonnes personnes afin de digitaliser et d’optimiser également ces tâches externalisées.

 Les solutions technologiques de M&H Atlon Services sont simples d’utilisation. Elles vous aideront à relever les défis auxquels vous faites face quotidiennement, telles les exigences croissantes et les besoins en conformité légale de plus en plus complexes par exemple. Nous nous chargeons aussi de trouver vos partenaires qui exploiteront les plateformes et qui vous permettront de vous concentrer sur votre cœur d’activité et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch frederic.matthey.doret@gmail.com

Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch

Doc-SERIES est aussi un coffre-fort digital

Le coffre-fort digital est un espace de stockage numérique sécurisé. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité aux personnes habilitées avec des mécanismes de sécurité.

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent. Dès lors les conditions sont en place pour conserver électroniquement les documents et se séparer de nombreuses copies papiers et ceci dans le monde de l’entreprise mais aussi dans le monde du particulier. Donc plus besoin de conserver vos factures et autres justificatifs, vos dossiers, … Mais pour ceci, vous devez vous doter d’une solution adéquate.

Enregistrer de manière sécurisée ses documents dans Doc.SERIES :

  • Stockage numérique des documents personnels importants, en toute sécurité sur des serveurs en Suisse
  • Données cryptées
  • Avoir toujours à portée de main des documents en cas d’urgence comme par ex. les copies des pièces d’identité
  • Conserver ses factures, contrats, justificatifs, garanties de manière légale sans conserver les documents papiers
  • Conserver les justificatifs fiscaux et les documents bancaires en lieu sûr
  • Journal des activités et traçabilité de toutes les actions
  • Recherche et consultation des documents
  • Gestion des droits et des autorisations

Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents.

 

Plus d’information : http://www.doc-series.ch – info@doc-series.ch