La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

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