Les dossiers électroniques dans les métiers de l’immobilier

Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique de manière rapide et profonde afin d’anticiper les disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome afin d’optimiser la gestion en proposant un service à valeur ajoutée 24/24.

Le classement rigoureux des documents est important pour un immeuble. Il y a différentes catégories (une partie du dossier de l’immeuble qui ne change pas, une autre qui est plus dynamique, le dossier locataire et des processus documentaires comme les factures et les courriers qui en fin de traitement doivent être copiés dans le bon dossier). En plus du classement et de la gestion des processus afin de distribuer et de valider des factures et des documents, il est nécessaire de dématérialiser les échanges entre les différents partenaires (propriétaires, gérants, régies immobilières, locataires, fournisseurs pour la partie factures fournisseurs et bon de travail). Pourquoi envoyer des documents papiers quand le mail voir le transfert du document via une plateforme devient la norme ? La gestion et la matérialisation d’un document (impression, classement, envoi, réception, …) coûte cher quand l’échange électronique est quasiment automatique et permet d’économiser (environ 10 fois moins onéreux).

 

Vous êtes un(e) propriétaire

Vous pouvez accéder aux dossiers statiques et dynamiques de vos immeubles et voir les différents documents (actes, les éléments du cadastre, les assurances, règlements, états locatifs, décomptes des charges, …). Vous pouvez aussi adresser des documents et des demandes à votre régie par ce biais.

Vous êtes un(e) locataire

Vous pouvez accéder à votre bail en ligne, à vos avenants, mais aussi à l’état des lieux d’entrée, aux décomptes de chauffage par exemple. Par la plateforme, vous pouvez aussi adresser vos demandes et vos courriers à la régie.

Vous êtes un fournisseur

Vous envoyer vos factures de manière électronique à la régie, plus besoin d’imprimer, d’affranchir et de gérer les envois postaux. La plateforme archive légalement les factures et reconnait automatiquement les champs afin d’optimiser le processus de traitement et validation de la régie pour que le paiement puisse se faire dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez accéder en tout temps à l’état de traitement de vos factures et l’historique de celle-ci. Vous retrouvez également les bons de commande.

Vous êtes la régie

Vous avez accès à l’ensemble des dossiers en un clic. Vous trouvez toutes les informations depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Via la gestion des processus, vous optimisez la réception des documents, les processus de traitement et de validation et vous approchez le « zéro » papier. Via cette approche vous optimisez le traitement de l’ensemble du processus administratif et vous proposez une gestion moderne aux différents partenaires afin de présenter votre régie comme innovante.

 

Les dossiers électroniques dans l’immobilier

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complètement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Toutes les actions sont tracées et un haut niveau de sécurité est offert avec des possibilités importantes de paramétrage et d’option afin que la solution s’adapte aux processus et à la manière de travailler des régies.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !

La solution permet de réduire les coûts de manière significative dans l’ensemble des tâches administratives en réduisant les travaux sans valeur ajoutée, mais aussi de diminuer les coûts logistiques pour les multiples envois. De plus par son fonctionnement, vous consommerez moins de papiers, moins d’impression ce qui a une influence positive sur le fonctionnement des organisations. Finalement cette plateforme permet de répondre aux attentes des différents acteurs qui ont aujourd’hui l’habitude de travailler presque 100% de manière digitale et dématérialisée.

 

Plus d’informations : http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chfrederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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La digitalisation du courrier un levier important dans l’optimisation des processus

Aujourd’hui, la transformation digitale représente un levier de croissance déterminant pour les entreprises. Ces dernières doivent moderniser leurs processus afin de mieux répondre aux enjeux du numérique. Nombre d’entre elles ont débuté cette transformation dans le domaine des RH, de la finance/comptabilité et de la gestion de la relation client mais peu d’entreprises ont travaillé sur la digitalisation du courrier. Pourtant, cette dernière impacte l’ensemble des services opérationnels d’une entreprise.

Une gestion du courrier exclusivement au format numérique, facilitant le traitement des tâches administratives de façon automatique et dématérialisée, permettant ainsi de répondre aux exigences actuelles. La mise en place d’une plateforme technologique de digitalisation du courrier peut non seulement améliorer vos relations avec vos partenaires (clients, fournisseurs, collaborateurs, …) mais également être le moteur de la mutation de vos processus administratifs. Vous pourrez ainsi disposer d’une meilleure qualité de service aussi bien au niveau de la gestion du courrier (collecte, distribution, suivi…) que dans l’organisation des tâches administratives. Vous gagnerez ainsi en productivité et faciliterez l’intégration des informations collectées au sein de votre système d’information.

 

 

L’objectif est de disposer d’une plateforme modulaire pour automatiser et fluidifier vos processus « courriers » (réception et numérisation des courriers papiers, workflow de distribution, suivi des courriers, rédaction d’une réponse, archivage électronique de l’ensemble, gestion des courriers électroniques, …). La solution doit donc permettre de gérer l’ensemble des documents (papiers ou électroniques), avec l’ensemble des relations (clients, fournisseurs, collaborateurs, …), de manière 100% électronique (avec possibilité de numériser des documents papiers) en gérant la distribution et en alertant les acteurs concernés par une action. Le système doit permettre de suivre et historiser tout ce qui a été fait, de rechercher simplement les informations et d’archiver les documents en gérant une confidentialité stricte. 

Un projet de gestion de courriers engendre une réduction des coûts (de manière directe et indirecte) et permet de travailler plus efficacement. La digitalisation du courrier provoque des économies intéressantes (une forte réduction des coûts d’affranchissement, une diminution des coûts de stockage du papier, une diminution des temps de classement, de distribution et de recherche. Un projet de gestion de courriers améliore également la traçabilité, la sécurité et la conformité.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chhttp://www.doc-series.chinfo@digitech-sa.ch

 

La digitalisation est un sujet prioritaire pour les Conseils d’administration

Le Conseil d’administration est une équipe solidaire et responsable. Son projet est construit autour d’un modèle d’affaires et d’une stratégie claire assurant la pérennité de l’entreprise. Les exigences légales, réglementaires et la bonne gestion des risques poussent souvent les administrateurs à rechercher la stabilité et à éviter des évolutions trop rapides ou incertaines. Pourtant, dans l’environnement actuel, il est indispensable de prendre en considération les profondes mutations économiques qu’apportent les technologiques et la digitalisation. L’ouverture au changement et son acceptation qui ne sont généralement pas les principales qualités d’un conseil d’administration doivent maintenant être pris en considération afin de faire évoluer les entreprises et prendre le virage du digital. En 2018, les grandes sociétés ont pris ce virage, mais les PME ont encore de la peine à se projeter et à accepter le changement. Ceci est nécessaire à court ou moyen terme afin de pérenniser la société en se posant les bonnes questions et en mettant en œuvre une stratégie digitale dans l’entreprise. Pour ceci, il est nécessaire que les Conseils d’administration des PME aient dans leurs membres des compétences sur ces sujets. Il ne s’agit pas uniquement de comprendre la technologie, mais aussi de savoir comment l’appliquer dans le fonctionnement de l’entreprise, pour optimiser les processus, mais aussi, pour soutenir ou modifier le business model afin de conserver ou de capteur de la valeur ajoutée.

La digitalisation porteuse de progrès permet le remplacement ou l’amélioration de processus physiques par des logiciels. Ces sujets doivent être traités par les Conseils d’administration selon les axes suivant :

  • Les modèles d’affaires à affiner, à modifier ou à changer
  • La relation avec les clients et les tiers externes agissant sur la chaine de valeurs
  • L’efficacité des processus internes (y compris en lien avec les ressources humaines et les formes de travail)

Ces sujets d’importances capitales doivent permettre de positionner l’entreprise dans le monde actuel et futur et lui permettre de relever les défis qui sont les siens afin de garantir la durabilité de ses revenus et sa responsabilité envers la société.

Aujourd’hui encore, trop peu d’entreprises disposent des compétences digitales et il devient nécessaire et urgent de recruter un expert du sujet pour siéger au conseil d’administration. Ainsi, ce membre du « board » pourra conseiller le directeur général et les autres membres du Conseil d’administration, mais surtout initier et suivre les objectifs stratégiques en matière numérique, définir et encadrer les investissements relatifs à ce sujet. S’il n’est pas dans les responsabilités d’un membre du Conseil d’administration de suivre au jour le jour les projets numériques de l’entreprise, ce membre peut apporter un nouvel éclairage et des ressources à même de les concrétiser. 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Processus de facturation électronique conforme à la TVA

Comparé au processus de facturation classique, Doc.SERIES évite de nombreuses opérations manuelles coûteuses en temps : L’émetteur des factures n’a plus à se soucier, notamment, de l’impression et de l’envoi, tandis que le destinataire des factures est libéré des tâches de saisie manuelle et de numérisation.

L’émetteur de la facture envoie ses factures qui sont transformées en PDF/A. Les factures sont dotées d’une signature numérique. Les métadonnées sont récupérées automatiquement. La conformité TVA est garantie tout comme l’archivage légal du document. Le destinataire de la facture reçoit une notification pour récupérer/traiter les factures avec la signature sur une plateforme avec les métadonnées afin d’intégrer automatiquement la facture au système comptable et démarrer le processus de validation selon le plan de signature de l’entreprise.

 

Le système mis en place avec Doc.SERIES :

  • Simplifie et accélère votre processus de facturation
  • Réduit/supprime le papier
  • Permet de contourner l’envoi sur papier (contribution écologique essentielle grâce à l’abandon du papier)
  • Evite de nombreuses opérations logistiques couteuses en temps et en argent
  • Les données des factures (montants, nom de l’émetteur, code TVA, N° de facture, …) seront converties, si nécessaire, dans le format du destinataire
  • Permet la transmission électronique de la facture au destinataire via la plateforme Doc.SERIES (sécurisée)
  • Réduit la charge de travail tant pour l’émetteur de la facture que pour le destinataire : Il vous suffit de convenir du contenu du document pour générer automatiquement, toutes les factures et les métadonnées
  • Permet également d’envoyer des rappels par l’intermédiaire de Doc.SERIES
  • Permet de conserver de manière conforme à la loi les factures et autres documents commerciaux
  • Permet un Accès aux e-factures en tout temps et en tout lieu 

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch