AtlonXPense – La gestion digitalisée des notes de frais

La loi autorise les entreprises à archiver de manière numérique leurs frais, ouvrant la voie au zéro papier. La conservation numérique peut être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi.

La solution AtlonXpense permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où ils pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture.

 

La solution se base sur une App disponible sur smartphone (Iphone et Androïd) pour la prise de la photo et l’enregistrement de la dépense (ticket, déplacement, …). L’interface pour les validateurs et la comptabilisation des frais se fait via une application sur ordinateur disponible depuis son navigateur Internet.

D’après les calculs avec AtlonXpense, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser des économies importantes dans le traitement de ce processus.

La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, …). La demande de validation au manager avec notification est automatique dabs le processus de validation. Les principales fonctionnalités sont l’analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l’export des montants vers votre comptabilité.

La solution propose :

  • La ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant…)
  • La saisie multidevise avec application automatique des taux de change
  • L’imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • La notification de la demande de validation au manager
  • Le calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
  • La gestion des frais réels, plafonds, frais kilométriques
  • Le déclenchement automatique du processus de remboursement
  • La synthèse et des tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable, …)
  • L’export des données vers la comptabilité

Plus d’information : info@atlon.chhttp://www.atlonxpense.ch

La vidéo : https://youtu.be/a9gWfd_v0D0

Publicités

Outsourcing local, la solution pour les PME et les startups

De nombreuses PME choisissent d’externaliser et de sous-traiter certaines activités. Ce choix permet de se concentrer sur ses activités, de se développer et d’améliorer la compétitivité de son entreprise. Les personnes clés des PME ont parfois la frustration de devoir passer plus de temps qu’ils ne le voudraient sur les tâches qui ne génèrent aucun revenu et qui ne sont pas au cœur de leur activité. La réponse pour de plus en plus de sociétés est d’externaliser ces fonctions.

Il est essentiel de bien coordonner ce processus et de choisir un ou plusieurs partenaires pouvant délivrer les services demandés mais aussi pouvant apporter des expertises nécessaires sur des sujets pointus. Ainsi, il peut être compliqué de déléguer certaines tâches de gestion à quelqu’un d’autre. Dans la quête des partenaires idéaux, plusieurs critères rentrent en ligne de compte. Le sous-traitant doit tout d’abord se profiler comme un partenaire de confiance. Que ce soit dans les tâches exécutées et dans la discrétion qui doit entourer la collaboration. Ainsi, des prestataires sérieux sauront garantir une confidentialité totale. Le deuxième critère est la durabilité. Sur le long terme, les relations de travail les plus profitables se tissent et commence à rimer avec prospérité.

 Une raison également d’externaliser certaines tâches est la réduction des coûts. A juste titre, car engager une ou plusieurs personnes peut revenir à des montants importants chaque année, sans parler des dépenses liées (recrutement, logiciels, formation, suppléance, gestion, …). On estime à plus de 30% l’économie réalisée en externalisant les tâches administratives non stratégiques plutôt que de recruter et d’internaliser les ressources. 

Externaliser sa comptabilité, la gestion des salaires, le suivi des ressources humaines, la gestion de l’informatique, le suivi des assurances, les aspects juridiques et contractuels, les achats non stratégiques, le secrétariat et les tâches administratives comme la gestion du courrier, permet de focaliser les forces à l’interne sur son métier de base et ses projets d’innovation. Dans toutes les phases de croissance ou de stabilité, cette option présente donc des avantages certains.

 Aujourd’hui, les solutions proposées sont bien évidement des compétences humaines, mais aussi des solutions technologiques sous forme de plateforme afin que les entreprises puissent collaborer facilement avec leurs partenaires et puissent interagir agilement. L’accès aux informations se fait en temps réel 24/24 et permet également de mettre les bons documents aux bonnes personnes afin de digitaliser et d’optimiser également ces tâches externalisées.

 Les solutions technologiques de M&H Atlon Services sont simples d’utilisation. Elles vous aideront à relever les défis auxquels vous faites face quotidiennement, telles les exigences croissantes et les besoins en conformité légale de plus en plus complexes par exemple. Nous nous chargeons aussi de trouver vos partenaires qui exploiteront les plateformes et qui vous permettront de vous concentrer sur votre cœur d’activité et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch frederic.matthey.doret@gmail.com

Les avantages de la gestion documentaire pour les Ressources humaines

Les enjeux liés à la maîtrise des documents sont primordiaux au niveau de la fonction RH. La maîtrise de l’ensemble de la chaîne documentaire est une nécessité vitale pour garantir la sécurité juridique et réglementaire de l’entreprise.

La Gestion Electronique des Documents permet de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’établissement. L’organisation et la gestion des documents sont facilitées grâce à un plan de classement standard. L’apport de la GED est un apport économique important permettant un gain productif non négligeable. De nombreuses documents/fichiers peuvent être attachées dans la solution de gestion des Ressources humaines de Doc.SERIES.

Un plan de classement est préétabli pour les ressources humaines ce qui permet un déploiement facilité et rapide. La restitution de ces documents, sécurisée se fait directement dans la gestion électronique de documents en naviguant dans les plans de classements selon les autorisations.
Des fonctions de recherches directement intégrés à Doc.SERIES permet de choisir critères de recherche (propriétés et contenu des documents) afin d’assister les utilisateurs dans leur travail quotidien.

 

Les documents à gérer sont nombreux, avec le contrat de travail, les feuilles de paie, les demandes de congés, de formation et les courriers jalonnant la carrière d’un collaborateur. La plupart d’entre eux ont une valeur juridique, un caractère confidentiel marqué, avec de surcroît une nécessité de démontrer son authenticité, car ce sont des documents engageants.

La dématérialisation de ces documents vous permet de les sécuriser physiquement, de les rendre accessibles à toute personne habilitée de façon simple et sécurisée, d’où l’intérêt de lier GED et RH. Les processus d’autorisation et de validation peuvent également être dématérialisés, éliminant de ce fait la circulation de papier au sein de l’organisation. Dans le cas des feuilles de paie, leur capture en GED peut être automatisée à partir des logiciels de paie pour une intégration dans le dossier individuel du salarié dans Doc.SERIES. Si le besoin existe, un accès à ses documents peut être organisé pour le salarié (par exemple uniquement à ses fiches de paie).

GED_RH

La dématérialisation de ces documents, permet de pallier aux inconvénients du stockage physique, de la manipulation du papier, des coût, des risques de perte des documents, des difficultés d’accessibilité. La gestion électronique de documents présente de formidables opportunités en prenant en compte la législation et les règles en matière de sécurité des données personnelles.

Plus d’informations : http://www.doc.series.ch info@doc-series.ch