Le dossier électronique de l’immeuble

Beaucoup d’entreprises opèrent une mutation en profondeur avec l’ère du digital. Les métiers liés à l’immobilier et à la gestion des immeubles doivent entamer une transformation numérique également et ceci de manière rapide et profonde afin d’anticiper des disruptions du métier. Il est nécessaire de développer des outils digitaux innovants. Plus qu’une interface web, la solution doit permettre à tous les acteurs (propriétaires, investisseurs, locataires, régies) d’accéder aux informations et à des indicateurs en temps réel et de manière autonome.

Vous êtes une régie immobilière

Vous avez besoin de classement des documents importants et que toutes les informations des immeubles, des propriétaires et des locataires soient structurés au sein d’une même plateforme et facilement accessibles. Par exemple, les baux, les fiches descriptives des immeubles, les factures, les décomptes, la comptabilité d’un immeuble, des photos, des courriers, … En plus de classer les documents, vous devez pouvoir définir les processus pour certaines actions (validation d’un locataire pour un appartement, validation d’une offre, validation d’une facture fournisseur) et avoir un tableau de bord pour piloter l’ensemble des documents. Des partenaires comme des fournisseurs, peuvent directement déposer les documents sur la plateforme afin d’avoir des flux électroniques de bout en bout afin d’optimiser ce processus et bien d’autres et que toutes les décisions puissent se faire sur des workflows intégrés à la plateforme. Plus de circulation papier, plus de recherche de documents qui fait perdre du temps, plus de classements dans des classeurs qui ne sont pas efficace et qui font perdre le la place. La régie doit aussi pouvoir donner des informations aux propriétaires selon les demandes et restituer le dossier en cas de changement de gérance. Ces tâches grâce à une plateforme sont 100% automatisés.

Vous êtes un(e) propriétaire

Lorsqu’un propriétaire doit trouver un locataire, il demande de constituer un dossier permettant de s’assurer d’une certaine sécurité. Il a donc le droit de demander un certain nombre de documents. Ces pièces sont retrouvées dans le dossier locataire. Il retrouvera aussi l’ensemble des échanges avec le locataire.

Le propriétaire doit également constituer un dossier pour son immeuble. Il contiendra les actes, les plans, les factures des travaux réalisés, les contrôles (OIBT, …), ….

Vous êtes un(e) locataire

Avez-vous déjà constitué un dossier de location en Suisse pour un appartement à louer auprès d’une gérance ? Si oui, vous savez comme cela peut être long et compliqué. Beaucoup d’informations et de documents sont demandés :

  • Données de Contact : nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, etc.
  • Statut en Suisse : nationalité, permis de séjour, état civil, logement actuel
  • Vos finances : profession, employeur, salaire, existence de poursuites
  • Famille : enfants (et animaux)
  • Références : personnes qui vous recommandent

En complément, vous devez transmettre une multitude de documents :

  • Extrait de l’Office des Poursuites.
  • Copie de votre pièce d’identité
  • Copie de votre permis de résidence pour étranger
  • Fiches de salaire des 3 derniers mois

Ceci constitue un dossier que la gérance conservera si vous avez l’appartement. Des documents complémentaires formeront le dossier du locataire avec le bail à loyer, les états des lieux, des correspondances que vous pourrez échanger durant la période de location. A la fin de la relation contractuel et selon les durées de conservation, les données devront être détruites ou restituées afin de respecter la loi sur la protection des données.

Le dossier électronique de l’immeuble

Il est nécessaire pour tous les acteurs de l’immobilier (locataires, propriétaires, régies, gestionnaires de fonds, …) d’accéder aux documents dont y ont droits et ceci sur une plateforme unique online. Ceci permet d’échanger les informations de manière rapide, de rechercher les bons documents et d’effectuer les vérifications et les validations sur les documents tout en ayant les alertes dès que des nouveaux documents arrivent et concernent un acteur devant faire une action. L’archivage des documents se fait de manière conforme à la loi afin de supprimer complétement la conservation papier (sauf pour les actes notariés). Cela simplifie l’échange des informations, la restitution des dossiers et permet à chacun de se concentrer sur des tâches avec une réelle valeur ajoutée.

La solution qui répond à l’ensemble des besoins

Grâce à une gestion précise des droits d’accès aux documents, la plateforme de gestion et d’optimisation des documents (Doc.SERIES) permet de sécuriser toutes vos archives en contrôlant l’accès aux dossiers pour certaines personnes. La solution devient une plateforme de diffusion et de partage des informations. Les contrats d’entretien seront gérés et les échéances pilotées. Une simple connexion à internet suffit pour accéder à tous les dossiers. Grâce à la barre de recherche « full text », chaque document est analysé et le système en détecte les informations contenues à l’intérieur. Il est possible de retrouver tous les fichiers grâce à des critères de recherches : immeuble, locataire, adresse, nom, date, … Grâce au classement, les dossiers sont créés, les documents y sont classés à l’intérieur et renommés suivant les critères de l’utilisateur. La fonction d’envoi de fichiers via la plateforme sécurisée permet d’échapper à l’envoi postal. Pour insérer des documents, vous pouvez scanner des documents et reconnaître les champs des documents via la solution. Vous pouvez également directement insérer des documents depuis la messagerie et depuis les applications bureautiques (Word, Excel, …). La solution permet de stocker les modèles de documents et de rédiger des courriers en partant de modèles directement. En visite extérieur, le système est accessible depuis une tablette. Besoin d’une information concernant un logement ou le plan d’un immeuble, le document est rapidement trouvé !Schéma_Cloud

Les coûts seront moins importants dû aux envois numérique et non postaux des différents dossiers propriétaires/locataires. Les relances se feront plus rapidement, les processus de validation, d’échange seront fluidifiés. Les documents seront trouvés rapidement et la gestion sera améliorée. Chaque acteur pourra accéder rapidement de manière autonome aux informations dont il aura besoin. Une telle plateforme permet aux différents acteurs de gagner un temps précieux pour se concentrer sur d’autres tâches.

schéma_global Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissfrederic.matthey.doret@gmail.com 

 

 

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L’évaluation de l’informatique dans les opérations de fusion/acquisition

L’acquisition d’une entreprise est une opération complexe que tous les investisseurs cherchent à sécuriser au maximum. Lors de ce processus l’analyse informatique est souvent légère et ne permet pas d’identifier les risques/opportunités et définir les coûts liés de manière précise. Il s’agit de s’attarder sur ce sujet qui peut être complexe et rendre l’intégration d’une entreprise difficile et couteuse.

Environ 50 % des données de toute organisation résident dans des référentiels non structurés. Ces données peuvent être une véritable mine d’or pour la réussite de la fusion-acquisition, ou un champ de mines. Il s’agit d’analyser les données et définir la manière et les possibilités de les consolider. Il y a également des données structurées qui s’agit de mapper correctement afin de les consolider dans un seul référentiel.

L’inventaire des solutions, la manière de les mettre ensemble, les gains opérationnels sur le système d’information est un sujet qui doit être adressé lors de l’analyse de la société à reprendre.

Fusionner les infrastructures informatiques de deux entreprises n’est pas une mince affaire. Durant tout le processus, vous devez avoir connaissance des problèmes de sécurité potentiels internes et externes afin de maitriser les risques.

Pour réussir, la phase d’intégration, le système d’information et la disponibilité des données ne doit faire l’objet d’aucune interruption de service et permettre de passer rapidement à la phase de création de valeur de la fusion-acquisition.

Ces quelques points illustrent les enjeux de bien maitriser ce sujet lors de l’évaluation d’une entreprise. Ceci peut devenir très complexe durer de longs mois et détruire une partie du bénéfice de l’opération. Il s’agit de bien planifier cette phase lors de l’évaluation de l’entreprise à reprendre afin qu’une fois les phases de due diligence et d’intégration terminées, les organisations puissent mettre en œuvre et maintenir la sécurité et à l’intégrité des données pour se concentrer sur les tâches stratégiques de la nouvelle entité fusionnée et créer de la valeur.

Pour aller plus loin contactez-nous : frederic.matthey.doret@gmail.com

La dématérialisation des processus et documents RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus, la dématérialisation de certaines tâches administratives avec les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution du travail dans les départements des ressources humaines. La dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives, tout en participant à une démarche de développement durable.

Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le système informatique pour les ressources humaines mis en place dans la majorité des entreprises. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par :

  • Une gestion plus efficace de la relation employé/RH
  • Des gains de temps et de productivité
  • Une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Ce type de solution apporte de nombreux bénéficies dont : L’accompagner des RH dans leurs missions en optimisant le temps de travail et en proposant des outils adaptés, organiser et optimiser la gestion documentaire en dématérialisant les documents et les processus en centralisant l’ensemble des informations et enfin améliorer la collaboration entre les RH et les salariés en facilitant l’accès à l’information et en améliorant les interactions entre ces acteurs. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices.

Plus d’informations : http://www.doc-series.chhttp://www.digitech.swissinfo@doc-series.ch

La fiduciaire digitale

Sous l’impulsion des nouveaux usages et des nouveaux comportements créés par le digital, la fiduciaire connectée se met en place. Et au cœur de cette digitalisation, c’est la création d’une nouvelle expérience client qui se prépare. La métamorphose digitale de la fiduciaire passe par la migration de son service financier dans le cloud afin de permettre aux clients d’accéder en temps réel à leur situation financière et à une série d’outils.

 

Afin de proposer une gestion en temps réel, elle doit pouvoir regrouper toutes les données financières de son client : assurances, déclaration d’impôt, TVA, factures fournisseurs, factures clients, …. Au-delà d’une application comptable, la fiduciaire digitale propose une véritable plateforme à ses clients pour gérer les processus et les documents via des outils pour simplifier la vie des entreprises.

Quelques exemples pour avancer dans la digitalisation :

1)    La dématérialisation des factures fournisseurs : La solution permet de numériser les factures, de reconnaître les champs importants, d’archiver électroniquement la pièce afin de détruire le papier et d’envoyer aux systèmes comptables (Winbiz, Cresus, Bexio, Sage, …) pour une comptabilisation automatique. Ceci permet d’automatiser un certain nombre de tâches manuelles et d’apporter une vraie valeur ajoutée à vos clients. http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

 2)    La gestion des notes de frais : La solution permet à vos clients de prendre une photo via leur smartphone et d’indiquer les rubriques de manière très simple. La fiduciaire reçoit les différentes dépenses sur une plateforme et peut les exporter pour les comptabiliser de manière automatique dans le logiciel comptable (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonxpense.ch

 3)    La gestion des offres/interventions/factures sur tablette : La solution permet à vos clients de gérer en itinérance l’activité commerciale et de faire valider les travaux par une signature sur la tablette. La fiduciaire reçoit les écritures comptables directement dans le logiciel pour valider les comptabilisations de manière automatique dans le logiciel (Winbiz, Crésus, Bexio, Sage, …). http://www.atlonmintervention.ch/

4)    La gestion des heures et des mandats : La solution vous permet d’imputer précisément toutes les tâches pour vos différents mandats et d’avoir un suivi précis pour vos axes d’analyse. Vous pouvez aussi proposer ce système à vos clients et devenir nos partenaires. http://www.atlonpmanager.ch

 Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

Du nouveau pour la digitalisation des communes en Suisse

AIRS Délib : La solution leader en Europe de la gestion dématérialisée des séances des élus

Vous souhaitez instituer un processus collaboratif de gestion des décisions et de préparation des séances (conseil, assemblée, commissions, …) au sein de votre commune tant pour les administratifs que pour les élus (convocations, ordre du jour, PV, décisions, …).

La solution permet de produire des décisions de les suivre, d’optimiser les circuits de validation de façon sécurisée de retrouver facilement l’ensemble des documents et des sujets traités.

La solution intègre un moteur de workflow, un moteur de GED et un moteur éditique afin de produire les documents. La solution propose le travail via son navigateur Internet ou directement depuis une tablette. Vous pouvez en fonction des droits consulter l’état d’avancement des projets, toutes les actions sont tracées et respectes les processus et les procédures en vigueur. Avec AIRS Délib vous gagnez en rapidité de traitement (circulation, validation, respect des délais, alertes…), vous bénéficiez d’un confort et d’une simplicité d’utilisation (ergonomie du navigateur, application métier…).

Le système est adapté à toutes les organisations et toutes les communes. La solution permet de simplifier la vie des élus et permet de digitaliser une activité importante dans les communes.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech.swisshttp://www.digitech.fr