Doc.SERIES : l’alliance parfaite du Cloud et de la gestion électronique de documents – N’attendez plus et lancez-vous !

Parmi les nombreux logiciels de Gestion Electronique de Documents disponibles aujourd’hui sur le marché en mode SaaS, la solution de Doc.SERIES est très novatrice, elle est à la hauteur des attentes et enjeux actuels des entreprises soumises à de fortes contraintes de gestion et d’optimisation des processus. Avec la solution de Doc.SERIES, la Gestion Documentaire devient enfin SIMPLE ET EFFICACE. La solution permet aux organisations de disposer très rapidement d’une plateforme collaborative et documentaire sans nécessiter d’investir dans une infrastructure ni de recourir à des services informatiques dédiés. Le logiciel apporte aux organisations les avantages d’une solution de Gestion Documentaire hautement performante alliée à la puissance et à la solidité d’une plateforme Cloud Suisse.

« Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) permettent aux entreprises de gérer avec méthode leurs documents sous forme électronique. Grâce aux technologies modernes de GED, il est possible de suivre les documents de leur création à leur destruction. Grâce aux moteurs de recherche puissants vous trouvez vos documents instantanément.»

 Schéma_Cloud

 Des modèles de réalisation flexibles

La solution est fournie via les centres de données Suisse que Doc.SERIES manage et vous payez uniquement le service de manière mensuelle en fonction de la consommation. Pas besoin d’installation spécifique, il suffit de souscrire et vous bénéficiez d’un service de gestion électronique de documents performant, simple basé sur des nouvelles technologies qui vous feront gagner un temps précieux. Le retour sur investissement est immédiat.

schéma_global

Essayez Doc.SERIES

Jugez par vous-même l’étonnante efficacité et flexibilité de la gestion documentaire Doc.SERIES, n’hésitez pas à nous contacter pour vous conseiller dans votre démarche projet. Que vous soyez 5 ou 1’000 dans l’entreprise, le système améliora notablement les performances de votre gestion administrative

Plus d’informations : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch

 

 

 

Publicités

La révolution digitale pour toutes les entreprises

Le digital, source de bien des enjeux, n’est plus aujourd’hui une option pour les entreprises grandes u petites, elles sont toutes concernées. Pour autant, bien que nécessaire, cette intégration du numérique se doit d’être effectuée par paliers afin d’être assimilée par l’ensemble des acteurs afin de réussir la transformation digitale

La transformation digitale nécessite un investissement humain. Cette mutation impacte non seulement les ressources humaines, mais également l’organisation de l’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement, ses pratiques managériales et son modèle d’affaire. Pour être considéré comme un atout et jouer pleinement son rôle, le digital doit être intégré à chaque élément de l’organisation, du plus simple au plus complexe. La transformation digitale impacte de fait, l’ensemble des métiers et pas seulement le service informatique ou marketing. Toutes les fonctions de l’entreprise se doivent d’être concernées et impliquées pour que l’organisation puisse mener à bien son parcours vers une véritable digitalisation.

D’après une étude du Roland Berger Institute, sur les 185 métiers que l’on trouve aujourd’hui dans l’industrie, environ 50 % auront une probabilité très forte d’être automatisés dans les 20 ans à venir. Dans le même temps, d’autres qualifications vont se développer comme statisticien de maintenance prédictive, formateur de robots, cyber-testeurs ou « paramétreurs » de systèmes de contrôles. Ce constat est entrain de se vérifier dans l’industrie, mais dans le service, les métiers vont également se transformer avec l’intelligence artificielle et les métiers de comptable, de juriste, de médecin vont également évoluer dans les prochaines années. 

La révolution digitale constitue un puissant levier pour trouver une compétitivité forte. Les entreprises fortement numérisées ont une croissance de leur chiffre d’affaires plus élevée que celles qui sont en retard, et elles sont 25% plus profitables que les autres entreprises de leur secteur (Etudes Roland Berger et Cap Gemini).

Ubérisation, location à la place d’acquisition, développement de modèles freemium…le marché est aujourd’hui totalement désintermédié et implique une réflexion en profondeur de la conduite du changement. Révolution rapide et définitive, la transformation digitale impose aux entreprises n’ayant pas acté cette mutation, de se réinventer sous peine d’être dépassées et exclues de leurs propres marchés

Plus d’informations : http://www.atlon.chfrederic.matthey@atlon.ch

Gestion des documents et des informations dans les communes

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver les documents le plus souvent sans être dans les locaux de l’administration.

1)   Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Nous avons conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

2)   La solution de gestion des factures fournisseurs

L’automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d’amélioration de vos processus internes. Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, transport et transmission à de multiples personnes pour la validation. Avec nos solutions, nous proposons d’optimiser ce processus :

  • La réception et le tri des documents
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflows de validation et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des factures conformément à la loi, ce qui permet de détruire les documents papiers. La solution est simple à prendre en œuvre compatible avec les terminaux mobiles, ce qui permet d’avoir une solution performante facilitant la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus « factures fournisseurs ».

schéma_factures

3)   La solution de gestion des séances de la Municipalité/Commune

La plate-forme permet de planifier, organiser et assurer le suivi des séances de la Commune. Elle est principalement utilisée par les personnes contribuant à l’élaboration de l’ordre du jour des séances (Chancellerie, Greffe, chefs de services, …) et les participants aux séances (élus, greffe, chancelier, …). Avec nos solutions, nous proposons :

  • Des modèles de documents bureautiques (ordre du jour, PV, décisions, …), ils seront adaptés à vos documents
  • Une planification des séances
  • La mise en place d’annexes
  • La possibilité d’élaborer l’ordre du jour
  • D’avertir les élus de la disponibilité des documents
  • De consulter de manière sécurisée les documents depuis partout
  • D’avoir des alertes et des avertissements pour un bon suivi
  • De défini des décisions (tâches)
  • D’appliquer des workflows pour le suivi des décisions et des tâches
  • D’avoir des outils de suivi et de reporting

La solution vous permet également de retrouver toutes les informations et sujets traités de manière très simple comme vous le feriez lors d’une recherche d’information sur Internet. Le système est hautement sécurisé et offre une gestion stricte des droits pour que les personnes accèdent uniquement aux documents dont ils ont les droits.

Conclusion et pour aller plus loin

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.chhttp://www.doc-series.ch