L’externalisation, une manière d’optimiser vos coûts tout en garantissant la qualité

L’externalisation de la gestion des processus revêt une importance capitale au sein des services d’une organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, en passant par la gestion des factures fournisseurs, des dossiers clients, des dossiers fournisseurs ou des contrats, M&H Atlon et Doc.SERIES propose une prise en main externalisée de vos processus. En confiant la gestion de certains documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement et à l’instruction de vos dossiers.

L’externalisation des processus liés aux courriers et documents est au cœur de l’activité des sociétés rattachées à M&H Atlon qui innovent afin de s’appuyer sur les dernières technologiques afin de fournir les meilleures solutions possibles à ses clients. Notre proposition se base sur l’innovation et 20 années d’expérience dans les processus de gestion avec ses propres méthodologies et ses professionnels spécialisés afin de servir les marchés locaux et internationaux.

La dématérialisation des documents ne concerne pas seulement les compagnies d’assurances, les agences immobilières ou les opérateurs télécoms. Ces sociétés génèrent effectivement un volume non négligeable de documents, où la dématérialisation prend tout son sens ; Mais ne nous fions pas aux apparences, toutes les entreprises, y compris les PME, peuvent être amenées à gérer un volume de papier important.

Généralement les courriers ou documents traités sont des courriers d’entreprise liés à la relation client (contrats, formulaires, chèques, coupons…) ou à la finance (factures). Mais cette liste est non exhaustive, de plus en plus les sociétés dématérialisent également les lettres de voiture, les fiches qualité, les bons de livraison, les fiches produit, les attestations… A la clé, c’est disposer de tous ses documents à l’écran et non en pile sur le bureau ou en classeur !

Différents avantages liés à la gestion des processus par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide avec des processus pour le contrôle qualité
  • Réduire les délais (traitement le jour de leur réception)
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux ayants droits

Après leur numérisation, vous pouvez consulter tous vos documents sur un site dédié et sécurisé. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnels, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, …

L’avantage financier n’est pas le seul à prendre en considération !

Evidemment la première volonté des entreprises est de réaliser des économies rapidement. On estime que la période d’amortissement d’une externalisation documentaire se situe entre 2 et 6 mois selon les volumes confiés. Bien sûr, ce type de projet en interne n’est pas à prendre à la légère et il se doit d’être mené de bout en bout par un chef de projet convaincu du bénéfice à long terme. A l’issue de cette mise en place, on assistera à une accélération des processus métier, une amélioration de la traçabilité des documents et donc de l’image de la société. Outre un impact positif sur les ventes, c’est avant tout la possibilité de répondre aux demandes clients avec une meilleure réactivité.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch

 

 

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