La gestion électronique de documents pour votre entreprise

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux documents doit se faire sous forme électronique. Les entreprises se doivent de conserver l’ensemble des documents sous forme électronique tout en s’assurant que la conservation soit conforme aux prescriptions légales et normatives.

80% des entreprises jugent la gestion électronique de documents comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, mais aussi les faire circuler selon des workflows répondant aux règles de distribution des documents dans l’entreprise. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres. Les solutions de Doc.SERIES (http://www.doc-series.ch) et de Digitech (http://www.digitech.swiss) permettent d’atteindre ces objectifs.

Plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile. Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

Vous trouverez ainsi une série d’exemples pour couvrir vos besoins dans l’organisation de vos documents. D’abord, des solutions prêtes à l’emploi pour toutes les entreprises :  

  • Gestion électronique de documents pour les factures fournisseurs
  • Gestion électronique de documents pour le dossier RH
  • Gestion électronique de documents pour gérer le courrier entrant et sortant
  • Gestion électronique de documents pour les documents qualités
  • Gestion électronique de documents pour les contrats
  • Gestion électronique de documents pour les dossiers clients et fournisseurs (y compris échange avec les tiers)
  • Gestion électronique de documents pour les conseils d’administration
  • Archivage électronique pour les documents produits
  • Etc.

Ensuite, des solutions prêtes à l’emploi pour des métiers spécifiques :

  • Gestion électronique de documents pour les avocats
  • Gestion électronique de documents pour les communes
  • Gestion électronique de documents pour les métiers de l’immobilier (régies, …)
  • Gestion électronique de documents pour les fiduciaires
  • Gestion électronique de documents pour les caisses de pension
  • Gestion électronique de documents pour les assurances

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

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