Comment mener mon entreprise à travers la transformation digitale

Nous sommes spécialisés en accélération de business sur l’ensemble du cycle de vie du processus de digitalisation. Nos équipes conseillent nos partenaires sur des projets à forte valeur ajoutée dans tous les secteurs d’activités. M&H Atlon est le spécialiste dans le conseil en innovation digitale et soutient vos projets de la naissance de l’élaboration de la stratégie jusqu’à sa mise en place. En devenant partenaires vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure où nos consultants travaillent afin de répondre au mieux à vos besoins. Nos équipes R&D réalisent également les solutions digitales qui vous permettront de mettre en application votre stratégie d’innovation. Notre programme « accélérateur » accompagne les entrepreneurs dans le développement de leur business.

« L’innovation est l’instrument spécifique de l’entrepreneuriat »

La transformation digitale n’est pas que l’affaire des grands groupes internationaux, car elle a été initiée par les consommateurs et des citoyens. C’est parce qu’ils ont changé leurs habitudes et réflexes d’achat que les entreprises doivent évoluer, toutes les entreprises.

En plaçant l’expérience client au centre de son fonctionnement, la transformation digitale impose une approche omnicanal des entreprises, où chaque canal participe de la connaissance client au même titre. Le fonctionnement encore vertical des entreprises les empêcher effectivement d’effectuer un changement général au niveau des départements comme recueillir et valoriser la data à hauteur de son potentiel. Ce point montre que pour réussir une transformation digitale, il faut travailler sur le business model, sur l’organisation de l’entreprise et sur les outils à mettre en œuvre.

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Optimisation du processus RH

De plus en plus d’entreprises passent au dossier du personnel sans papier en dématérialisant les dossiers individuels de leurs collaborateurs avec l’objectif du « zéro papier ».

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation des RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps, gestion de salaires, gestion des congés, … Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. La transformation modifie les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre organisationnel de digitalisation des processus administratifs.

Un projet de dématérialisation demande une participation des collaborateurs. Un travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation et les lois autorisent la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches sans valeur ajoutée.  esquema-transpAvec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Retrouvez toute les informations sur http://www.digitech.swisshttp://www.doc-series.chinfo@doc-series.ch

SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS COURRIERS

Les entreprises et les organisations reçoivent tous les jours une grande quantité de courrier qu’il s’agit de trier et de distribuer aux destinataires. La diversité des envois ajoute à la complexité de la tâche car au-delà de la distribution il faut les classer dans les dossiers respectifs et gérer le suivi (réponse). Si certaines affaires peuvent être réglées séance tenante, d’autres, en revanche, doivent suivre des procédures prédéfinies.

Les documents s’entassent à chaque poste de travail et il arrive régulièrement que des documents demeurent introuvables parce qu’ils ont été classés dans le mauvais dossier, ou que des délais ne soient pas respectés. A cela s’ajoute l’impossibilité d’avoir une vue d’ensemble sur la situation actuelle.

Doc.SERIES propose une solution électronique à ce problème. Le courrier entrant est numérisé à l’aide d’un scanner (ou d’un copieur multifonction). Bien entendu, il est également possible de traiter des e-mails. Les documents ainsi préparés sont automatiquement attribués au dossier du destinataire désigné et placés dans sa boîte aux lettre électronique de réception. Le traitement peut avoir lieu en gérant le statut, les délais de traitement et la réponse apportée. Il peut également être remis à d’autres personnes pour traitement ou pour information.

Avec cette solution vous gagnerez un temps précieux, vous pourrez supprimer la gestion papier des courriers (en les détruisant), vous retrouverez instantanément les informations tout en ayant des outils de suivi.

En complément, si vous souhaitez ne plus gérer le processus logistique de réception, tri et acheminement des papiers, vous pouvez externaliser l’ensemble du processus de gestion du courrier.

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Définissez votre stratégie informatique et augmentez votre efficacité opérationnelle

Aujourd’hui de nombreuses entreprises relèvent d’importants défis en équilibrant la réduction des coûts et en tentant de dégager de la valeur. Les portefeuilles d’applications nécessitent des investissements en gestion importants, en temps comme en budget. Les systèmes déconnectés et rigides, un couplage fragile entre eux, la duplication des fonctions et des données augmente les dépenses courantes et les coûts associés aux changements nécessaires aux évolutions métiers. Une stratégie globale des applications informatiques est essentielle pour assurer l’agilité de l’entreprise et sa capacité à innover.

La plupart des sociétés ne manquent pas d’idées pour améliorer l’expérience et la relation avec le client via des outils informatiques. Le vrai défi est de choisir les bonnes initiatives, c’est-à-dire celles qui maximisent la valeur, tout en tenant compte des impacts sur le modèle opérationnel. Nous collaborons avec vous pour concevoir et mettre en œuvre un modèle opérationnel permettant croissance et rentabilité. Nous apportons les compétences dans les étapes stratégique clients, processus, technologie, information, organisation et construisons avec vous les solutions informatiques que vous avez besoins.

Nos offres vous aideront à définir les meilleurs moyens de faire des économies rapidement et être prêts à relever les défis de demain.

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques de digitalisation. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

 

La gestion électronique des documents, un pilier essentiel de la transformation digitale

La transformation digitale est l’enjeu majeur des chefs d’entreprise d’aujourd’hui, qui construisent pour demain. La gestion documentaire se révèle être une composante importante voire cruciale dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Ainsi, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique si l’on vit encore dans une masse de papier. Ainsi, 80% des entreprises jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, environ 60% ne sont pas dotées d’une solution GED, 70% des factures s’échangent encore au format papier et 85% sont saisies manuellement ! On reconnaît de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps et d’argent, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus.

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de rechercher de manière non-structurée et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et de les partager à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Les sociétés les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances jusqu’à six fois supérieures que les autres.

Enfin, plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révèle indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration (secrétariat, comptabilité, achat, …), les échanges avec les partenaires (clients et fournisseurs), et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. Le recours à des plateformes documentaires web dans le cloud permet de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement, de vente, de permettre des échanges de dossiers, des courriers, et de suivre le statut des documents depuis partout sur un ordinateur ou un terminal mobile (tablette ou smartphone). Pour toutes ces raisons, la gestion électronique de documents est souvent le premier pas pour la partie administrative des entreprises dans la digitalisation.

En conclusion, la dématérialisation, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage automatique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité.

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 Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

Se réinventer et optimiser son entreprise grâce à la digitalisation

Notre stratégie s’appuie sur la transformation numérique de nos clients. Nous souhaitons les accompagner dans leur processus de digitalisation, à la fois au niveau de leur métier, mais aussi de leur service support, comme par exemple avec la dématérialisation des flux et process RH (notes de frais, fiches d’heures, …), du courrier entrant, de la facture fournisseur, des échanges dématérialisés entre entreprises, mais aussi le suivi financier des entreprises ou la digitalisation des services après-vente (support, helpdesk, …). Ceci n’est que quelques exemples de nos domaines de compétence, quand il s’agit d’intervenir sur des processus internes et pas forcément mettre en œuvre une réflexion complète pour « digitaliser » l’entreprise et changer son « Business Model ».

La première étape pour digitaliser, c’est souvent de réfléchir ensemble à la façon de travailler et d’échanger les informations pour une entreprise du secteur d’activité cible. La deuxième étape est de savoir si l’on cherche la digitalisation pour optimiser son entreprise (de manière incrémentale) ou si l’on recherche une rupture (innovation disruptive). Dans le cas de l’innovation en rupture les travaux sont approchés de manière différente avec des méthodologies que nous avons spécifiquement mis au point et pas forcément avec des outils/solutions prêts à l’emploi. Les étapes suivantes sont la construction des solutions, ce qui se fait en partenariat avec le client tout au long du processus. Les démarches d’accompagnement aux changements et l’implication des personnes clés de l’entreprises sont un facteur de succès des travaux.

Aujourd’hui, nous avons deux types de clients, les start-up qui ont le digital dans leur ADN et qui utilisent massivement les outils numériques, et, en parallèle, il y a les entreprises plus classiques, pour lesquelles on parle plutôt de digitalisation des processus (de manière incrémentale). Aujourd’hui, ces entreprises traditionnelles ont pour challenge de se transformer, faute de quoi elles seront à terme menacées par les sociétés digitales qui ont su réinventer leur modèle. Les dirigeants de PME sont très sollicités et n’ont pas forcément le temps de se poser la question de leur avenir à moyen terme. C’est donc aussi le rôle de sociétés comme la nôtre de développer des offres d’accompagnement à la transformation.

Voici quelques sujets sur lesquels nous pouvons vous aider :

  • Accompagnement stratégique : M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets de stratégies digitales. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe. Notre expertise dans les domaines de la stratégie digitale et de l’innovation nous permet de proposer jusqu’à de nouveaux modèles économiques parfois en rupture (disruptif). Nous aidons nos clients à adopter une perspective de long terme sur la transformation digitale et leur garantissons des efforts ciblés et efficaces. http://www.atlon.ch

  • Développement sur mesure : Les solutions proposées permettent de transformer votre entreprise au moyen d’applications mobiles/Web de pointe destinées à vos collaborateurs, clients et partenaires. Nos applications vous permettent d’accélérer les processus métiers clés et gagner en efficacité. http://www.atlon.ch

  • Solution pour optimiser les processus documentaires dans les entreprises : gestion électronique de documents, gestion des contrats, gestion du dossier RH, gestion des factures fournisseurs, gestion du dossier avocat, gestion des documents pour fiduciaire, gestion du courrier, gestion électronique de documents pour les communes, … http://www.digitech.swiss et http://www.doc-series.ch

La véritable clé de réussite pour réussir la transformation digitale, c’est de transformer d’abord les esprits, les comportements et les pratiques. C’est changer l’état d’esprit de l’entreprise. La clé de réussite de la transformation, c’est penser : « digital first ».

M&H Atlon Services accompagne de nombreuses entreprises de tous les secteurs dans des projets stratégiques de digitalisation. Grâce à notre compréhension du sujet et grâce à nos experts fonctionnels, nous aidons nos clients à développer des stratégies gagnantes à long terme, dans un environnement concurrentiel complexe.

Plus d’informations : http://www.atlon.ch – info@atlon.ch