Archivage électronique légal en Suisse

La conservation électronique des livres comptables, des documents commerciaux et de la correspondance. Cependant, une simple sauvegarde des documents, respectivement des données, ne suffit pas pour remplir les exigences légales. Le suivi et les procédures de la documentation doivent aussi être consignés.

L’archivage Doc.SERIES et ses vastes possibilités de classement électronique proposent des fonctions en conséquence, permettant de reproduire à tout moment des documents commerciaux en respectant les exigences légales.

Le classement de documents commerciaux est fixé dans l’art.957 al. 5 du CO et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En principe, tous les documents peuvent être conservés de manière électronique, à l’exception du compte d’exploitation et du bilan avec signature manuscrite.

Un délai de conservation de dix ans est généralement valable pour les livres comptables, les documents comptables et la correspondance commerciale. Le début du délai de conservation commence « à la fin de l’exercice comptable dans lequel les documents ont été insérés. Une conservation à plus long terme, en particulier de données personnel représente un risque aux sens de la loi sur la protection des données.

La question se pose pour l’entreprise : les documents originaux peuvent-ils, sans hésitation, être détruits ? En sachant qu’aujourd’hui une grande partie des documents commerciaux est déjà conçue sous forme électronique et en tenant compte des exigences légales citées, comme par exemple l’utilisation de la signature électronique et d’autres mécanismes (afin de garantir que le document n’a pas été modifié durant sa période de conservation et à valeur d’un originale), nous pouvons clairement y répondre par Oui. L’administration fédérale des contributions le confirme également sur demande.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

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