Externalisez votre informatique

Vous souhaitez optimiser la gestion de votre informatique et déléguer cette tâche à des spécialistes qui sauront traiter l’ensemble des métiers liés aux technologies de l’information ?

Pour les entreprises de toutes tailles, l’externalisation de l’informatique est une pratique de plus en plus courante. Grâce à l’externalisation de l’informatique, le budget moyen alloué pour le traitement, le développement, la mise en place et la maintenance informatique est réduit au strict nécessaire. Lorsqu’un prestataire externe est chargé de la gestion informatique, l’entreprise peut se concentrer davantage sur le cœur de son métier et mobiliser à 100 % le potentiel humain sur d’autres tâches moins techniques. Grâce à l’infogérance, il devient possible de définir des normes de qualité ainsi que des indicateurs d’état convenus par l’entreprise avec le sous-traitant. L’externalisation permet la mise à disposition de l’entreprise du personnel détaché hautement qualifié et chargé de traiter des tâches spécifiques à chaque activité.  

M&H Atlon Services propose une méthode unique pour accompagner ses clients dans les projets informatiques. M&H Atlon Services propose des solutions innovantes permettant aux entreprises de trouver les bons leviers pour accélérer le « business » en s’appuyant sur les nouvelles technologies en ne payant que ce qui est utile et utilisé. Ces solutions permettent de gérer et planifier les ressources d’une entreprise en quelques clics, de planifier l’ensemble des interventions en clientèle d’une entreprise, de gérer les rendez-vous et l’accueil d’une entreprise, de tracer les accès et les visites dans une société, de gérer les notes de frais, ceci ne sont que quelques exemples de solutions qui vous permettront d’économiser du temps et de l’argent. Ces solutions sont adaptées à toutes les sociétés dès 5 utilisateurs.

En complément, nous proposons de l’accompagnement dans la refonte des modèles économiques afin de proposer des outils et des solutions compatibles avec l’économie digitale. Notre pôle de compétence actif dans le développement informatique pourra vous conseiller et réaliser les applications et les solutions informatiques que vous avez besoin sur smartphone, dans des technologies web ou des systèmes traditionnels. Notre souplesse nous permet de vous proposer la démarche qui vous conviendra dans le respect de vos objectifs stratégiques, fonctionnels et financiers.

 

 Applications

Fondé dans la région de Neuchâtel en 2013 pour apporter des outils informatiques innovants à toutes les entreprises, M&H Atlon Services a axé son développement sur des critères de qualité élevé, de confiance et de sérieux afin de construire des relations de longues durées avec ses clients et partenaires, ce qui permet d’affirmer aujourd’hui autant son ancrage local et sa portée internationale.

Plus d’informations : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch

 

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Les aspects fonctionnels d’un système SAE

Le Système d’archivage électronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). La nouvelle norme ISO 14641-1 issue de la norme française (AFNOR NF Z 42-013) est aussi à considérer comme norme de référence.

Un SAE doit intégrer les concepts suivants :

Transversalité

  • Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l’entreprise. Pour ce faire, un SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d’import, Web Service, SOA, …).

Description d’un versement électronique

  • Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé (auteur, date, type, service, …).

Création d’un « Record »

  • De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management.

Plan de classement d’entreprise

  • Le plan de classement permet d’organiser les documents dans le SAE. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d’une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées.

Préservation de l’intégrité

    • Dans le cadre de la mise en place d’un SAE, on doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps. Il est donc nécessaire de mettre en place un mécanisme de calcul d’empreinte (par exemple signature électronique) et d’une journalisation avancée. Pour assurer une sécurité complémentaire, l’archivage du document dans le SAE, pourra être muni d’un horodatage.

Cycle de vie du document

  • Un document versé possède une durée d’utilité administrative avant laquelle il ne doit pas être détruit. Passée cette durée, il peut (dans certain cas doit) être éliminé. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le « record » qui permet d’identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE. La durée de vie est une métadonnée. Le sort final après sa durée de vie (la destruction) doit être tracée dans un journal concevant la trace que le document a existé (date de création, date de destruction, descriptif sommaire (résumé de quelques métadonnées)). Ce journal peut contenir la destruction de l’ensemble des documents d’une année par exemple.

Réversibilité d’un SAE

  • Comme la durée de conservation des documents versés dans un SAE peut dépasser la durée de vie du SAE et des technologies qu’il utilise, il est indispensable de s’assurer, dès la mise en place du SAE, des possibilités de réversibilité des contenus en toute autonomie. Il doit être possible de sortir du SAE l’ensemble des documents et des éléments de preuve associés (empreintes, éléments de traces, …). Idéalement, il doit être possible de parcourir aussi facilement que possible, l’ensemble des documents et d’en extraire les documents, les métadonnées associés, l’historique d’utilisation lié au cycle de vie des documents (y compris exportation de masse). Du fait de cette contrainte forte de réversibilité, un SAE ne doit pas exposer ses données d’une manière propriétaire. Il doit tout particulièrement recourir à des technologies d’écriture et de lecture des documents sur support d’archivage permettant d’exploiter les contenus en lecture d’une manière indépendante de la technologie utilisée pour l’écriture.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

M&H Atlon Services construit pour vous les solutions informatiques de demain

M&H Atlon Services a axé son développement sur des critères de qualité élevé, de confiance et de sérieux afin de construire des relations de longues durées avec ses clients et partenaires, ce qui permet d’affirmer aujourd’hui autant son ancrage local et sa portée internationale.

M&H Atlon Services propose une méthode unique pour accompagner ses clients dans les projets informatiques. La société propose également des solutions innovantes permettant aux entreprises de trouver les bons leviers pour accélérer le « business » en s’appuyant sur les nouvelles technologies en ne payant que ce qui est utile et utilisé.

Ces solutions permettent de gérer et planifier les ressources d’une entreprise en quelques clics, de planifier l’ensemble des interventions en clientèle d’une entreprise, de gérer les rendez-vous et l’accueil d’une entreprise, de tracer les accès et les visites dans une société, de gérer les notes de frais, ceci ne sont que quelques exemples de solutions qui vous permettront d’économiser du temps et de l’argent. Ces solutions sont adaptées à toutes les sociétés de 3 à 1’000 collaborateurs.

En complément aux solutions prêtes à l’emploi et à notre méthode de gestion de projet unique, nous proposons un accompagnement dans la refonte des modèles économiques afin de proposer des outils et des solutions compatibles avec l’économie digitale. Notre pôle de compétence actif dans le développement informatique pourra vous conseiller et réaliser les applications et les solutions informatiques que vous avez besoin sur smartphone, dans des technologies web ou des systèmes traditionnels.

Plus d’informations :

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Newsletter de votre spécialiste en nouvelles technologies

Mot du président

Dans le contexte où les entreprises doivent se moderniser, M&H Atlon apparaît clairement comme un partenaire de choix pour accompagner les décideurs dans ces problématiques complexes et les aider à agir de manière positive sur l’évolution de leur entreprise, grâce à un usage optimisé des technologies de l’information.

Les enjeux ne se limitent pas aux questions de matériel informatique et de solution de comptabilités, mais la dimension « solution » pour gérer l’ensemble de son métier en offrant les outils adéquats et en proposant de nouvelles démarches et expériences aux clients afin d’optimiser les ventes, d’optimiser les processus internes et de mieux se positionner dans ce monde qui bouge rapidement.

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Des projets locaux et internationaux

Fondé dans la région de Neuchâtel en 2013 par des entrepreneurs inspirés par les principes d’apporter des technologies innovantes à toutes les entreprises PME et multinationales, M&H Atlon est présent dans des projets dans de nombreux pays en Europe mais également sur d’autres continents. Les relations de confiance que M&H Atlon ont établies avec ses clients et partenaires sont à l’origine de ce développement qui lui permet d’affirmer aujourd’hui autant son ancrage local que sa portée internationale. C’est une aventure fabuleuse que nous nous réjouissons de continuer à vivre avec vous!

AtlonXpense

Simplifier, accélérer et fiabiliser la saisie des notes de frais. Vos collaborateurs peuvent saisir leurs notes de frais à distance via leur smartphone, ou via un simple navigateur internet, et le processus de validation se fait par une application qui exporte les données vers votre application comptable.   Info >>

AtlonPmanager

Avec cette solution, vos équipes et vos prestations seront gérées de manière optimale en quelques clics. Analysez vos prestations au travers de rapports détaillés. Quelle que soit votre activité, augmenter la productivité !   Info >>

AtlonMintervention

Atlon Intervention System est une solution de gestion d’interventions qui s’adresse aux entreprises ayant des collaborateurs nomades sur le terrain, notamment des techniciens.   Info >>

 

 

 

 

La référence Suisse du logiciel de gestion des notes de frais

La direction financière, la comptabilité, ou le dirigeant d’une entreprise dont l’‘effectif se situe entre 5 et 1 000 collaborateurs, souhaitent économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels des salariés et des équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.

Le coût de traitement moyen d’une note de frais est évalué entre CHF 20 et CHF 60. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépenses courantes des entreprises.

AtlonXpense simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu’au transfert des données vers la comptabilité. La saisie se fait sur le smartphone, les éléments sont saisis en quelques secondes, une photo est prise et la dépense est prise en compte. Un workflow de validation permet de valider les dépenses mensuelles d’un ou de plusieurs collaborateurs selon le processus interne en place. Une fois validée, la note de frais est transmise au logiciel permettant de comptabiliser automatiquement chaque ligne (y compris la TVA) et le paiement est effectué. Le flux est électronique de bout en bout. Il est fluide et optimisé.

Pilotage, gestion et analyse des coûts des notes de frais

Vous êtes responsable administratif, comptable, ou manager. En utilisant la solution AtlonXpense (gestion des Notes de Frais) :

  • vous normalisez vos procédures de gestion des notes de frais
  • vous évitez les ressaisies
  • Vous avez un processus conforme
  • Vous avez des tableaux de bord pour suivre les dépensesVous avez une vision analytique des dépenses que vous segmentez par département, structure, client, produit ou projet. Vous maîtrisez mieux vos coûts. À tout moment, vous pouvez éditer des rapports et tableaux de bord. Vous pilotez cette gestion de manière plus efficace

 

AtlonXpense facilite la vie de toute l’entreprise

Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un département, un client, un projet. Leur note de frais est soumise à leur manager qui reçoit une notification pour la validation (plusieurs niveaux pour la validation sont paramétrables).

Le statut de leur note de frais est disponible en temps réel pour chacun des collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs factures, et ajouter des commentaires à leur document.

Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA…) et les plafonds de dépenses.

Vous évitez les ressaisies et les risques d’erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité.

Des bénéfices à tous les échelons

Pour la direction et les managers il y a une vision analytique de l’ensemble des frais de leur service, département.

Les collaborateurs eux gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.

ET BIEN PLUS ENCORE ….

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M&H Atlon Services est une société accélératrice de business qui se base sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins et ainsi trouver des leviers de croissance pour votre entreprise. Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

Plus d’informations : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch

 

 

 

Une nouvelle plateforme révolutionnaire pour la planification des équipes

A mesure de son évolution et au fil du temps, la technologie apporte des solutions pour planification et la gestion des équipes en remplacement de fichiers Excel. AtlonPmanager, contrairement aux autres solutions du marché, surmonte les complexités inhérentes à la planification en simplifiant l’ensemble du processus.

AtlonPmanager est une plateforme complète capable de répondre aux besoins de planification à tous les niveaux de l’entreprise : production, vente, ressources humaines, finances, marketing, services généraux, chaîne d’approvisionnement, service informatique, etc.

Les entreprises peuvent désormais piloter leur activité sans aucun compromis sur la simplicité d’utilisation, la flexibilité, le contrôle, …

UNE VUE COMPLÈTE EN TEMPS RÉEL

Comparer immédiatement les activités en cours, les activités planifiées, les heures passées sur un projet, les heures d’activités des collaborateurs, les indicateurs de performances (KPI), …

UN ENVIRONNEMENT CLOUD UNIQUE

Un environnement cloud qui permet de se connecter facilement sans aucune installation. Il suffit de s’abonner et le travail peut débuter. L’accès à l’application standard se fait en un seul clic.

ET BIEN PLUS ENCORE ….

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M&H Atlon Services est une société accélératrice de business qui se base sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins et ainsi trouver des leviers de croissance pour votre entreprise. Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

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Les avantages des solutions informatiques en location de service

Le logiciel en tant que service (SaaS) est un modèle de prestation de plus en plus populaire pour un large éventail d’applications d’entreprise.

Le logiciel en tant que service (SaaS) est un modèle de prestation dans lequel les applications sont hébergées et gérées dans le centre de traitements d’un prestataire de services, payées sur la base d’un abonnement et accessibles par un navigateur via une connexion internet.

Pour les entreprises, l’adoption du modèle SaaS comporte de nombreux avantages potentiels :

  • Réduction des coûts : il est économiquement très intéressant d’abandonner les lourdes dépenses liées à l’installation, la maintenance et la mise à niveau d’une infrastructure informatique sur site contre le coût d’exploitation d’un abonnement où tout est compris
  • Évolutivité : à mesure que votre entreprise se développe et que vous devez ajouter plus d’utilisateurs, plutôt que d’investir dans des licences logicielles et des capacités de serveur en interne supplémentaires, vous pouvez ajuster votre abonnement mensuel selon vos besoins
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  • Accessibilité : un navigateur et une connexion à internet suffisent pour accéder à une application, laquelle peut alors être mise à disposition sur divers postes de bureau et appareils mobiles.
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  • Capacité de mise à niveau : votre prestataire de services de cloud computing s’occupe des mises à jour logicielles et matérielles, ce qui libère votre département informatique interne d’une charge de travail considérable
  •  
  • Résilience : comme l’infrastructure informatique réside dans le centre de traitements du prestataire de services de cloud computing, si les locaux de votre entreprise subissent un sinistre quelconque, vous pouvez redevenir opérationnel facilement depuis n’importe quel endroit équipé d’ordinateurs connectés à internet.
  • Exemples de solutions en location de service : http://www.atlonpmanager.chhttp://www.atlonxpense.chhttp://www.atlonmintervention.ch

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M&H Atlon Services est une société accélératrice de business qui se base sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins et ainsi trouver des leviers de croissance pour votre entreprise. Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

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Capturer vos documents afin de rationaliser votre gestion de l’information

Les entreprises veulent rationaliser la capture des informations utiles à partir de documents papier ou électroniques.


Notre logiciel Doc.Capture vous permet de recueillir les données présentes sur les documents pour les transmettre à vos logiciels métier ou dans un système d’archivage électronique ou de gestion électronique de documents.

Automatisation du traitement de ses factures fournisseurs :
L’entreprise reçoit des factures en provenance de nombreux fournisseurs. Auparavant il fallait tout ressaisir à la main dans l’ERP. La saisie manuelle était fastidieuse, chronophage et susceptible d’occasionner des erreurs. Depuis la mise en œuvre de Doc.Capture, les données des factures sont capturées automatiquement et imputées en comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’organisation a ajouté des fonctions d’archivage et de workflow pour fiabiliser et améliorer la visibilité sur les processus de paiement des factures.

Capture automatique de données dans des formulaires :
L’entreprise utilise Doc.Capture pour automatiser la capture des données inscrites sur certains documents (formulaires) et les intégrer dans l’ERP et archiver les documents dans le système de gestion électronique de documents. 

Capture des commandes :
L’organisation a mis en œuvre Doc.Capture pour capturer les données des bons de commande et les intégrer dans l’ERP. Une fois cette opération faite les commandes sont archivées dans le système de gestion électronique de documents. 

La capture des données sur les documents équivaut à une saisie automatique car elle permet de diminuer les saisies manuelles. Elle permet d’accroître la productivité et la fiabilité des traitements tout en soulageant les équipes qui pourront affecter leur temps à de nouvelles tâches.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch 

Le traitement des documents au sein des entreprises

Toute entreprise a l’obligation légale de conserver certains documents pendant une durée minimale. Une mesure qui se révèle indispensable en cas de contentieux : l’entreprise doit en effet être capable de faire valoir ses droits en produisant ses archives.

L’avènement du numérique a entraîné une modification des comportements. Les échanges de documents électroniques (contrats, factures…) se sont multipliés. Les entreprises doivent faire face à des exigences réglementaires pour la conservation et l’archivage des documents.

Il est d’abord essentiel de rappeler que les documents numériques peuvent avoir deux natures : il peut s’agir de documents originaux papiers et scannés, ou de documents nativement numériques (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, bulletins de salaire, …).

Ils mettent en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour l’entreprise, et posent la question de la conservation « conforme » de ces documents. En plus de faire face aux obligations de conservation pour les durées légales, il faut en assurer l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité, pour des durées pouvant être très longues. De plus, elle doit être capable de produire, en cas de contentieux, de litige ou de contrôle des documents recevables comme preuves.

La GED est un outil logiciel permettant la gestion quotidienne de documents de type bureautique. Ces « archives courantes » restent « vivantes » et peuvent évoluer avec le temps. Si la GED permet de stocker, modifier, valider ou encore partager des documents électroniques, elle ne remplit pas forcement une fonction d’archivage. En effet, elle n’assure ni une protection contre les modifications, ni un horodatage fiable, ni l’intégrité du document, ni sa valeur probatoire de base.

La finalité principale d’un document archivé étant de conserver son authenticité et son intégrité, elle implique un certain nombre de contraintes techniques, légales et règlementaires, qui sont assurées par un module complémentaire d’archivage électronique. En complément des fonctionnalités permises par la GED, l’archivage électronique à pour but de préservation des documents électroniques (au sens strict du terme). Au moment de leur versement, et après authentification, le système contrôle la cohérence des documents déposés par rapport à un référentiel propre à l’entreprise (format, taille, type et valeur des métadonnées, etc.). Après leur avoir appliqué un horodatage, le système d’archivage électronique effectue un traitement (signature électronique). Ce calcul permet d’assurer de la non-modification/altération des documents pendant leur conservation, gage de leur intégrité.

Chaque évènement intervenant sur les archives pendant leur durée de conservation (versement, modification de durée de conservation, restitution, destruction), tout comme l’organisation des données (plan de classement), sont enregistrés dans des journaux auditables. La destruction elle-même est contrôlée et encadrée, pour éviter tout risque de suppression accidentelle.

Pour être conforme à la réglementation, l’idéal est de combiner les deux solutions, certain éditeur comme Doc.SERIES propose une gamme complète. L’interface doit en effet être perçue comme un « guichet unique », qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des documents numériques de l’entreprise dont il a l’autorisation.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch