La gestion électronique du courrier

La gestion du courrier entrant au sein des entreprises est un enjeu important qui coûte cher car elle requiert de nombreuses opérations pour intégrer les données et les redistribuer dans l’entreprise.

Retrouver rapidement un document

Aujourd’hui, le sujet de la dématérialisation et la gestion du courrier est d’une importance capitale pour les entreprises. La gestion électronique des documents (GED) s’applique donc au courrier papier pour devenir la gestion électronique du courrier. Tout le courrier entrant est analysé, automatiquement dès son arrivée et remis électroniquement au département ou processus métier concerné. Pour ce faire, les entreprises passent par une numérisation dès l’ouverture du courrier puis, dans un second temps, l’indexent (dossiers clients, champs des factures, dossiers RH, contrats, …), et enfin le redistribue sous forme numérique aux destinataires. Au final, chaque collaborateur accède à l’image (fichier PDF) des documents depuis son poste de travail.

Si la problématique de numérisation et d’ouverture du courrier est facilement externalisable, la connaissance du métier de l’entreprise est primordiale pour trier et indexer les autres plis. Une période d’adaptation est nécessaire lors de l’externalisation de cette tâche. A noter que dans de nombreux projet cette tâche est conservé en interne.

Un retour sur investissement rapide

D’une manière générale, les entreprises commencent par dématérialiser leurs factures fournisseurs. Dans le métier de l’assurance ou dans des métiers où les documents sont formatés, il n’est pas rare de constater une productivité multipliée par cinq ou six avec des améliorations importantes sur le délai de traitement et des réponses aux sollicitations externes.

Toujours plus de réactivité

Si la question du coût demeure essentielle, au final, les entreprises souhaitent des engagements de résultats. Elles sont en attente d’une vitesse et d’une réactivité toujours plus grande de leurs solutions de GED du courrier entrant afin de pouvoir se concentrer sur leur objectif qui demeure l’optimisation de leur business.

Sans titre

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