Doc.SERIES – La solution qui vous permettra d’éliminer le papier

La culture du papier est appelée à disparaître. Doc.SERIES vous accompagne dans l’optimisation de vos processus documentaires.

Les entreprises envoient des millions de documents physiques. Le coût d’un envoi papier et du traitement administratif est de plus de CHF 10.-. La numérisation permet de réduire le coût moyen de l’envoi d’un facteur 10. La plateforme Doc.SERIES permet aux entreprises, de recevoir, d’envoyer, de dématérialiser, de visualiser, de gérer, d’archiver des documents.

Les entreprises et organisations de nombreux secteurs proposent leurs documents par le biais de cette plateforme à leurs clients afin que l’échange soit électronique de bout en bout soit sécurisé et fiable.

La numérisation offre de très nombreux avantages pour les entreprises. La montagne de papier diminue sensiblement et les documents numérisés permettent une plus grande interaction avec le client. Le risque de perte est exclu puisque les factures et les documents sont archivées électroniquement par la plateforme. Les clients peuvent par exemple également recevoir automatiquement un rappel avant l’échéance d’une facture ou d’un contrat. Ce qui réduit la probabilité de non-paiement ou de paiement tardif. De nombreuses options permettent une gestion optimale des flux documentaires.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

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La transformation digitale est en marche

M&H Atlon Services ambitionne de devenir leader en matière de transformation digitale. Nous analysons les défis stratégiques, organisationnels ou managériaux, liés à l’exploitation des technologies numériques afin de trouver les bonnes réponses et les leviers pour chaque entreprise.

Beaucoup d’entreprises réalisent que leur réponse habituelle ne sera probablement pas efficace dans une économie disruptive. Certaines organisations font beaucoup de choses et multiplient les initiatives, (apps, analyse de données, cloud), mais de manière peu coordonnée. D’autres sociétés reconnaissent les menaces mais pensent qu’elle ne les concerne pas en particulier.

Les entreprises activent dans l’économie de rupture sont capables de créer rapidement les avantages traditionnels que les sociétés établies ont mis des années voire des décennies à bâtir, Uber, Aibnb en sont la preuve.

Grâce à l’omniprésence des terminaux digitaux, ces jeunes sociétés accèdent à des dizaines de millions d’utilisateurs en quelques mois. Si bien que les barrières à l’entrée de start-up disparaissent. Les grandes entreprises établies continuent à éprouver des difficultés à innover, à être agile, à prendre des risques.

La capacité de l’organisation à voir ce qui se passe aujourd’hui et à sentir ce qui va arriver demain, passe par les modèles collaboratifs ou les objets connectés par exemple. Les décisions informées s’appuient sur le big data, la collaboration ou l’intelligence artificielle. Et l’exécution rapide profite de l’automatisation et des moyens de diffuser rapidement les décisions. Notre travail consiste à accompagner les entreprises dans ces défis et de leurs proposer des solutions technologiques pour les faire évoluer.

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M&H Atlon Services est une société accélératrice de business qui se base sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins et ainsi trouver des leviers de croissance pour votre entreprise. Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

Plus d’informations : info@atlon.ch – http://www.atlon.ch

 

Saisie du temps de travail – Nouvelles formes d’enregistrement

La loi sur le travail prévoit notamment une durée maximale du travail hebdomadaire, ainsi qu’une réglementation précise sur les heures supplémentaires. Dans ce cadre, une distinction claire est effectuée entre le temps de travail et le temps libre. D’où l’importance de l’enregistrement du temps de travail.

Toutefois, cette obligation devient difficile à respecter dans le cas d’horaires de travail flexibles. En effet, de plus en plus d’activités professionnelles se caractérisent aujourd’hui par une grande flexibilité dans l’espace et dans le temps. Les travailleurs sont amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leur travail, et ils sont toujours plus nombreux à se voir soumis à des horaires de travail variables.

Il convient de respecter les dispositions de la loi sur le travail. L’enregistrement clair de la durée du travail constitue une des mesures émises par le législateur qui peut sous certaines conditions (certaines CCT et cadres dirigeants) être assouplies. La distinction entre temps de travail et temps libre devient de plus en plus floue. C’est déjà le cas aujourd’hui avec le travail flexible ou, en particulier, le télétravail. Dans cette forme de travail, il apparaît que les frontières entre travail et vie privée tendent à disparaître. Dans ce cadre, M&H Atlon a développé des solutions simples d’utilisation pour accompagner les entreprises à mettre en place des mécanismes de contrôle du temps sur des smartphones, tablettes ou sur des ordinateurs (plus besoin d’une « timbreuse »). Ces solutions, souples, simples, pratiques permettent de se conformer à la loi sans apporter de contraintes.

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M&H Atlon Services est une société accélératrice de business qui se base sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins et ainsi trouver des leviers de croissance pour votre entreprise. Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

Plus d’informations : info@atlon.ch – http://www.atlon.ch

Optimiser la gestion de vos documents

Doc.SERIES offre de grandes possibilités d’optimisation du classement et de gestion de vos documents. L’application séduit par son approche simple et intuitive permettant de stocker et de retrouver instantanément les documents.

Les documents et la gestion de ceux-ci sont un problème pour les chefs d’entreprises, décideurs, comptables, responsable des ressources humaines. Il y a une grande multitude de documents à gérer : contrats, factures, dossiers de projets, courriers électroniques, etc.

Doc.SERIES, est un logiciel de gestion documentaire révolutionnaire, puissant et flexible s’adaptant aux besoins propres de chaque organisation.

Une solution comme proposée par Doc.SERIES vise à gérer l’ensemble des contenus d’une organisation. La gestion de contenus vise à couvrir l’ensemble du cycle de vie de l’information non structurée : sa collecte ou capture, son organisation, son utilisation, sa publication, sa distribution, son archivage à des fins de gestion de la preuve et les outils pour le suivi et les statistiques.

Les produits Doc.SERIES sont facilement adoptés par les utilisateurs, et apportent ainsi à l’organisation des gains immédiats et un retour sur investissement rapide. Lorsque vous recherchez un document, Doc.SERIES ne vous demande pas où il est classé, mais de quoi il s’agit. Ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur leur métier. Chaque document contient des informations (index ou texte à l’intérieur du document) qui facilitent la recherche. Le partage des documents est aussi simple qu’un clic. Vous souhaitiez envoyer un document à quelqu’un Doc.SERIES organise et rationalise tous vos documents. La solution est ouverte et peut être connecté dynamiquement à d’autres bases de données ou applications de gestion. Par exemple, dès qu’un compte client est créé dans le CRM ou une facture insérée dans l’ERP, des documents peuvent être immédiatement produits et y être associés dans Doc.SERIES. Ceci permet aux entreprises de disposer d’un système documentaire intégré au système d’information, sans constituer un silo supplémentaire.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

La gestion électronique du courrier

La gestion du courrier entrant au sein des entreprises est un enjeu important qui coûte cher car elle requiert de nombreuses opérations pour intégrer les données et les redistribuer dans l’entreprise.

Retrouver rapidement un document

Aujourd’hui, le sujet de la dématérialisation et la gestion du courrier est d’une importance capitale pour les entreprises. La gestion électronique des documents (GED) s’applique donc au courrier papier pour devenir la gestion électronique du courrier. Tout le courrier entrant est analysé, automatiquement dès son arrivée et remis électroniquement au département ou processus métier concerné. Pour ce faire, les entreprises passent par une numérisation dès l’ouverture du courrier puis, dans un second temps, l’indexent (dossiers clients, champs des factures, dossiers RH, contrats, …), et enfin le redistribue sous forme numérique aux destinataires. Au final, chaque collaborateur accède à l’image (fichier PDF) des documents depuis son poste de travail.

Si la problématique de numérisation et d’ouverture du courrier est facilement externalisable, la connaissance du métier de l’entreprise est primordiale pour trier et indexer les autres plis. Une période d’adaptation est nécessaire lors de l’externalisation de cette tâche. A noter que dans de nombreux projet cette tâche est conservé en interne.

Un retour sur investissement rapide

D’une manière générale, les entreprises commencent par dématérialiser leurs factures fournisseurs. Dans le métier de l’assurance ou dans des métiers où les documents sont formatés, il n’est pas rare de constater une productivité multipliée par cinq ou six avec des améliorations importantes sur le délai de traitement et des réponses aux sollicitations externes.

Toujours plus de réactivité

Si la question du coût demeure essentielle, au final, les entreprises souhaitent des engagements de résultats. Elles sont en attente d’une vitesse et d’une réactivité toujours plus grande de leurs solutions de GED du courrier entrant afin de pouvoir se concentrer sur leur objectif qui demeure l’optimisation de leur business.

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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