Le rôle de la gestion électronique de documents dans la transformation numérique de l’entreprise

Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de simplement faire de l’archivage électronique, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître, de faire circuler, d’accéder en mobilité et de sécuriser des informations, des données et des documents qui viennent de sources multiples et qui se présentent dans de multiples formats. La transition a déjà débuté. Les organisations les plus matures sur le plan du numérique affichent des croissances supérieures aux autres.

Selon certaines études américaines, CHF 200.-, est le coût moyen pour l’entreprise d’un document perdu qu’il faut remplacer. Un document mal classé revient à environ CHF 100.- Les salariés, eux, passent en moyenne 15% de leur temps à lire des informations relatives à leur cœur de métier, et plus de 30% de leur temps à rechercher lesdites informations. Un document est photocopié, en moyenne plus de 10 fois dans une entreprise. La question de la gestion documentaire est donc loin d’être dépassée.

Certaines entreprises accusent un retard important en matière de transformation numérique à l’interne de l’entreprise qui se joue sur plusieurs vecteurs notamment : Le niveau d’équipements en terminaux mobiles connectés, L’adaptation de l’organisation et les usages.

Il est d’abord, essentiel de simplifier les échanges. Pour illustre ceci, prenons simplement le cas des factures. Chaque entreprise possède son propre système de production et de gestion des factures, et il n’y a pas toujours de communication native entre les systèmes des acheteurs et ceux des fournisseurs. La solution de Doc.SERIES consiste en une plateforme capable d’absorber tous les types de documents et de formats existants d’en extraire les données et de les mettre à disposition tout en garantissant l’archivage conforme à la loi Suisse mais aussi aux normes internationales et aux lois des autres pays. La solution vise à mettre à la disposition des PME un mode de dématérialisation accessible, qui ne demande pas de compétence ou de logiciels particuliers, mais qui respecte tout de même la piste d’audit. Le zéro papier pourrait donc bientôt être une réalité.

L’évolution du format des documents illustre les différentes étapes de la dématérialisation. Le document ne se limite plus au papier. Les acteurs de l’entreprise passent aujourd’hui de l’ordinateur au smartphone, puis à la tablette, pour revenir sur l’ordinateur. L’entreprise doit être capable de capturer tous ces supports de communication et d’établir le lien entre eux.

Vient ensuite la question du stockage d’informations de format et de nature très différents. Les outils classiques sont souvent dépassés lorsqu’il s’agit d’accumuler des documents qui ne se rassemblent pas. Les solutions qui apparaissent aujourd’hui sont les technologies et outils qui permettent de stocker des informations hétérogènes et non structurées.

Des informations qu’il faut tout de même indexer. Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des milliers ou des millions de documents. Les phases de stockage et d’indexation doivent donc être automatisées. Doc.SERIES a beaucoup investi pour améliorer la classification automatique, pour permettre au système de reconnaître le document et d’identifier sa place dans la GED, ainsi que sur les services qui peuvent en avoir l’utilité. Les algorithmes basés sur une technologie d’analyse sémantique pour repérer immédiatement par exemple : le type de documents, le numéro d’assuré ou le nom du fournisseur. Ces technologies permettent de diminuer de manière importante tout le travail logistique lié au papier.

Enfin, ces données doivent être sécurisées. La sécurité apportée par le numérique dépasse largement celle du papier. Une gestion électronique de documents bien configurée ajoute une couche de sécurité, puisqu’il est possible de gérer les accès et les autorisations. La plateforme sera même capable, le cas échéant, de signaler toute modification du document, voire de récupérer des versions antérieures.

Sans titre

La dernière étape et pas la moindre, c’est de faire adopter ces nouveaux usages et ces nouveaux outils aux collaborateurs. Les nouvelles technologies doivent faciliter le fonctionnement de l’entreprise et la vie des collaborateurs. 

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch 

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