Système d’archivage électronique

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux données enregistrées sous forme électronique revêt de plus en plus d’importance. Les entreprises se doivent de tenir leurs archives électroniques conformément aux prescriptions légales et normatives.

Les entreprises qui n’observent pas les prescriptions légales et normatives en matière de conservation des données ne peuvent pas être en mesure d’apporter toutes les preuves, ce qui affaiblit d’autant leur position. Ceci peut dans le cadre d’une action en justice avoir des conséquences très onéreuses pour l’entreprise. Du point de vue de la gestion d’entreprise, une base d’information incomplète augmente le risque de prise de décisions erronées. De plus, un archivage non adapté au déroulement des affaires d’une entreprise peut mener à des redondances et des surcoûts liés à l’infrastructure.

Le Code des obligations (CO) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) exigent la conservation des documents de manière conforme. Le CO et l’Olico autorisent la tenue et la conservation des livres de comptes, des pièces justificatives et de la correspondance par écrit, sous forme électronique ou par un moyen comparable, pour autant que les dispositions légales soient respectées. Les informations doivent être inventoriées systématiquement et doivent pouvoir être consultées et vérifiées dans un délai raisonnable. Cela exige, en cas d’archivage électronique la mise à disposition d’outils, de logiciels de recherche et au minimum une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat issu d’un fournisseur reconnu. La durée de conservation de la documentation commerciale est de dix ans et plus dans certain cas. Par conséquent, il est indispensable de développer des stratégies concernant la protection à long terme de la disponibilité des données électroniques.

Nous vous aidons volontiers dans la mise en place de votre système d’archivage. Nous vous proposons des solutions dans les domaines suivants :

  • Conseil – Nous évaluons la conformité de vos procédures actuelles d’archivage. Nous vous informons et nous vous conseillons sur les exigences requises dans le domaine de l’archivage en Suisse comme à l’étranger. Nous vous assistons dans l’élaboration de directives concernant l’archivage.
  • Analyse de la procédure – Nous analysons vos procédures actuelles et l’impact attendu par la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Les conflits et risques seront identifiés à temps et ils seront éliminés.
  • Project – Nous vous assistons dans l’appréciation et la vérification du projet d’archivage, existant ou planifié, à la lumière des directives en vigueur et par rapport aux exigences techniques. Nous vous indiquons les éventuels problèmes qui peuvent surgir et nous vous proposons des solutions appropriées. Nous vous assistons volontiers dans l’introduction d’un système et dans son implémentation.
  • Stratégie et architecture d’archivage – Nous vous aidons dans l’élaboration d’une stratégie globale d’archivage des données conforme à la loi et les normes. Nos services incluent l’étude d’un système approprié qui est conforme aux règles de sécurité et qui s’insère au mieux avec votre système actuel et vos procédures.

Nos spécialistes vous aideront dans la conception et la mise en œuvre d’un système global d’archivage.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

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